Một trong những ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP là khả năng tích hợp nhiều phân hệ vào một hệ thống duy nhất. Điều này tạo nên một cơ sở quản trị toàn diện, mang lại nhiều lợi ích và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần triển khai những phân hệ nào trong hệ thống ERP? Vai trò của từng phân hệ là gì? Chúng ta hãy cùng OMEGA đi sâu vào khám phá các phân hệ quan trọng mà mọi doanh nghiệp nên tích hợp giúp đội ngũ quản lý hiểu tổng quan về tình hình doanh nghiệp và đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác.
Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?
Mục lục
Phân hệ ERP là gì?
Các phân hệ trong ERP là những module được thiết kế có chức năng đặc biệt, cung cấp thông tin và hỗ trợ độc lập cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Tất cả các thành phần trong ERP sẽ được tích hợp vào cùng một phần mềm, đảm bảo rằng dữ liệu được truy xuất từ hệ thống này sẽ được đồng bộ hoàn toàn ngay cả khi có bổ sung thêm một phân hệ mới.
Tim hiểu thêm: ERP là gì? Tìm hiểu về Phần mềm quản lý doanh nghiệp
Vai trò của các phân hệ trong ERP
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, mỗi bộ phận như marketing, sales, kế toán, nhân sự, sản xuất,… sẽ sử dụng các phần mềm riêng lẻ từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Trong giai đoạn này, khi quy mô vẫn nhỏ và các quy trình chưa quá phức tạp, dữ liệu thường bị phân mảnh do sự thiếu liên thông giữa các phần mềm.
Khi doanh nghiệp mở rộng và quy mô tăng lên, sự phối hợp giữa các bộ phận trở nên phức tạp, dẫn đến tình trạng công việc chồng chéo và khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu, gây ra sự không chắc chắn về tính chính xác. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất của đội ngũ mà còn làm cho doanh nghiệp khó khăn trong việc tối ưu hóa chi phí và nguồn lực.
Từ góc độ quản trị, vì không có khả năng kết nối dữ liệu từ các phòng ban và chi nhánh, người quản lý gặp khó khăn khi đọc hiểu bức tranh tổng thể của doanh nghiệp và không có đủ cơ sở để đưa ra quyết định một cách kịp thời và chính xác. Trong tình hình này, việc triển khai hệ thống ERP hay một nền tảng quản trị toàn diện như OMEGA ERP trở nên cực kỳ cần thiết.
Các phân hệ trong ERP được tích hợp với nhau để tạo thành một hệ thống toàn diện chạy trên cùng một nền tảng dữ liệu. Các module trong ERP hoạt động giống như các phần mềm độc lập, nhưng điểm đặc biệt là chúng được tích hợp chặt chẽ.
Điều quan trọng là dữ liệu được liên kết một cách chặt chẽ giữa các phân hệ, tạo ra một luồng thông tin liền mạch và liên tục. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý và giám sát số liệu một cách chính xác, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin. Từ đó, các nhà quản trị có thể nhanh chóng đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra quyết định chiến lược một cách hiệu quả.
Hệ thống ERP không chỉ giúp tự động chuyển thông tin giữa các bước công việc mà còn tạo điều kiện cho sự trơn tru trong việc phối hợp giữa các phòng ban. Điều này không chỉ gia tăng năng suất lao động mà còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng đối mặt và phản ứng linh hoạt trước những thay đổi nhanh chóng của thị trường.
Tìm hiểu thêm: TOP 5 Phần mềm ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp hiện nay
Các phân hệ ERP quan trọng mà doanh nghiệp cần phải có
Hệ thống ERP tích hợp nhiều module quan trọng, và việc lựa chọn cụ thể các module phụ thuộc vào đặc thù và nhu cầu quản trị của từng doanh nghiệp. Dưới đây là những phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần hiểu rõ trước khi bắt đầu đưa ra yêu cầu và triển khai hệ thống.
1. Phân hệ Tài chính – Kế toán
Phân hệ Tài chính – Kế toán được xem như là hệ thống xương sống của doanh nghiệp và đây là một trong những phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP. Mọi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đều dựa vào dòng tiền, bất kể đó là doanh thu từ sản xuất/kinh doanh, thanh toán lương cho nhân viên hay các chi phí văn phòng khác.
Module Tài chính – Kế toán nhằm mục tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, phải trả, doanh thu, lợi nhuận, chi phí, và nhiều hạng mục khác. Đặc biệt, với sự tích hợp trong hệ thống ERP, phân hệ Tài chính – Kế toán có thể kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác như quản lý Kho, quản lý Sản xuất, quản lý Chuỗi cung ứng, quản lý Nhân sự,…
Điều này giúp bộ phận kế toán tự động hóa nhiều công việc quan trọng, giảm thiểu thời gian nhập liệu và tính toán thủ công, cũng như xây dựng kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp một cách chính xác.
Đối với những nhà quản trị, module này mang đến một cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp, hỗ trợ trong dự báo và lập kế hoạch tài chính một cách hiệu quả.
Xem thêm: Cách phân biệt Kế toán Tài chính và Kế toán Quản trị
Xem thêm: Báo cáo tài chính là gì? Vai trò phân tích báo cáo tài chính
2. Phân hệ Marketing – Bán hàng
Là một thành phần quan trọng trong hệ thống ERP, phân hệ Marketing – Bán hàng không chỉ chứa đựng nhiều chức năng hỗ trợ mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động tiếp thị và bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững.
– Tối ưu hóa Chiến dịch Tiếp thị: Hệ thống ERP, là nền tảng quản trị toàn diện, trang bị doanh nghiệp những công cụ quan trọng để thu hút, chăm sóc, và chuyển đổi khách hàng. Các tính năng tự động hóa giúp cải thiện hiệu suất và tỷ lệ chuyển đổi trong các chiến dịch tiếp thị.
– Quản lý Đơn hàng và Bán hàng: Chức năng quản lý đơn hàng và bán hàng tích hợp trong hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tạo và xử lý đơn hàng, kiểm tra tồn kho, và quản lý giá bán cùng chiết khấu. Điều này đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
– Quản lý Dịch vụ Sau bán hàng: ERP hỗ trợ quản lý dịch vụ sau bán hàng như xử lý yêu cầu bảo hành, hỗ trợ, và quản lý phản hồi. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ và xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.
– Đánh giá Doanh số Bán hàng và Hiệu quả Tiếp thị: Hệ thống ERP cung cấp công cụ phân tích và báo cáo để đánh giá doanh số bán hàng và hiệu quả tiếp thị. Thông tin này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh kế hoạch tiếp thị một cách chính xác.
Với khả năng cung cấp thông tin chính xác và hỗ trợ quản lý toàn diện, ERP trở thành một công cụ quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh ngày nay.
3. Phân hệ quản lý nhân sự
Đối với doanh nghiệp thì việc quản lý nhân sự luôn đứng ở vị trí ưu tiên hàng đầu, vì không có nhân viên, sẽ không có sự tồn tại của công ty. Trong hệ thống ERP quản lý nhân sự đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, quản lý hợp đồng, và bảo hiểm.
Tuy nhiên, trong số các tính năng này, quản lý lương được coi là quan trọng nhất khi sử dụng một công cụ ERP. Việc thực hiện quá trình gửi bảng lương và phát hành lương bằng cách thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn không hiệu quả về chi phí. Thay vào đó, việc tự động hóa các khoản thanh toán, kể cả khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi, cùng với tích hợp chấm công, sẽ giúp bộ phận quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian đồng thời đảm bảo hiệu quả công việc.
Một trong những ưu điểm quan trọng của giải pháp ERP là khả năng tự động hóa các quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót con người và tạo cơ hội cho công việc có giá trị cao hơn. Bằng cách tích hợp phần mềm quản lý nguồn nhân lực với module kế toán trong hệ thống ERP, quá trình thanh toán lương hàng tháng có thể được thực hiện tự động, mang lại sự thuận tiện cho nhân viên quản lý phiếu lương và cung cấp phản hồi dễ dàng trong trường hợp phát sinh sai sót.
Xem thêm: Phần mềm quản trị nhân sự
4. Phân hệ Quản trị – Điều hành
Đây là một phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, dự án, và tài sản, cũng như trong việc điều phối công việc và giao tiếp giữa các phòng ban. Nó cung cấp cho nhà quản lý khả năng truy cập vào báo cáo quản trị toàn diện.
– Giám sát và quản lý dự án/công việc: Hệ thống cung cấp khả năng quản lý và theo dõi tiến độ của các dự án và công việc. Nó cho phép phân công công việc, đặt ra mục tiêu, và tạo báo cáo hiệu suất, giúp nhân viên và người quản lý theo dõi tình hình một cách chặt chẽ.
– Tối ưu hóa và đồng bộ hóa quy trình giữa các phòng ban: Xây dựng và điều chỉnh các quy trình liên phòng ban trên một nền tảng, hệ thống giám sát việc thực hiện và giảm thiểu thời gian giữa các bước.
– Quản lý tài sản và ghi chú: Tập trung quản lý tài sản và thực hiện kiểm kê nhanh chóng trên mọi thiết bị. Lưu trữ tài liệu tập trung, đảm bảo an toàn và dễ tra cứu mọi lúc, mọi nơi.
– Tự động hóa ký tài liệu số: Tích hợp chức năng ký tài liệu số, tự động hóa toàn bộ quy trình trình ký và phê duyệt tài liệu, giúp tăng cường hiệu suất công việc.
Đặc biệt, hệ thống ERP đem đến cho doanh nghiệp các báo cáo quản trị toàn diện bằng cách tích hợp các phân hệ trong phần mềm, hệ thống này tổng hợp và phân tích dữ liệu để tạo ra các báo cáo đa chiều về tình hình hoạt động. Điều này giúp doanh nghiệp phá vỡ ranh giới giữa các phòng ban, mang lại cho chủ doanh nghiệp cái nhìn toàn diện nhất để đưa ra quyết định kinh doanh hoặc lập kế hoạch và chiến lược.
5. Phân hệ quản lý thông tin khách hàng
Phân hệ quản lý thông tin khách hàng (CRM) là nơi chứa đựng toàn bộ thông tin về khách hàng, kể cả những khách hàng tiềm năng. Nó không chỉ đơn giản là một kho lưu trữ mà còn ghi lại đầy đủ lịch sử giao tiếp giữa công ty và khách hàng, bao gồm cả cuộc gọi, email, tin nhắn, và lịch sử mua hàng của khách hàng. Với phần mềm CRM, doanh nghiệp có khả năng nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách giúp nhân viên dễ dàng truy cập mọi thông tin quan trọng khi làm việc với khách hàng.
Nhiều doanh nghiệp tận dụng phần mềm để quản lý khách hàng tiềm năng và phát triển chiến lược kinh doanh phù hợp. Dựa trên dữ liệu sẵn có trong hệ thống, phần mềm quản lý khách hàng cung cấp các đề xuất đa dạng để cải thiện cơ hội tiếp cận khách hàng. Ngoài ra, các module CRM hiệu quả được thiết kế có thể hỗ trợ phân tích hành trình khách hàng theo từng giai đoạn, cung cấp báo cáo chi tiết và quản lý chặt chẽ để tối ưu hóa quản lý mối quan hệ khách hàng.
Xem thêm: Tổng quan về ERP và CRM : Giải pháp quản lý cho doanh nghiệp
6. Phân hệ quản lý sản xuất
Phân hệ quản lý sản xuất trong hệ thống ERP tập trung vào việc tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý đơn hàng và nguyên liệu, theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý chất lượng và quá trình xuất kho. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt mọi khía cạnh của quá trình sản xuất mà còn giảm thiểu lãng phí và đáp ứng linh hoạt nhu cầu của khách hàng. Với những kết quả này, doanh nghiệp có khả năng cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.
Xem thêm: Khám phá 8 tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP trong sản xuất
Xem thêm: TOP 5 Phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp
7. Phân hệ quản lý kho vận
Phân hệ kho vận hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hàng tồn kho và hoạch định vận chuyển, bao gồm việc theo dõi tồn kho, ghi nhận xuất nhập kho, quản lý lô hàng và vị trí lưu trữ. Đồng thời, nó hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi quá trình vận chuyển, cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng và vị trí chính xác của hàng hóa. Thông qua việc tối ưu hóa quản lý kho và vận chuyển, phân hệ này giúp giảm thiểu lỗ mất, tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động.
Xem thêm: Lợi ích của việc quản lý kho bằng QR code cho doanh nghiệp
Xem thêm: Quản lý kho bằng Excel đã lỗi thời? Giải pháp quản lý kho
Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho đạt hiệu quả
8. Phân hệ quản lý rủi ro
Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định và phân loại rủi ro, đồng thời đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra. Việc tích hợp thông tin về rủi ro vào hệ thống ERP không chỉ tăng cường nhận thức về các rủi ro mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho các tình huống không mong muốn một cách hiệu quả. Phân hệ này là một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ, góp phần nâng cao tính cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
9. Phân hệ quản lý dự án
– Kiếm soát tiến độ dự án: phân hệ quản lý dự án mang lại khả năng theo dõi tiến độ, trạng thái và mọi hoạt động trong quá trình triển khai dự án. Thông tin chi tiết về công việc, phân công và lịch trình của dự án đều nằm trong tầm tay của nhà quản trị.
– Tối ưu hóa nguồn lực: Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và phân chia nguồn lực cho từng dự án. Quản trị có thể theo dõi việc sử dụng nguồn lực, bao gồm cả nhân sự, vật liệu và thiết bị, để đảm bảo rằng mọi dự án đều được triển khai đúng theo lịch trình và hiệu quả.
– Kiểm soát chi phí: hệ thống quản lý dự án giúp ghi nhận, theo dõi và kiểm soát mọi chi phí liên quan đến dự án. Nhà quản trị có thể xem xét các báo cáo về chi phí và so sánh chúng với ngân sách, đảm bảo rằng dự án được thực hiện theo kế hoạch tài chính.
– Lập kế hoạch về năng lực và lợi nhuận: Phân hệ này giúp nhà quản trị lập kế hoạch chi tiết về năng lực và lợi nhuận của từng khía cạnh trong dự án. Qua việc theo dõi các tham số kỹ thuật, công việc và nguồn lực, quản trị có thể đưa ra các quyết định chiến lược nhằm đảm bảo hiệu suất và lợi nhuận tối đa từ dự án.
Tìm hiểu thêm: 10+ Yếu tố quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Tìm hiểu thêm: Dashboard : Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp
Ngoài các thành phần của ERP chính vừa kể trên, phần mềm ERP còn có thể có một số các thành tố khác phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
OMEGA.ERP – Giải pháp quản trị toàn diện và tối ưu dành cho doanh nghiệp
Nếu đang tìm kiếm một phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ với các tính năng toàn diện được đề cập ở trên, bạn nên sáng suốt lựa chọn các giải pháp đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024
Trải qua hơn 15 năm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản trị cho nhiều loại hình doanh nghiệp, chúng tôi thấy hiểu rất rõ nổi khó khăn của các chủ doanh nghiệp và người lao động về việc quản lý hoạt động doanh nghiệp mình. Chính vì thế công ty OMEGA đã xây dựng nên sản phẩm phần mềm “Hệ thống Quản trị doanh nghiệp OMEGA ERP” nhằm đáp ứng các công việc quản lý điều hành trong một doanh nghiệp.
Xác định rõ sứ mệnh “Đồng hành cùng doanh nghiệp” của mình, chúng tôi tập trung chuyên môn hóa lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp với mong muốn cung cấp cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt và hoàn thiện hơn.
Cho đến nay, có hàng ngàn doanh nghiệp nhỏ và lớn nước tin dùng và triển khai thành công sản phẩm OMEGA.ERP. Có đầy đủ doanh nghiệp về các lĩnh vực sản xuất và thương mại Cơ Khí, Sản xuất, Dệt May, Thép, Bất Động Sản, Nông Nghiệp …
Điểm khác biệt của việc triển khai OMEGA.ERP đó là tập trung sâu vào tính quản trị và thống nhất giải pháp ứng dụng trước khi triển khai chi thiết thực tế.
- Quản trị hệ thống OMEGA.SM
- Phần mềm kế toán chuyên nghiệp GAMA
- Thông tin dùng chung OMEGA.SD
- Kế toán doanh nghiệp OMEGA.GL
- Kế toán tài sản cố định OMEGA.FA
- Quản lý tồn kho OMEGA.WM
- Giá thành sản phẩm OMEGA.PC
- Kế toán quản trị OMEGA.MC
- Quản lý nhân sự OMEGA.HR
- Quản lý tiền lương OMEGA.PR
- Quản lý mua hàng OMEGA.PO
- Quản lý bán hàng OMEGA.SO
- Báo cáo tài chính hợp nhất OMEGA.CL
- Quản lý sản xuất OMEGA.MM
- Quản lý chất lượng OMEGA.QC
- Quản lý bảo trì, bảo dưỡng OMEGA.EM
- Hệ sinh thái Mobile App OMEGA
Tìm hiểu thêm: Các chi phí triển khai Hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần biết
Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.
Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP
