Dự án ERP là gì? Quy trình tư vấn triển khai ERP hiệu quả 2024

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được xem là giải pháp công nghệ hiệu quả, giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lí toàn bộ các hoạt động kinh doanh một cách tự động hóa. Vậy để theo kịp được làn sống công nghệ số thì nhà quản lý cần phải nắm bắt được cơ hội để ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt động quản lý. Hãy cùng OMEGA tìm hiểu thế nào là dự án ERP và cách triển khai giải pháp này sao cho hiệu quả nhất.

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?

Dự án ERP là gì?

Dự án ERP (Enterprise Resource Planning) là việc triển khai một hệ thống phần mềm tích hợp nhằm tối ưu hóa và tổ chức các quy trình kinh doanh và hoạt động nội bộ của một tổ chức. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn tài nguyên, thông tin và quy trình trong các bộ phận như: kế toán và tài chính, nhân sự – tiền lương, sản xuất, mua – bán hàng, chuỗi cung ứng,…

Với việc tích hợp các module chức năng bằng một hệ thống duy nhất, toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được thống nhất và đồng bộ với nhau. Từ đó toàn bộ các hoạt động của các phong ban trong tổ chức có thể liên kết với nhau giúp tăng hiệu quả hoạt động cũng như xử lý công việc một cách nhanh chóng.

Xem thêm: Tích hợp Phần mềm ERP với các Hệ thống quản lý trong 2024

Tại sao doanh nghiệp lại cần phải triển khai hệ thống ERP

Tình hoạt động của các doanh nghiệp tại Việt nam đã bị ảnh hưởng rất nhiều từ sau đại dịch Covid-19. Điều này bắt nguồn từ nhiều yếu tố như sự cạnh tranh gay gắt của thị trường đòi hỏi phải nâng cao hiệu quả hoạt động để duy trì lợi thế cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng ngày càng cao cũng như sự thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh khiến doanh nghiệp phải thích nghi nhanh chóng.

Chính vì vậy, giải pháp ERP là một công cụ toàn diện giúp quản trị tổng thể các hoạt động doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và không tốn nhiều thời gian:

Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu

Việc thực hiện nhập liệu thủ công bằng Excel đã quá lỗi thời và mất nhiều thời gian. Khi ứng dụng ERP, hệ thống sẽ tự động nhập liệu và đồng bộ dữ liệu cho tất cả các phòng ban. Việc này giảm thiểu tối đa vấn đề nhập liệu sai sót và thống nhất quy trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp

Xác định rõ mục tiêu kinh doanh và năng cao hiệu suất làm việc

Quy trình 7 bước tư vấn triển khai dự án ERP thành công cho doanh nghiệp

Làm thế nào để thực hiện Quy trình tư vấn triển khai trong doanh nghiệp. Hãy cùng OMEGA ERP tìm hiểu triển khai thành công và khai thác tối đa lợi ích cho doanh nghiệp của bạn!

Bước 1: Chuẩn bị dự án

• Bổ nhiệm nhân lực: Sau khi hợp đồng cung cấp phần mềm OMEGA.ERP được ký kết, ban dự án hai bên tiến hành bổ nhiệm nhân sự tham gia dự án, gồm có trưởng dự án và các thành viên. Trưởng dự án hai bên được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự, kỹ thuật, chuyên môn,… của dự án. Trưởng dự án hai bên chịu trách nhiệm báo cáo tiến độ công việc cho Ban Giám Đốc mỗi bên và chất lượng thực hiện OMEGA.ERP.
• Kế hoạch tổng quan: Ban dự án cùng các nhà tư vấn của OMEGA sẽ lập kế hoạch triển khai, mô tả tổng quan tiến trình các bước thực hiện OMEGA.ERP.

Bước 2: Khảo sát hệ thống

• Khảo sát phần cứng: Khảo sát hệ thống máy tính, mạng nội bộ, đường truyền,…
• Khảo sát nghiệp vụ: Chuyên viên tư vấn cùng Ban dự án phối hợp làm rõ các vấn đề về hệ thống mã (mã khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng,..), các quy trình (mua hàng, bán hàng,..), tổ chức hạch toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, định dạng và chỉ tiêu báo cáo, các tài liệu về chuẩn mực kế toán đang áp dụng ở khách hàng.
• Cài đặt và cấp bản quyền phần mềm một số máy tính để chạy thử nghiệm

Bước 3: Thiết kế hệ thống và thiết lập giải pháp

Trên cơ sở dữ liệu nắm bắt ở bước khảo sát, ban dự án hai bên tiến hành họp bàn để thông qua các giải pháp về đặt mã, quy trình nghiệp vụ, luân chuyển dữ liệu, nguyên tắc, biểu mẫu báo cáo, chứng từ,… Và được soạn thảo thành một cuốn tài liệu giải pháp ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý tại khách hàng.

Bước 4: Chỉnh sửa phần mềm

• Căn cứ vào bước 2, 3 và đối chiếu với chức năng nghiệp vụ của phần mềm hiện có, ban dự án cần liệt kê các tính năng nghiệp vụ, tiện ích và báo cáo cần bổ sung. Đề xuất chỉnh sửa phần mềm. Tư vấn triển khai cần tổ chức cuộc họp nội bộ với phòng phần mềm để giải thích rõ về giải pháp, tại sao phải chỉnh sửa, mục đích của nó.
• Phòng phát triển phần mềm tiến hành xây dựng và chỉnh sửa theo yêu cầu.

Bước 5: Đào tạo chi tiết

• Tư vấn viên tiến hành đào tạo tập trung (phòng họp) cho các nhân sự cho khách hàng. Thực hiện liên tục cho các Module ứng với các phòng ban nhân sự của khách hàng. Khách hàng cần chuẩn bị số liệu thật, laptop cài đặt để thực hành. Phòng họp có đầy đủ máy chiếu, bảng để phục vụ cho việc đào tạo.
• Nhâp danh mục: Khách hàng cung cấp cho OMEGA về các danh mục mặt hàng, khách hàng, tài sản cố định, nhân viên,
  loại chứng từ,… để hai bên cùng làm việc với nhau nhằm đưa số liệu danh mục vào hệ thống Khách hàng cung cấp danh sách số dư tồn kho, công nợ, số dư tài khoản, số dư đơn hàng mua và đơn hàng bán để cùng tiến hành đưa số dư vào hệ thống phần mềm.:

Ghi chú: Chi tiết bước này sẽ có lịch cụ thể từng ngày nào đào tạo phần hệ nào.

Bước 6: Triển khai thực tế

• Tư vấn triển khai tiến hành đến từng vị trí khách hàng để triển khai, hướng dẫn vận hành và chạy số liệu thật. Khách hàng chuẩn bị số liệu thật để nhập vào phần mềm.
• Ổn định dự án: Các quy trình tác nghiệp tiêu biểu được lựa chọn để đưa vào thử nghiệm trong chương trình. Các bút toán sẽ được lần lượt nhập vào và được kiểm tra về tính chính xác.
• Trong thời gian này, tư vấn triển khai liên tụ bám sát khách hàng để hỗ trợ kiểm tra tính chính xác của số liệu, giải thích và đào tào thêm (nếu có).

Bước 7: Nghiệm thu và chuyển giao phần mềm OMEGA ERP

• Sau khi việc chạy thử các bước quy trình tư vấn triển khai đã đạt kết quả tốt, hai bên tiến hành nghiệm thu.
• Biên bản bàn giao gồm: Biên bản nghiệm thu, cấp bản quyền phần mềm và các tài liệu mô tả tính đặc thù của hệ thống.

Việc triển khai dự án ERP thành công phụ thuộc vào sự chuẩn bị rõ ràng, lập kế hoạch kỹ lưỡng và bám sát vào mục tiêu thực hiện. Bằng cách tập trung vào nhu cầu cốt lõi của doanh nghiệp, từ đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm và thực hiện chiến lược triển khai hiệu quả, các doanh nghiệp có thể tối đa hóa khả năng gặt hái những lợi ích chuyển đổi mà ERP mang lại.

Xem thêm: Cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 2024

Một số tiêu chí để lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp

Tính linh hoạt của hệ thống

Trong môi trường thị trường hiện đại, nơi mà biến động diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần sự nhanh nhẹn và linh hoạt để kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng và khai thác cơ hội mới trước khi các đối thủ nhận thức được.

Vì vậy, việc ưu tiên lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm ERP có khả năng nhanh nhẹn và linh hoạt là quan trọng. Phương pháp kinh doanh ngày nay dựa trên dữ liệu, và tổ chức cần các công cụ phù hợp để truy cập, chia sẻ, và tận dụng dữ liệu này để đưa ra các quyết định kinh doanh ngay tại thời gian thực, giúp nâng cao khả năng linh hoạt để đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng và thị trường.

Xem thêm: 15+ Cách khai thác lợi ích tiềm năng của Hệ thống ERP 2024

Phần mềm có khả năng cải tiến và tùy chỉnh

Sự cải tiến có thể là quan trọng để duy trì và kích thích sự tăng trưởng trong các hoạt động kinh doanh và sản xuất dài hạn. Như đã đề cập trước đó, hiện nay, các hệ thống ERP trở nên phổ biến, phản hồi nhanh chóng và linh hoạt hơn bao giờ hết. Vì vậy, các giải pháp ERP ngày nay không ngừng phát triển và nâng cao để trở thành những phiên bản mới, hiệu quả hơn.

Do đó, việc tìm kiếm các đối tác cung cấp giải pháp ERP cải tiến trở thành một yếu tố quan trọng, giúp chúng phát triển thành công cụ đa chức năng và đa nhiệm hơn, hỗ trợ các doanh nghiệp vừa, nhỏ, và lớn tái sáng tạo chiến lược kinh doanh của mình.

Hệ thống có đa dạng module chức năng

Với đặc điểm riêng của ngành sản xuất, với sự phức tạp của các quy trình trong nhà máy như đặt hàng, quản lý hàng tồn kho, kiểm soát chất lượng,… việc tìm kiếm giải pháp ERP đòi hỏi sự đa dạng trong các tính năng. Những tính năng đa dạng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Các phân hệ trong ERP: 9+ module cho doanh nghiệp 2024

Có khả năng triển khai phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp

Việc triển khai hệ thống ERP sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng đối với nhiều yếu tố quan trọng, bao gồm quy mô doanh nghiệp, ngân sách, và các yêu cầu cụ thể.

Quá trình triển khai không đúng cách có thể tạo ra ảnh hưởng lâu dài đến hiệu suất của hệ thống ERP, đồng thời ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Để đảm bảo tránh những tình huống này, quan trọng là tìm kiếm đối tác ERP có phương pháp triển khai được kiểm chứng, uy tín và mang lại hiệu suất đáng tin cậy và hiệu quả.

Dễ dàng tiếp cận và sử dụng

Không chỉ cân nhắc đến khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty và khách hàng, quan tâm đến khả năng tiếp cận, độ hiệu quả, và sự hài lòng của nhân viên khi làm việc với ERP cũng đóng vai trò quan trọng. Đương nhiên, nếu hệ thống ERP không thể đồng bộ hóa hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp ở mọi bộ phận, thì quá trình triển khai cũng không thể coi là thành công.

Lựa chọn một hệ thống ERP với giao diện người dùng trực quan và dễ học sẽ tăng cường sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên, từ đó nâng cao khả năng đáp ứng công việc và nâng cao hiệu suất trong môi trường sản xuất.

Xem thêm: Cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 2024

Chi phí triển khai hợp lý

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp ERP. Trong số đó, các phần mềm nước ngoài thường được xây dựng theo quy trình chuẩn quốc tế, sử dụng nền tảng công nghệ cao, thông minh và hiệu quả. Mặc dù mang lại những lợi ích đáng kể, nhưng chi phí triển khai của các hệ thống này thường rất lớn, thời gian triển khai kéo dài và khả năng tùy chỉnh bị hạn chế.

Trái lại, các phần mềm ERP nội địa do các nhà cung cấp trong nước phát triển thường có giá thấp hơn. Những hệ thống này linh hoạt và có thể được tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu quản trị và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với ít kinh nghiệm triển khai hơn, một số quy trình có thể chưa được chuẩn hóa hoặc đáp ứng đầy đủ nhu cầu của mọi doanh nghiệp.

Xem thêm: Chi phí triển khai Hệ thống ERP cho doanh nghiệp 2024

OMEGA.ERP – Sự lựa chọn Hệ thống ERP tốt nhất cho doanh nghiệp

Trải qua hơn 15 năm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản trị cho nhiều loại hình doanh nghiệp, chúng tôi thấy hiểu rất rõ nổi khó khăn của các chủ doanh nghiệp và người lao động về việc quản lý hoạt động doanh nghiệp mình. Chính vì thế công ty OMEGA đã xây dựng nên sản phẩm phần mềm “Hệ thống Quản trị doanh nghiệp OMEGA ERP” nhằm đáp ứng các công việc quản lý điều hành trong một doanh nghiệp.

Xác định rõ sứ mệnh “Đồng hành cùng doanh nghiệp” của mình, chúng tôi tập trung chuyên môn hóa lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp với mong muốn cung cấp cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt và hoàn thiện hơn.

Cho đến nay, có hàng ngàn doanh nghiệp nhỏ và lớn nước tin dùng và triển khai thành công sản phẩm OMEGA.ERP. Có đầy đủ doanh nghiệp về các lĩnh vực sản xuất và thương mại Cơ Khí, Sản xuất, Dệt May, Thép, Bất Động Sản, Nông Nghiệp … Điểm khác biệt của việc triển khai OMEGA.ERP đó là tập trung sâu vào tính quản trị và thống nhất giải pháp ứng dụng trước khi triển khai chi thiết thực tế.

• Quản trị hệ thống OMEGA.SM
• Phần mềm kế toán chuyên nghiệp GAMA
• Thông tin dùng chung OMEGA.SD
• Kế toán doanh nghiệp OMEGA.GL
• Kế toán tài sản cố định OMEGA.FA
• Quản lý tồn kho OMEGA.WM
• Giá thành sản phẩm OMEGA.PC
• Kế toán quản trị OMEGA.MC
• Quản lý nhân sự OMEGA.HR
• Quản lý tiền lương OMEGA.PR
• Quản lý mua hàng OMEGA.PO
• Quản lý bán hàng OMEGA.SO
• Báo cáo tài chính hợp nhất OMEGA.CL
• Quản lý sản xuất OMEGA.MM
• Quản lý chất lượng OMEGA.QC
• Quản lý bảo trì, bảo dưỡng OMEGA.EM
• Hệ sinh thái Mobile App OMEGA
• Dashboard Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp

Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.