ERP Logistics là gì? Ứng dụng Hệ thống ERP trong Logistics 2024

ERP Logistics khác biệt với ERP tiêu chuẩn bằng việc tập trung đặc biệt vào các phân hệ quan trọng trong ngành logistics và chuỗi cung ứng. Dưới đây là một số phân hệ quan trọng của ERP Logistics:

1. Quản lý kho: Theo dõi và quản lý hiệu suất kho, vị trí lưu trữ, theo dõi đơn hàng chờ vận chuyển, và kiểm soát số lượng hàng tại kho.
2. Quản lý đặt hàng: Theo dõi và quản lý quá trình xử lý đơn hàng từ khách hàng đến khách hàng cuối cùng.
3. Quản lý mua hàng: Quản lý quy trình mua hàng, đơn mua, nhà cung cấp, và công nợ phải trả.
4. Quản lý vận chuyển: Theo dõi và quản lý lịch trình vận chuyển, theo dõi phương tiện vận chuyển và thông tin về tài xế.
5. Quản lý chuỗi cung ứng: Tích hợp quản lý nhà cung cấp, quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên, và quản lý hiệu suất trong chuỗi cung ứng.
6. Quản lý thông tin: Cung cấp công cụ để quản lý và tích hợp dữ liệu và thông tin liên quan đến hoạt động logistics.

Nhờ vào các tính năng này, ERP Logistics giúp tối ưu hóa quản lý và vận hành trong ngành logistics, giảm chi phí, cải thiện hiệu suất và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Xem thêm: TOP 5 Phần mềm ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp hiện nay

Tại sao Doanh nghiệp Logistics cần đến Hệ thống ERP?

Doanh nghiệp Logistics đối mặt với nhiều thách thức phức tạp và đa dạng trong quản lý nghiệp vụ hàng ngày (quản lý tồn kho, quản lý kho bãi, quản lý phương tiện vận chuyển, quản lý nhà cung cấp, quản lý tài xế). Một Hệ thống ERP mạnh mẽ chính là giải pháp giúp các Doanh nghiệp vượt qua với những thách thức một cách triệt để như:

1. Quản lý giám sát và Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực

Đối với doanh nghiệp logistics, việc duy trì khả năng hiển thị theo thời gian thực của mọi hoạt động, chẳng hạn như tình trạng đơn hàng và vận chuyển, là vô cùng quan trọng. Điều này đồng nghĩa với việc giúp doanh nghiệp giữ được sự kiểm soát và tuân thủ toàn bộ quy trình vận chuyển, đồng thời duy trì tính minh bạch trong quan hệ với khách hàng.

Tuy nhiên nếu không có Hệ thống ERP nhiệm vụ này có thể trở nên cực kỳ phức tạp đối với doanh nghiệp vận tải và logistics.

2. Hỗ trợ phân phối đơn hàng tự động 

Với 10 đơn đặt hàng mỗi ngày, nhân viên có thể dễ dàng phân loại chúng theo loại, địa điểm giao hàng, trọng lượng, kích thước, và các tiêu chí khác. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nhận được 1000 đơn hàng hàng ngày, đội ngũ nhân viên sẽ phải tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Trong tình huống này, có thể xảy ra tình trạng đơn hàng bị mất mát, và cả quá trình có thể bị gián đoạn nếu thiếu Hệ thống ERP. Các công cụ kế toán tích hợp trong ERP đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh thu và chi phí, giúp doanh nghiệp duy trì sự cân đối giữa các khoản phải thu và phải trả.

Hệ thống ERP không chỉ cung cấp các báo cáo tự động mà còn phân quyền dựa trên vị trí, vai trò của nhân viên và từng chi nhánh. Thông tin bổ sung này mang lại cơ hội cho những người quản lý trong chuỗi cung ứng để tối ưu hóa các quy trình hậu cần, từ đó nâng cao hiệu suất. Đồng thời, nó tạo điều kiện thuận lợi để phát hiện nguyên nhân gây giảm lợi nhuận một cách nhanh chóng, giúp quyết định viên lập kế hoạch giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Xem thêm:Ngành nào phù hợp cho việc triển khai Hệ thống ERP 2024?

3. Giảm chi phí vận chuyển

Đây là một yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng Hệ thống ERP trong Logistics. Nếu có sự trợ giúp của ERP thì Doanh nghiệp sẽ giải quyết được bài toán ngân sách chi phí rõ rệt. 

• Hỗ trợ doanh nghiệp phân phối đơn hàng một cách tự động, tránh lãng phí thời gian, đảm bảo tình trạng hóa và tránh những chi phí không cần thiết.
• Với không gian lưu trữ dữ liệu lớn, công việc quản lý kho sẽ trở nên cực kì dễ dàng với khả năng tìm kiếm và truy xuất hàng hóa nhanh chóng.
• Hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch tối ưu, theo dõi tình trạng nhập/xuất của đơn hàng qua đó có thể đưa ra quyết định quản trị ngay tại thời gian thực giúp đảm bảo về quy trình quản lý hàng hóa, số liệu tồn kho và tình hình tài chính. 

Nhà quản lý không cần phải ngồi chờ để nhận thông tin hay phản hồi quan trọng, từ đó có thể ngay lập tức thực hiện các biện pháp cần thiết để giải quyết vấn đề. Điều này giúp đội ngũ có thể phản ứng nhanh chóng, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu chi phí do chậm trễ.

4. Quản lý dữ liệu và điều phối tình trạng nhập/xuất hàng hiệu quả

Với sự ưu tiên hàng đầu của ngành vận tải và logistics là giao hàng nhanh chóng thì Doanh nghiệp không thiếu sự hỗ trợ từ Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hoạt động gây tăng chi phí. Doanh nghiệp trong nhiều ngành phải đối mặt với thách thức tích hợp dữ liệu ở các giai đoạn khác nhau của quá trình giao hàng, và điều này có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp logistics chủ yếu tập trung vào việc cải thiện kênh phân phối với thời gian nhanh chóng. Nó có khả năng được định cấu hình để trích xuất dữ liệu từ các nguồn như lịch sử giao dịch trong hệ thống của công ty, đánh giá từ khách hàng hoặc từ các phương tiện truyền thông xã hội, nhằm nâng cao quy trình phân phối.

Doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu từ tất cả các bên liên quan, bao gồm nhà bán lẻ, nhà phân phối, nhà cung cấp, và nhiều hơn nữa, trên cùng một hệ thống để quản lý các khía cạnh như tồn kho, công nợ, tình trạng vận chuyển hàng hóa, và trải nghiệm khách hàng.

Điều này mang lại sự linh hoạt và minh bạch trong quản lý logistics. Người gửi hàng có khả năng theo dõi trạng thái trực tiếp của lô hàng và có quyền truy cập vào các thông tin quan trọng như chi tiết về khách hàng và nhà phân phối. Việc sở hữu tất cả thông tin quan trọng trong tầm tay giúp nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác, nắm bắt tiến độ sản xuất xu hướng đặt hàng và hiểu rõ nguyên nhân gây chậm trễ.

Xem thêm: Tiến độ sản xuất là gì? Quy trình quản lý tiến độ sản xuất

4. Kiểm soát hệ thống kho bãi và hệ thống thuế

Thiếu sự hỗ trợ từ hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hoạt động gây tăng chi phí, bao gồm các thách thức trong ngành vận tải và logistics liên quan đến quy định thuế phức tạp với nhiều loại, mức và quốc gia khác nhau. 

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics cần duy trì sự chính xác trong quản lý hàng tồn kho để đảm bảo hiệu suất cao trong các hoạt động vận chuyển. Các yếu tố quan trọng như danh sách bán hàng, tình trạng tồn kho, đơn đặt hàng hiện tại và hàng đang trên đường giao đều đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ.

Nhờ vào module quản lý tồn kho trong hệ thống ERP Logistics, tất cả thông tin này được tổng hợp và hiển thị trên một Dashboard duy nhất. Chỉ cần vài cú nhấp chuột, đội ngũ quản lý có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng tồn kho, xác định những mặt hàng còn trong kho và những mặt hàng đã hết.

Điều này giúp đội ngũ quản lý đưa ra các quyết định chiến lược, bao gồm quyết định về nhập hàng mới và việc đẩy thêm sản phẩm của khách hàng (các đơn vị sử dụng dịch vụ logistics). Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý kho, đáp ứng linh hoạt với nhu cầu thị trường và cung cấp dịch vụ vận chuyển hiệu quả.

Sự biến động thường xuyên trong luật thuế cũng là một yếu tố gây khó khăn. Ngoài ra, thiếu thông tin và dữ liệu thời gian thực về tình trạng tồn kho và quy trình logistics có thể dẫn đến đánh giá sai và quyết định sai trong quản lý tồn kho. Điều này có thể gây ra tình trạng thiếu hụt trong quản lý kho bãi.

Xem thêm: Dashboard : Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp

4. Quản lý kế toán chính xác và hiệu quả

Trong lĩnh vực vận tải và hậu cần, việc quản lý các hoạt động kế toán đòi hỏi sự chặt chẽ. Giám sát dòng tiền, lập ngân sách, quản lý tiền mặt, sổ cái và các nhiệm vụ khác sẽ trở nên khó khăn nếu thiếu sự hỗ trợ từ hệ thống ERP. Ngoài ra, ERP Logistics còn tích hợp các chức năng mạnh mẽ về dự báo và lập ngân sách, hỗ trợ quản lý vận hành trong lĩnh vực vận tải. Điều này cho phép ban quản lý thiết lập các kế hoạch tài chính doanh nghiệp một cách chi tiết và chuyên sâu.

Dữ liệu của các công ty logistics là rất lớn. Nếu không có ERP, sẽ rất khó tập hợp dữ liệu để xây dựng báo cáo tổng hợp cũng như phân tích dữ liệu chính xác để đưa ra các quyết định một cách sáng suốt. 

5. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Các giải pháp ERP Logistics như OMEGA.ERP không chỉ cung cấp phân tích sâu rộng về khách hàng mà còn tổng hợp đầy đủ hồ sơ với tất cả thông tin của họ.

Việc sử dụng dữ liệu thời gian thực giúp nhân viên tránh được những sai sót, đảm bảo giao hàng đúng thời hạn và cung cấp dịch vụ được tùy chỉnh theo từng cá nhân. Điều này tạo điều kiện cho công ty xây dựng mối quan hệ cá nhân sâu sắc với khách hàng.

6. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên

Quản lý chấm công, ngày nghỉ phép, thời gian nghỉ giải lao, làm thêm giờ, yêu cầu bồi thường tai nạn, tiền thưởng, bảo hiểm, và đánh giá hiệu suất, cùng nhiều thông tin khác, có thể làm cho hệ thống thủ công trở nên quá tải.

Tuy nhiên, với một giải pháp ERP hiệu quả, các nghiệp vụ này có thể được tự động hóa một cách dễ dàng, được tổ chức một cách hợp lý, giúp ngăn chặn sự xuất hiện của sai sót.

Ngoài ra, tính năng đánh giá KPI tích hợp vào ERP giúp người quản lý nhanh chóng truy cập vào các báo cáo đánh giá hiệu suất của nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa ra quyết định cải tiến liên quan đến lực lượng lao động.

Xem thêm: Chìa khóa thành công : 7 tiêu chuẩn KPI trong sản xuất

6. Bảo trì và cải tiến dễ dàng

Các phương tiện và tài xế đóng vai trò quan trọng nhất trong lĩnh vực logistics, đó là tài sản lớn nhất. Với sự phức tạp ngày càng tăng trong mạng lưới logistics, việc duy trì và lập kế hoạch lịch trình vận chuyển trở nên ngày càng phức tạp. Theo thời gian, những thách thức này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đáng kể đến hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm ERP thì doanh nghiệp có khả năng quản lý phương tiện, thực hiện cải tiến, bảo trì, theo dõi hoạt động của tài xế và cung cấp quyền truy cập thông tin cho những người liên quan một cách dễ dàng.

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?

Cải tiến quản lý hoạt động logistics với OMEGA.ERP

Hệ thống giải pháp quản trị doanh nghiệp OMEGA.ERP là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp logistics trong việc tối ưu hóa nhiều khía cạnh quản lý, từ tài chính, kế toán, quản lý kho vận, quản lý khách hàng đến nhân sự, và cả phối hợp công việc giữa các bộ phận khác nhau. Nhờ vào giải pháp này, doanh nghiệp có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đồng thời kiểm soát hiệu quả chi phí vận hành.

Dưới đây là cách OMEGA.ERP hỗ trợ doanh nghiệp logistics nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.

• Quản lý kho hàng: Quản lý hạn mức tồn kho, thông tin xuất/nhập kho, vận chuyển kho, bảo trì bảo dưỡng, kiểm kê kho, kế toán điều chính, kiểm soát tồn kho theo vị trí trong kho, tự động kết xuất các loại báo cáo và phân tích kho,…. 
• Quản lý phương tiện/thiết bị/tài sản: Quản lý số lượng, tình trạng sử dụng, kiếm tra và lập kế hoạch bảo trì, bảo hành, sửa chữa các phương tiện, thiết bị và tài sản của doanh nghiệp.
• Quản lý khách hàng: Quản lý thông tin, lịch sử tương tác, giao dịch với khách hàng đồng thời thiết lập các chiến dịch tự động chăm sóc khách hàng, báo cáo Pareto(80/20) theo mặt hàng và khách hàng, doanh thu chi phí theo khách hàng,… 
• Quản lý tình trạng thực hiện hợp đồng, tiến độ vận chuyển/giao hàng
• Quản lý tài chính kế toán: Quản lý doanh thu, chi phí theo kho, lập sổ kế toán, bảng cân đối kế toán, kế toán mua/bán, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, quản lý hạn nợ, tuổi nợ theo từng khách hàng,…
• Quản lý tài xế, nhân viên giao hàng: Chấm công từ xa, quản lý hồ sơ nhân sự, tính lương theo sản phẩm giao/chuyến đi/ngày công/quãng đường di chuyển, đào tạo, 
• Quản lý khối nhân viên văn phòng: Quản lý công việc, hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, chấm công, tính lương, quản lý quá trình công tác, chế độ BHXH, báo cáo phân tích thống kê đa chiều, …
• Quản lý các quy trình liên phòng ban: Thiết lập và tự động hóa các quy trình liên phòng ban trong doanh nghiệp như quy trình phê duyệt, đề xuất, tình trạng tồn kho, tình trạng đơn hàng…
• Ký giấy tờ, tài liệu mọi lúc, mọi nơi

Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024

OMEGA.ERP liên thông chặt chẽ các phòng ban bên trong và kết nối với đối tác bên ngoài, kết nối dữ liệu giữa các chi nhánh, cơ sở,… Nhờ đó, mọi dữ liệu của doanh nghiệp được tập trung trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp nhà quản lý và ban điều hành dễ dàng cập nhật tình hình hoạt động ngay tức thì và có cái nhìn tổng quan đến chi tiết, từ đó họ có thể đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.

OMEGA.ERP cho phép doanh nghiệp lựa chọn triển khai một số nghiệp vụ theo nhu cầu ở thời điểm hiện tại. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung thêm các nghiệp vụ khác nên việc triển khai dễ dàng, chi phí tối ưu hơn. 

Chính vì vậy, tích hợp hệ thống CRM, HRM, Mobile Apps, Dashboard với OMEGA.ERP là một lựa chọn tối ưu để doanh nghiệp logistics nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng sức cạnh tranh.

Xem thêm:

10+ Yếu tố quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Giải pháp ERP ngành Gỗ và Nội thất 2024
Giải pháp ERP cho ngành Cơ khí và Chế tạo 2024
Giải pháp ERP quản lý doanh nghiệp ngành nhựa 2024
Giải pháp ERP cho ngành thực phẩm và đồ uống (F&B) 2024
Hệ thống ERP cho ngành thiết bị y tế: Xu hướng mới 2024

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.

Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP