Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phức tạp và cạnh tranh, doanh nghiệp cần phải tối ưu hóa quy trình quản lý, tăng cường hiệu quả vận hành, và nắm bắt thông tin cụ thể để đảm bảo sự thành công. Đó là lý do tại sao khái niệm ERP là gì và phần mềm quản lý doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, hãy cùng OMEGA.ERP khám phá để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của ERP và tại sao nó có thể là một yếu tố quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP là gì? Thế nào là Phần mềm ERP?

ERP là một viết tắt của “Enterprise Resource Planning” – một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng trong doanh nghiệp để quản lý và tối ưu hóa tất cả các hoạt động kinh doanh. Hệ thống ERP giúp tổ chức tự động hóa và tích hợp các quy trình từ nhiều phòng ban khác nhau, bao gồm tài chính, quản lý tồn kho, quản lý sản xuất và nhiều khía cạnh khác của hoạt động doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng của hệ thống thông tin doanh nghiệp, giúp tổng hợp thông tin từ tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp và chia sẻ nó trong toàn bộ tổ chức.

Một hệ thống ERP thông thường bao gồm nhiều module hoạt động khác nhau như quản lý sản xuất, tồn kho, tài chính, nhân lực… Các module này hoạt động cùng nhau, chia sẻ thông tin để cải thiện quản lý tổ chức và quy trình kinh doanh. Điều này giúp tổ chức tối ưu hóa hoạt động của họ, giảm thiểu sai sót, tăng cường quản lý tài nguyên, và cung cấp thông tin quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực. Phần mềm thường được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và có thể triển khai dưới dạng gói phần mềm hoặc dự án tùy chỉnh.

Xem thêm : 7 Bước để chuẩn bị triển khai dự án ERP thành công

Vai trò của Phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Mục tiêu chính của ERP là cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa quản lý tài nguyên trong doanh nghiệp. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi của thị trường và kỷ nguyên phát triển số hóa hiện nay. Cụ thể :

1. Tích hợp quy trình kinh doanh toàn diện

ERP cho phép tích hợp và tối ưu hóa tất cả các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Quy trình kinh doanh bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, từ quản lý tồn kho, quản lý sản xuất, tài chính đến quản lý nhân sự và quản lý khách hàng. Khi một doanh nghiệp sử dụng ERP, tất cả các quy trình này được tự động hóa và tích hợp vào một hệ thống duy nhất.

Ngoài ra, chức năng tích hợp dữ liệu của phần mềm ERP còn giúp xác định và tự động hóa quy trình doanh nghiệp. Chẳng hạn, thông tin về tồn kho, sản xuất, tài chính, và nhân sự được tự động cập nhật và chia sẻ trực tiếp trong hệ thống. Điều này loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và đảm bảo tính chính xác của thông tin. Điều này giúp tăng cường hiệu suất và giảm thời gian xử lý.

2. Tối ưu hóa tài nguyên cho doanh nghiệp

ERP giúp quản lý tài nguyên cho doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu suất :

• Giúp quản lý tồn kho tự động cập nhật và theo dõi số lượng tồn kho, từ việc nhập kho đến xuất kho. Điều này giúp tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Cho phép tối ưu hóa quản lý tài chính bằng cách tự động hóa quy trình như lập hóa đơn, thanh toán, và theo dõi các khoản nợ và công nợ.
• Tích hợp các tính năng quản lý nhân sự, từ quản lý thông tin nhân viên đến tính lương và quản lý thời gian làm việc. Điều này giúp tối ưu hóa tài nguyên nhân sự và tăng hiệu suất làm việc.

3. Khả năng phân tích dữ liệu

Phần mềm ERP có khả năng tự động thu thập dữ liệu về các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Hệ thống ERP cung cấp khả năng theo dõi hiệu suất của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Phân tích dữ liệu từ ERP có thể giúp doanh nghiệp theo dõi tiến trình sản xuất, hiệu suất nhân viên, và xác định các vấn đề cần được giải quyết. Khi dữ liệu được tập hợp và tổ chức một cách cụ thể, nó trở thành một nguồn thông tin quý báu để hỗ trợ quyết định kinh doanh.

Ngoài ra, Phân tích dữ liệu từ ERP có thể giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu nguyên liệu và dự trữ, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý tồn kho. Điều này có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí và giảm lãng phí trong quá trình sản xuất.

4. Quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh

Phần mềm ERP có khả năng cho phép người dùng truy cập hệ thống từ xa thông qua kết nối internet và thiết bị di động như điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Điều này giúp người dùng dễ dàng cập nhật thông tin và linh hoạt trong việc theo dõi,thực hiện công việc ngay cả khi họ không ở trong văn phòng.

Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp được thiết kế để hỗ trợ tính truy cập từ mọi nơi và trên mọi thiết bị. Điều này có nghĩa rằng nhân viên và người quản lý có thể truy cập đa nền tảng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc từ xa và hợp tác trong thời đại hiện đại. Giúp tăng cường sự hợp tác và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

Xem thêm : Tổng quan hệ thống phần mềm ERP trong quản trị doanh nghiệp

Phần mềm ERP khác gì so với phần mềm quản lý thông thường

Phần mềm ERP là một loại phần mềm được thiết kế để quản lý toàn bộ doanh nghiệp bằng cách tích hợp các quy trình và tài nguyên, cung cấp cái nhìn tổng thể và thông tin quản lý chất lượng cao hơn so với các phần mềm thông thường. Sự khác biệt được thể hiện ở một số khía cạnh quan trọng sau đây:

• Cơ sở dữ liệu chung : ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu chung cho tất cả các mô-đun và phòng ban. Điều này cho phép dữ liệu được chia sẻ và truy cập một cách hiệu quả, giúp đảm bảo tính nhất quán và thông tin thời gian thực.
• Quản lý tài nguyên : ERP giúp quản lý tài nguyên của tổ chức, bao gồm nguồn nhân lực, vật tư, tài sản, và tài chính. Các phần mềm thông thường thường tập trung vào một khía cạnh cụ thể của doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa quy trình : ERP thường đi kèm với quy trình được tối ưu hóa để cải thiện hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Các phần mềm thông thường không có tính chất này.
• Tích hợp tài nguyên và Quy trình kinh doanh : ERP tích hợp toàn bộ quy trình kinh doanh và tài nguyên của một tổ chức thành một hệ thống duy nhất. Trong khi các phần mềm thông thường có thể giải quyết một nhiệm vụ cụ thể hoặc một phần của doanh nghiệp, ERP chú trọng vào tích hợp nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp.
• Tùy chỉnh và mở rộng : ERP thường được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp và có khả năng mở rộng để đáp ứng sự phát triển của tổ chức. Trong khi đó, các phần mềm thông thường thường không cung cấp sự linh hoạt này.

Xem thêm : Tổng quan về ERP và CRM : Giải pháp quản lý cho doanh nghiệp

Phân loại các loại hình ERP đang có trên thị trường

Phần mềm ERP đa dạng và được phân loại dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, ngành công nghiệp, tính năng, kiến trúc, và nhiều yếu tố khác. Dưới đây là một phân loại chung dựa trên các khía cạnh quan trọng:

Quy mô doanh nghiệp:

• ERP cho doanh nghiệp lớn: Những phần mềm ERP này phù hợp cho các doanh nghiệp lớn và quốc tế có nhu cầu quản lý tài nguyên và quy trình phức tạp.
• ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Những phần mềm này được phát triển để phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, có quy mô và ngân sách hạn chế.

Ngành công nghiệp:

• ERP ngành sản xuất: Được thiết kế để quản lý quy trình sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng.
• ERP ngành bán lẻ: Dành cho các doanh nghiệp bán lẻ để quản lý cửa hàng, quản lý đơn hàng và quản lý kho.
• ERP ngành tài chính: Tập trung vào quản lý tài chính và kế toán.

Tính năng và ứng dụng cụ thể:

• ERP tài chính: Tập trung vào quản lý tài chính, bao gồm kế toán, quản lý ngân hàng, quản lý thuế, và báo cáo tài chính.
• ERP nguồn nhân lực (HRM): Dành riêng cho quản lý nguồn nhân lực, bao gồm quản lý lương, quản lý nhân viên, và quản lý nhân sự.
• ERP quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Được sử dụng để quản lý thông tin về khách hàng, quản lý quá trình bán hàng và marketing.

Kiến trúc:

• ERP truyền thống: Thường được triển khai trên cơ sở hạ tầng máy chủ riêng tư của doanh nghiệp.
• ERP đám mây: Sử dụng mô hình đám mây, nghĩa là dựa vào tài nguyên máy chủ trực tuyến và không yêu cầu cài đặt phần mềm trên máy tính cá nhân.

Tích hợp các module:

• ERP toàn diện: Bao gồm nhiều mô-đun như tài chính, nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý kho, và quản lý đơn hàng.
• ERP module độc lập: Cho phép doanh nghiệp chọn và triển khai module cụ thể dựa trên nhu cầu của họ.

Open Source vs. COTS (Commercial Off-The-Shelf):

• ERP mã nguồn mở: Dựa trên mã nguồn mở và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng.
• ERP thương mại: Sẵn có trên thị trường và được phát triển bởi các công ty phần mềm thương mại.

Tương lai của ERP:

• ERP thông minh: Kết hợp trí tuệ nhân tạo, phân tích dữ liệu và IoT để cung cấp quản lý tài nguyên thông minh và dự đoán.
• ERP đám mây ngày càng phổ biến hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và sử dụng.

Phân loại ERP phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và ngành công nghiệp, cũng như ngân sách và chiến lược công nghiệp của họ.

Xem thêm : Top 5 Phần mềm ERP phổ biến cho doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Khi nào doanh nghiệp cần đầu tư ERP

Để đưa ra quyết định về việc đầu tư vào giải pháp ERP, doanh nghiệp cần xem xét xem họ có ở trong một trong những tình huống sau đây:

• Khối lượng giao dịch tăng nhanh và sai sót thường xuyên: Nếu bạn đang trải qua giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng và thấy rằng sai sót xảy ra thường xuyên trong quá trình giao dịch, nhập, xuất kho, giao hàng hoặc thông tin, Phần mềm ERP có thể giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lỗi.
• Áp lực cạnh tranh và giảm lợi nhuận: Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt, khi lợi nhuận giảm, việc tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình trở nên cực kỳ quan trọng. ERP có thể giúp doanh nghiệp thích nghi với môi trường này.
• Kế hoạch mở rộng quy mô: Nếu bạn đang phát triển tốt, có lợi nhuận và định mở rộng quy mô hoạt động, ERP có thể hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn và thích nghi với quy mô lớn hơn.
• Xuất khẩu hoặc mở rộng ra thị trường quốc tế: Khi doanh nghiệp xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường ra quốc tế, có thể cần một mô hình quản lý phù hợp với quy tắc và yêu cầu quốc tế. Phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp quản lý dễ dàng đối tác và quy trình toàn cầu.
• Tái cấu trúc cần thiết: Nếu bộ máy quản lý của bạn hiện đang cồng kềnh và hiệu quả kém, và bạn đang thực hiện tái cấu trúc, ERP có thể giúp tự động hóa và cải thiện quản lý.

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiêp một cách đúng cách có thể mang lại lợi ích to lớn trong việc quản lý doanh nghiệp, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, quyết định đầu tư nên dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và chiến lược dài hạn.

Xem thêm : 7 Bước quy trình tư vấn triển khai thành công cho Doanh nghiệp

Cách lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp là một quá trình quan trọng và phức tạp vậy nên doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách tỉ mỉ. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng để giúp bạn thực hiện quá trình này một cách hiệu quả:

• Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp: Xác định rõ những yêu cầu cụ thể mà bạn muốn phần mềm ERP phải đáp ứng. Điều này bao gồm việc phân tích quy trình kinh doanh hiện tại, xác định các điểm yếu và các cơ hội cải thiện. Điều này giúp bạn xác định mục tiêu và yêu cầu cụ thể mà phần mềm cần đáp ứng.
• Tính khả dụng về tài chính: Xác định nguồn tài chính để đầu tư vào phần mềm ERP. Tính toán cả chi phí triển khai và chi phí duy trì dài hạn. Đảm bảo rằng việc triển khai  không gây áp lực tài chính không cần thiết.
• Xem xét về mặt kỹ thuật và hệ thống doanh nghiệp: Chọn một phần mềm ERP có khả năng tích hợp quy trình kinh doanh toàn diện, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất và các khía cạnh khác của doanh nghiệp. Đồng thời đánh giá cơ sở hạ tầng công nghệ của bạn và đảm bảo rằng nó đủ mạnh mẽ để chạy phần mềm ERP một cách ổn định và hiệu quả.
• Đào tạo nhân viên: Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng phần mềm ERP và tận dụng tối đa tính năng bởi vì nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc thành công của triển khai phần mềm.

Bài viết trên đã giúp bạn tìm hiểu các thông tin cụ thể về ERP như ERP là gì? Phần mềm ERP ứng dụng gì trong doanh nghiệp và vai trò của phần mềm quán lý doanh nghiệp. Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.

Bài viết liên quan : Các bước quy trình tư vấn triển khai thành công cho doanh nghiệp