Cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 2024

Hiện nay hệ thống ERP là đang là giải pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều hiểu cách tận dụng đầy đủ các tính năng và lợi ích mà hệ thống ERP mang lại. Thông qua bài viết dưới đây, OMEGA.ERP sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn đơn giản hơn về cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

Xem thêm: Tổng quan hệ thống phần mềm ERP quản trị doanh nghiệp 2024

Phần mềm ERP là gì?

Trong thời đại Công nghệ 4.0 thì xu hướng chuyển đổi số của doanh nghiệp đã trở nên ngày càng phổ biến với nhiều công cụ và bộ giải pháp phần mềm hỗ trợ nhà quản trị. Doanh nghiệp muốn có được sự phát triển toàn diện thì không thể tránh khỏi sự đổi mới từ việc đổi tư duy làm việc bằng cách triển khai phần mềm quản lý để tự động hóa các quy trình kinh doanh.

Chính vì thế nên ERP đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tinh dùng. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning hay còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cụ thể:

• E – Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp áp dụng ERP để liên kết và đồng bộ hoạt động giữa các bộ phận, đồng thời giúp cập nhật thông tin theo thời gian thực. Phần mềm này mang lại tính tự động cho các hoạt động kinh doanh và giảm thiểu lỗi trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
• R – Resource (Nguồn lực): Nguồn lực bao gồm các tài nguyên liên quan đến doanh nghiệp như nhân lực, tài sản, máy móc/thiết bị,… Trong đó, nhân sự được coi là một nguồn lực tối quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc áp dụng giải pháp ERP trong doanh nghiệp nhằm quản lý toàn bộ các nguồn lực này, với tập trung đặc biệt vào quản lý nhân sự.
• P – Planning (Hoạch định): Hoạch định nguồn lực hỗ trợ trong việc lên kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Quá trình hoạch định không chỉ tạo ra hướng đi chiến lược mà còn giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời cho hoạt động doanh nghiệp

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?

Phần mềm ERP là một hệ thống được tích hợp toàn diện các module chức năng cần có trong doanh nghiệp từ quản lý nhân sự đến việc tự động hóa quá trình sản xuất, thu thập và phân tích dữ liệu, cũng như kết nối nhiều ứng dụng hay module chức năng khác nhau của từng phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này giúp tự động hóa các hoạt động liên quan giúp giảm tối đa chi phí, đạt tiến độ sản xuất,  tránh lãng phí tài nguyên và tối ưu hóa các nhiệm vụ quản lý.

Hệ thống ERP phù hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổng hợp và lưu trữ dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau như quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, tài chính và kế toán,… mang lại sự thống nhất và hiệu quả trong quản lý toàn diện của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Trước đây, các doanh nghiệp thường thực hiện quản lý thông hoặc chỉ quản lý đơn giản thông qua Excel. Sau khi có ERP, giải pháp này đã thay thế hoàn toàn quy trình xử lý công việc giúp nhà quản lý thực hiện quản trị một cách nhanh chóng và hoàn toàn tự động:

Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu

Việc thực hiện nhập liệu thủ công bằng Excel đã quá lỗi thời và mất nhiều thời gian. Khi ứng dụng ERP, hệ thống sẽ tự động nhập liệu và đồng bộ dữ liệu cho tất cả các phòng ban. Việc này giảm thiểu tối đa vấn đề nhập liệu sai sót và thống nhất quy trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp

Xác định rõ mục tiêu kinh doanh và năng cao hiệu suất làm việc

Xem thêm: 15+ Cách khai thác lợi ích tiềm năng của Hệ thống ERP

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì trước khi triển khai hệ thống ERP?

Hiểu rõ về bản chất của ERP

Giải pháp ERP là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin chuyển đối số vào việc quản trị tổng thể các hoạt động của doanh nghiệp với các tính năng như thu thập và lưu trữ dữ liệu, thống kê truy xuất, phân tích và lập báo cáo.

Việc triển khai ERP không chỉ là dùng một phần mềm quản lý thông thường mà là một hệ thống được xây dựng theo quy trình quy chuẩn, tinh gọn nhằm liên kết hoạt động của toàn bộ các phòng ban. Hiểu được bản chất của ERP sẽ giúp doanh nghiệp vừa định hình được chiến lược phát triển vừa giúp doanh nghiệp đi đúng hướng mà không cần mất quá nhiều thời gian, tiền bạc.

Xem thêm: Tích hợp Phần mềm ERP với các Hệ thống quản lý trong 2024

Xác định được mục tiêu của doanh nghiệp

Để triển khai ERP được tối ưu, bộ phận ban điều hành và ban quản lý phải xác định rõ ràng các yêu cầu mà mục tiêu hoạt động của dự án. Qua đó doanh nghiệp có thể kiếm soát mức độ hoàn thành công việc và đánh giá hiệu quả kinh doanh 

Xây dựng nguồn nhân lực quản lý

Dù có được phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt đến đâu thì yếu tố bản thân ban điều hành/ nhà quán lỷ doanh nghiệp vẫn quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Việc xây dựng đội ngũ quản lý chất lượng sẽ có được sự chủ động trong các khâu triển khai, tránh trường hợp quá lệ thuộc vào công nghệ phần mềm.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng

Khi đã chuẩn bị xong được các bước trên. việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Các yếu tố quan trọng khi chọn nhà cung cấp đó là phần mềm đáp ứng được các chức năng doanh nghiệp yêu cầu, có thể tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu đặc thù riêng của mỗi lĩnh vực, đội ngũ tư vấn chăm sóc khách hàng nhiệt tình tận tâm và dày dặn kinh nghiệm..

Xem thêm: Tích hợp Phần mềm ERP với các Hệ thống quản lý trong 2024

Quy trình tư vấn triển khai và cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 2024

1. Quy trình tư vấn triển khai ERP

Hãy cùng tham khảo quy trình tư vấn triển khai hệ thống OMEGA.ERP của chúng tôi để có cái nhìn cụ thể nhất:

Bước 1: Chuẩn bị dự án

• Bổ nhiệm nhân lực: Sau khi hợp đồng cung cấp phần mềm OMEGA.ERP được ký kết, ban dự án hai bên tiến hành bổ nhiệm nhân sự tham gia dự án, gồm có trưởng dự án và các thành viên. Trưởng dự án hai bên được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự, kỹ thuật, chuyên môn,… của dự án ERP. Trưởng dự án hai bên chịu trách nhiệm báo cáo tiến độ công việc cho Ban Giám Đốc mỗi bên và chất lượng thực hiện OMEGA.ERP.
• Kế hoạch tổng quan: Ban dự án cùng các nhà tư vấn của chúng tối sẽ lập kế hoạch triển khai, mô tả tổng quan tiến trình các bước thực hiện phần mềm.

Bước 2: Khảo sát hệ thống

• Khảo sát phần cứng: Khảo sát hệ thống máy tính, mạng nội bộ, đường truyền,…
• Khảo sát nghiệp vụ: Chuyên viên tư vấn cùng Ban dự án phối hợp làm rõ các vấn đề về hệ thống mã (mã khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng,..), các quy trình (mua hàng, bán hàng,..), tổ chức hạch toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, định dạng và chỉ tiêu báo cáo, các tài liệu về chuẩn mực kế toán đang áp dụng ở khách hàng.
• Cài đặt và cấp bản quyền phần mềm một số máy tính để chạy thử nghiệm

Bước 3: Thiết kế hệ thống và thiết lập giải pháp

Trên cơ sở dữ liệu nắm bắt ở bước khảo sát, ban dự án hai bên tiến hành họp bàn để thông qua các giải pháp về đặt mã, quy trình nghiệp vụ, luân chuyển dữ liệu, nguyên tắc, biểu mẫu báo cáo, chứng từ,… Và được soạn thảo thành một cuốn tài liệu giải pháp ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý tại khách hàng.

Bước 4: Chỉnh sửa phần mềm

• Căn cứ vào bước 2, 3 và đối chiếu với chức năng nghiệp vụ của phần mềm hiện có, ban dự án cần liệt kê các tính năng nghiệp vụ, tiện ích và báo cáo cần bổ sung. Đề xuất chỉnh sửa phần mềm. Tư vấn triển khai cần tổ chức cuộc họp nội bộ với phòng phần mềm để giải thích rõ về giải pháp, tại sao phải chỉnh sửa, mục đích của nó.
• Phòng phát triển phần mềm tiến hành xây dựng và chỉnh sửa theo yêu cầu.

Bước 5: Đào tạo chi tiết

• Tư vấn viên tiến hành đào tạo tập trung (phòng họp) cho các nhân sự cho khách hàng. Thực hiện liên tục cho các Module ứng với các phòng ban nhân sự của khách hàng. Khách hàng cần chuẩn bị số liệu thật, laptop cài đặt để thực hành. Phòng họp có đầy đủ máy chiếu, bảng để phục vụ cho việc đào tạo.
• Nhâp danh mục: Khách hàng cung cấp cho OMEGA về các danh mục mặt hàng, khách hàng, tài sản cố định, nhân viên, loại chứng từ,… để hai bên cùng làm việc với nhau nhằm đưa số liệu danh mục vào hệ thống Khách hàng cung cấp danh sách số dư tồn kho, công nợ, số dư tài khoản, số dư đơn hàng mua và đơn hàng bán để cùng tiến hành đưa số dư vào hệ thống phần mềm.:

Ghi chú: Chi tiết bước này sẽ có lịch cụ thể từng ngày nào đào tạo phần hệ nào.

Bước 6: Triển khai thực tế

• Tư vấn triển khai tiến hành đến từng vị trí khách hàng để triển khai, hướng dẫn vận hành và chạy số liệu thật. Khách hàng chuẩn bị số liệu thật để nhập vào phần mềm.
• Ổn định dự án: Các quy trình tác nghiệp tiêu biểu được lựa chọn để đưa vào thử nghiệm trong chương trình. Các bút toán sẽ được lần lượt nhập vào và được kiểm tra về tính chính xác.
• Trong thời gian này, tư vấn triển khai liên tụ bám sát khách hàng để hỗ trợ kiểm tra tính chính xác của số liệu, giải thích và đào tào thêm (nếu có).

Bước 7: Nghiệm thu và chuyển giao phần mềm OMEGA ERP

• Sau khi việc chạy thử các bước quy trình tư vấn triển khai đã đạt kết quả tốt, hai bên tiến hành nghiệm thu.
• Biên bản bàn giao gồm: Biên bản nghiệm thu, cấp bản quyền phần mềm và các tài liệu mô tả tính đặc thù của hệ thống.

Xem thêm: 7 Bước quy trình tư vấn triển khai ERP thành công cho Doanh nghiệp

2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP

Với thị trường đa dạng ngành nghề và lĩnh vực như hiện nay thì ban lãnh đạo/nhà quản lý nên xem qua những hướng dẫn về việc lựa chọn và ưu tiên sử dụng các phân hệ để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Qua đó, các doanh nghiệp có thể đưa ra những định hướng chuyển đổi số bằng ERP một cách hiệu quả và phù hợp.

Xem thêm: Ngành nào phù hợp cho việc triển khai Hệ thống ERP 2024?

Đối với các doanh nghiệp sản xuất

Các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất cần liên tục giám sát quá trình sản xuất từ nguyên liệu đến sản phẩm cuối cùng cũng như tối ưu hóa lịch trình sản xuất, định mức sản xuất và chi phí sản xuất. Do đó, việc sử dụng các phân hệ sau đây là quan trọng để đảm bảo hiệu suất và quản lý chất lượng:

• Phân hệ Sản xuất
• Phân hệ Mua – Bán hàng hóa
• Phân hệ Kế toán – Tài chính
• Phân hệ Quản lý hàng tồn kho
• Phân hệ Phân tích tài chính
• Phân hệ Nhân sự – Tiền lương
• Phân hệ Quản lý chất lượng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, đặc biệt là trong các lĩnh vực như thủy hải sản, may mặc.. việc tích hợp phân hệ Nhân sự – Tiền lương mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Trong khi đó, đối với các ngành như thiết bị y tế, thực phẩm ăn uống (F&B)… thì  phân hệ Quản lý Chất lượng trở thành một yếu tố quan trọng trong hệ thống, đáp ứng đặc tính riêng của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo kiểm soát chất lượng sản phẩm và tuân thủ đúng các quy định ngành.

Xem thêm: 

Giải pháp phần mềm quản lý ERP ngành thủy hải sản 2024

Giải pháp ERP ngành Gỗ và Nội thất 2024

Giải pháp ERP cho ngành thực phẩm và đồ uống (F&B) 2024

Hệ thống ERP cho ngành thiết bị y tế: Xu hướng mới 2024

Giải pháp ERP ngành sơn và hóa chất 2024

Đối với các doanh nghiệp phân phối – bán lẻ

Trong lĩnh vực Phân phối – Bán lẻ, việc sử dụng các công cụ để theo dõi hoạt động bán hàng là rất quan trọng để nâng cao hiệu suất trong môi trường kinh doanh có tính chất phức tạp và lượng dữ liệu lớn. Các phân hệ cần được tích hợp cho ngành này có thể bao gồm:

• Phân hệ Mua – Bán hàng hóa
• Phân hệ Quản lý hàng tồn kho
• Phân hệ Kế toán – Tài chính
• Phân hệ Phân tích tài chính
• Phân hệ Chăm sóc khách hàng (CRM)
• Phân hệ Nhân sự – Tiền lương

Tuy nhiên, tùy thuộc vào đặc thù cụ thể của doanh nghiệp thì có thể tích hợp vào hệ thống ERP nhiều phân hệ chức năng hơn để cung cấp sự toàn diện cho quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai.

Xem thêm:

Dashboard : Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp

Giải pháp ERP cho ngành Cơ khí và Chế tạo 2024

Giải pháp ERP quản lý doanh nghiệp ngành nhựa 2024

Giải pháp chuyển đổi số Mobile Apps cho doanh nghiệp 2024

OMEGA.ERP – Đơn vị cung cấp Hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp chuẩn bị triển khai hệ thống ERP, việc chọn đối tác phù hợp cho dự án trở thành quyết định quan trọng, có thể ảnh hưởng đến sự thành công, chi phí và chất lượng của quá trình triển khai. Đối tác ERP đóng vai trò như nhà cung cấp phần mềm, tư vấn triển khai bao gồm lựa chọn phần mềm, tùy chỉnh, đào tạo, hỗ trợ và bảo trì cho hệ thống ERP của doanh nghiệp.

Xem thêm:Khám phá 8 tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP trong sản xuất

Trải qua hơn 15 năm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản trị cho nhiều loại hình doanh nghiệp, chúng tôi thấy hiểu rất rõ nổi khó khăn của các chủ doanh nghiệp và người lao động về việc quản lý hoạt động doanh nghiệp mình. Chính vì thế công ty OMEGA đã xây dựng nên sản phẩm phần mềm “Hệ thống Quản trị doanh nghiệp OMEGA ERP” nhằm đáp ứng các công việc quản lý điều hành trong một doanh nghiệp.

Xác định rõ sứ mệnh “Đồng hành cùng doanh nghiệp” của mình, chúng tôi tập trung chuyên môn hóa lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp với mong muốn cung cấp cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt và hoàn thiện hơn.

Cho đến nay, có hàng ngàn doanh nghiệp nhỏ và lớn nước tin dùng và triển khai thành công sản phẩm OMEGA.ERP. Có đầy đủ doanh nghiệp về các lĩnh vực sản xuất và thương mại Cơ Khí, Sản xuất, Dệt May, Thép, Bất Động Sản, Nông Nghiệp … Điểm khác biệt của việc triển khai OMEGA.ERP đó là tập trung sâu vào tính quản trị và thống nhất giải pháp ứng dụng trước khi triển khai chi thiết thực tế.

• Quản trị hệ thống OMEGA.SM
• Phần mềm kế toán chuyên nghiệp GAMA
• Thông tin dùng chung OMEGA.SD
• Kế toán doanh nghiệp OMEGA.GL
• Kế toán tài sản cố định OMEGA.FA
• Quản lý tồn kho OMEGA.WM
• Giá thành sản phẩm OMEGA.PC
• Kế toán quản trị OMEGA.MC
• Quản lý nhân sự OMEGA.HR
• Quản lý tiền lương OMEGA.PR
• Quản lý mua hàng OMEGA.PO
• Quản lý bán hàng OMEGA.SO
• Báo cáo tài chính hợp nhất OMEGA.CL
• Quản lý sản xuất OMEGA.MM
• Quản lý chất lượng OMEGA.QC
• Quản lý bảo trì, bảo dưỡng OMEGA.EM
• Hệ sinh thái Mobile App OMEGA

Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.