Chi phí triển khai Hệ thống ERP cho doanh nghiệp 2024

ERP được xem là một công cụ giải pháp quản trị mạnh mẽ, mang lại sự hiệu quả và tăng cường năng suất, đồng thời đóng góp quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để triển khai mô hình này thì vấn đề về chi phí trở thành một thách thức lớn đối với nhiều nhà quản lý.

Đối diện với câu hỏi về chi phí triển khai hệ thống ERP, không dễ để xác định mức giá chính xác và hợp lý. Quá trình triển khai ERP thường đi kèm với nhiều chi phí, bao gồm cả chi phí phần mềm, phần cứng, và cả chi phí đào tạo nhân viên. Việc tính toán ngân sách một cách cân nhắc và chi tiết là cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp đầu tư một cách có hiệu quả và mang lại giá trị lâu dài từ giải pháp ERP.

Bài viết liên quan:

ERP là gì? Tìm hiểu về Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Ngành nào phù hợp cho việc triển khai Hệ thống ERP 2024?

6 Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai hệ thống ERP

ERP có giá trị cao vì nó bao gồm nhiều công cụ kinh doanh, làm cho nó vô cùng có giá trị đối với doanh nghiệp ở mọi kích thước trong mọi ngành công nghiệp. Các module bao gồm mọi thứ từ tài chính cơ bản đến phòng nhân sự (HR) và quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) phòng kế toán, phòng sản xuất, ….  Dưới đây là 5 yếu tố chủ chốt quyết định đến chi phí tổng cộng của việc triển khai ERP trong môi trường doanh nghiệp.

Xem thêm:Tổng quan về ERP và CRM : Giải pháp quản lý cho doanh nghiệp

1. Số lượng người dùng

Giá của phần mềm ERP thường được đánh giá dựa trên số lượng người dùng (user). Tương tự, yếu tố này cũng làm ảnh hưởng đến chi phí của việc viết phần mềm ERP theo yêu cầu. Đối với mỗi người dùng được thêm vào, nhà cung cấp phải tính đến nhiều yếu tố liên quan để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động mạnh mẽ và có khả năng tương tác hiệu quả giữa các nghiệp vụ và phòng ban trong doanh nghiệp.

Do đó, việc xác định số lượng người dùng cụ thể là quan trọng để đánh giá chi phí một cách chính xác nhất cho doanh nghiệp

Theo Cơ quan Thống kê Dân số và Uỷ ban Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ (SBA), yếu tố dựa cả vào tổng số nhân viên và doanh thu hàng năm của doanh nghiệp. Một trong những yếu tố đầu tiên cần xem xét là có bao nhiêu người dùng sẽ truy cập vào hệ thống ERP.

Hơn nữa, chi phí triển khai ERP sử dụng tính phí cho mỗi người dùng hoạt động ngoài gói đăng ký cơ bản. Những nhà cung cấp ERP khác tính phí dựa trên tổng số nhân viên, phân chia các kế hoạch thanh toán dựa trên quy mô doanh nghiệp.

2. Chi phí triển khai hệ thống

Đó chính là phần chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc triển khai ERP. Quá trình triển khai bao gồm nhiều hoạt động như tư vấn giải pháp, đề xuất/tối ưu hóa quy trình, thiết lập hệ thống, đào tạo người dùng và vận hành hệ thống.

Về phần hệ thống, chi phí sẽ tăng lên tương ứng với số lượng tính năng và độ phức tạp của các module. Do đó, doanh nghiệp cần dựa vào nhu cầu sử dụng thực tế của các bộ phận để lựa chọn các module phù hợp.

Hơn nữa, quá trình triển khai ERP thường mất rất nhiều thời gian. Việc muốn đẩy nhanh quá trình này cũng sẽ kéo theo việc tăng chi phí. Để giảm áp lực về chi phí, đội ngũ lãnh đạo có thể đề xuất phương án kéo dài thời gian triển khai, tập trung vào triển khai các phần hệ quan trọng trước và áp dụng từng bước một.

3. Chi phí bản quyền

Phí bản quyền, hay còn được biết đến như phí cấp phép sử dụng phần mềm ERP, đề cập đến chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán để sử dụng phần mềm ERP. Giấy phép này có thể áp dụng cho một số người dùng cụ thể, một đơn vị hoặc toàn bộ doanh nghiệp, và nó có thể được cấp dùng tạm thời hoặc vĩnh viễn tùy thuộc vào loại hình ERP mà doanh nghiệp lựa chọn triển khai.

4. Chi phí tích hợp phần mềm thuộc bên thứ ba

Điều này dễ hình dung nếu các doanh nghiệp đang tận dụng các ứng dụng chuyên biệt như Giao hàng tiếp kiệm (GHTK), Grab để thực hiện dịch vụ vận chuyển hoặc hoạt động kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki. Trong trường hợp này, tích hợp với hệ thống ERP trở thành bước cần thiết, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kinh doanh và tạo ra báo cáo tổng hợp trên một nền tảng duy nhất.

Do đó, chi phí này là cần thiết nếu bạn muốn tận dụng ERP một cách hiệu quả nhất. Một ưu điểm khác của các ERP mã nguồn mở là khả năng tích hợp không giới hạn. Không giống như nhiều hệ thống và phần mềm quản lý doanh nghiệp khác, ERP mã nguồn mở cho phép tích hợp với mọi loại phần mềm thuộc bên thứ ba.

Điều này không chỉ mang lại sự linh hoạt mà còn giúp giảm chi phí, vì chi phí tích hợp không chỉ là việc tùy chỉnh hệ thống phần mềm, mà còn là chi phí để đội ngũ phát triển nghiên cứu và thêm các tính năng hỗ trợ, đảm bảo kết nối mượt mà giữa các phần mềm và nền tảng khác nhau.

Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024

5. Chi phí tích bảo trì và nâng cấp phần mềm

Sau khi kết thúc giai đoạn triển khai và bảo hành phần mềm ERP, doanh nghiệp nên xem xét đến các chi phí hỗ trợ. Thường thì, doanh nghiệp có thể nhầm lẫn giữa trách nhiệm “hỗ trợ” của nhà cung cấp giải pháp, bao gồm cả việc đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà và sửa chữa các quy trình, tích hợp thêm các ứng dụng cần thiết. Tuy nhiên, thực tế là bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khái niệm cần được phân biệt rõ ràng.

Chi phí bảo trì phần mềm ERP

Chi phí bảo trì bao gồm toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến công việc duy tu, bảo trì hệ thống, và sửa lỗi phát sinh cho phần mềm ERP.

• Bảo trì cho sản phẩm: Chi phí này thường được tính vào giá bản quyền phần mềm và được xác định trước.
• Bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp): Trong quá trình sử dụng hệ thống, không thể tránh khỏi việc xuất hiện lỗi. Việc sửa lỗi có thể tính phí tùy thuộc vào chính sách của nhà cung cấp.

Chi phí nâng cấp phần mềm ERP

Chi phí nâng cấp sẽ liên quan đến các yêu cầu phát sinh từ doanh nghiệp hoặc nhu cầu cập nhật lên phiên bản mới. Tương tự như chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp cũng được chia thành hai phần:

• Nâng cấp phần mềm (bao gồm thêm chức năng, tiện ích, nâng cấp phiên bản,…).
• Phát sinh trong quá trình triển khai (bao gồm sự thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới,…).

Phần nâng cấp bao gồm việc triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới. Thường xuyên, vấn đề này xuất hiện khi công ty phần mềm ERP và đơn vị triển khai hoạt động độc lập. Do đó, khi doanh nghiệp có yêu cầu mới, cần phải xác định rõ đối tượng nào sẽ chịu trách nhiệm xử lý.

6. Chi phí đào tạo

Với việc ERP tích hợp nhiều chức năng phức tạp, việc đào tạo nhân viên là bước quan trọng để họ có thể hiểu và vận hành sản phẩm một cách hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét mức chi phí này khi lập kế hoạch ngân sách cho triển khai ERP.

Xem thêm:

7 Bước để chuẩn bị triển khai dự án ERP thành công

10+ Yếu tố quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Giá của phần mềm và chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu?

1. Chi phí triển khai dựa trên quy mô của doanh nghiệp

Quy mô doanh nghiệp	Doanh thu/ Vốn điều lệ	Mức đầu tư phù hợp cho ERP
Lớn	Vốn điều lệ >100 tỷ	1-2% tổng doanh thu
Vừa	Doanh thu dưới 200-300 tỷ/ năm	2-6 tỷ
Nhỏ	Doanh thu 50-100 tỷ/ năm	500 triệu – 2 tỷ

   Bảng tham khảo chi phí triển khai ERP theo mô hình doanh nghiệp

2. Chi phí triển khai dựa trên số lượng phân hệ ERP

Dựa trên số lượng phòng ban và ngân sách đầu tư, nhà cung cấp thường ưu tiên tư vấn các phân hệ quan trọng, thường được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp, bao gồm Kế toán, Mua hàng, Kho, Dự án, Quan hệ khách hàng, Nhân sự,…

Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng giá các phân hệ áp dụng cho từng phòng ban dưới đây:

STT	Phân hệ	Mức giá
1	Quản trị hệ thống	~114 – 230 triệu VNĐ
2	Kế toán	~250 – 323 triệu VNĐ
3	Quản lý bán hàng	~138 – 176 triệu VNĐ
4	Quản lý mua hàng	~115 – 146 triệu VNĐ
5	Quản lý kho	~92 – 117 triệu VNĐ
6	Quan hệ khách hàng	~115 – 146 triệu VNĐ

Lưu ý: Thông tin chỉ mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để xác định chi phí chính xác cho từng phân hệ.

Xem thêm: Các phân hệ trong ERP: 9+ module cho doanh nghiệp 2024

3. Chi phí triển khai dựa trên gói cấp phép

Chi phí triển khai ERP sẽ phụ thuộc vào loại hình của hệ thống. Thông thường, ERP được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm ERP triển khai tại chỗ (On-premise), ERP đám mây (Cloud) hoặc mô hình kết hợp (Hybrid ERP).

Triển khai On-premise ERP 

ERP On-premise, hay còn được gọi là ERP tại chỗ hoặc vĩnh viễn, là hình thức mà phần mềm ERP được cài đặt trực tiếp trên hệ thống phần cứng nội bộ của doanh nghiệp và được quản lý bởi đội ngũ công nghệ thông tin.

Trong trường hợp sử dụng ERP vĩnh viễn, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán chi phí giấy phép sử dụng vĩnh viễn, phụ thuộc vào số lượng người dùng và quy mô triển khai cụ thể. Vì thế mà On-premise ERP sẽ hợp với những doanh nghiệp vừa hoặc lớn có cơ sở vật chất hạ tầng đầy đủ. Cần lưu ý rằng chi phí giấy phép này không bao gồm các chi phí khác như bảo trì, nâng cấp, và triển khai.

Triển khai ERP Cloud

Đây là mô hình Cloud ERP, trong đó nhà cung cấp đảm nhận trách nhiệm vận hành và quản lý dựa trên hạ tầng điện toán đám mây. Phần lớn các ứng dụng Cloud ERP thường áp dụng mô hình định giá theo gói theo chu kỳ tháng hoặc năm. Chi phí thường bao gồm đào tạo, nâng cấp và hỗ trợ.

Doanh nghiệp sử dụng mô hình này sẽ liên tục nhận các bản cập nhật để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Triển khai ERP kết hợp

Hybrid là một hệ thống phần mềm ERP kết hợp giữa hai giải pháp Cloud và On-Premise. Doanh nghiệp triển khai một hệ thống ERP truyền thống, nhưng dữ liệu sẽ được lưu trữ trên phần mềm của một bên thứ ba.

Với mô hình này, doanh nghiệp có thể tirển dụng linh hoạt từ On-premise ERP và cũng hưởng lợi từ chi phí và nguồn lực của Cloud ERP.

3. Chi phí triển khai dựa trên ngành nghề/lĩnh vực kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp trong từng lĩnh vực kinh doanh đều đặt ra những yêu cầu và quy trình cụ thể. Điều này dẫn đến sự đa dạng về cả yêu cầu hệ thống và chi phí triển khai.

Các công ty có nhiều phòng ban kế toán, chẳng hạn trong lĩnh vực du lịch, xuất khẩu, sản xuất, logistics, đều có các nhu cầu riêng biệt về cách vận hành phần mềm ERP để đảm bảo cả sự an toàn và chuyên nghiệp trong các hoạt động kinh doanh.

Với doanh nghiệp trong ngành sản xuất, hệ thống ERP cần phải cung cấp các tính năng hỗ trợ cho quy trình hoạch định, quản lý, và theo dõi liên tục từ việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, đánh giá nhu cầu về nguyên vật liệu, đến việc kiểm soát tiến độ sản xuất, KPI, quản lý kho và vận chuyển.

Đối với ERP trong lĩnh vực sản xuất, cần giải quyết các nhiệm vụ như đấu thầu và dự thầu, quản lý hợp đồng và dự án, quản lý trang thiết bị và cho thuê, quản lý tài nguyên, thực hiện hợp đồng và dự án, và quản lý nguồn tài chính và nhân sự.

Dựa trên độ phức tạp, yêu cầu và mục tiêu cụ thể của hệ thống, chi phí triển khai sẽ thay đổi tương ứng.

4. Giải pháp ERP ở Việt Nam giá bao nhiêu là hợp lý

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp ERP. Trong số đó, các phần mềm nước ngoài thường được xây dựng theo quy trình chuẩn quốc tế, sử dụng nền tảng công nghệ cao, thông minh và hiệu quả. Mặc dù mang lại những lợi ích đáng kể, nhưng chi phí triển khai của các hệ thống này thường rất lớn, thời gian triển khai kéo dài và khả năng tùy chỉnh bị hạn chế.

Trái lại, các phần mềm ERP nội địa do các nhà cung cấp trong nước phát triển thường có giá thấp hơn. Những hệ thống này linh hoạt và có thể được tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu quản trị và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với ít kinh nghiệm triển khai hơn, một số quy trình có thể chưa được chuẩn hóa hoặc đáp ứng đầy đủ nhu cầu của mọi doanh nghiệp.

Các giải pháp ERP theo yêu cầu thường có giá cao hơn đáng kể so với các hệ thống ERP đóng gói. Giá thường dao động từ 3.000 USD trở lên, phụ thuộc vào mô hình và quy mô sử dụng của doanh nghiệp.

Do chi phí đầu tư lớn, nhiều doanh nghiệp thường ưa chuộng việc tích hợp các nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện vào hoạt động của họ dẫn đến việc việc lãng phí tài nguyên. Điều này thường được coi là một phiên bản khác hoặc một dạng mini ERP, đáp ứng mọi nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam với chi phí hợp lý, thời gian triển khai nhanh chóng và sự dễ sử dụng từ mọi nhân sự.

5. Có hệ thống ERP nào miễn phí hay không?

Có một số nhà cung cấp ERP quảng cáo hệ thống của họ miễn phí, ít nhất là từ đầu. Như đã mô tả trước đó, nhiều giải pháp mã nguồn mở có thể sử dụng miễn phí, nhưng yêu cầu thanh toán cho bảo trì, nâng cấp và nhiều yếu tố khác.

Nhiều nhà cung cấp ERP hàng đầu cung cấp các ưu đãi giảm giá lớn và cơ hội khuyến mãi trong suốt năm. Một số ưu đãi có sẵn hàng quý trong khi các ưu đãi khác được tích lũy vào cuối năm. Có đợt thử nghiệm miễn phí đôi khi được cung cấp để kiểm tra giải pháp phần mềm trước khi mua. Tuy nhiên, cách tốt nhất để giảm chi phí cho dự án ERP của bạn là xem xét tất cả các yếu tố giá trên để bạn có thể đặt mong đợi hợp lý khi yêu cầu báo giá.

Xem thêm:

15+ Cách khai thác lợi ích tiềm năng của Hệ thống ERP 2024

Khám phá 8 tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP trong sản xuất