Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm ERP nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và hỗ trợ quản lý các nghiệp vụ, đồng thời giúp lên kế hoạch một cách phù hợp với mục tiêu và quy trình kinh doanh. Vậy Phần mềm ERP là gì? Tác động đối với doanh nghiệp ra sao và được phân loại như thế nào? Hãy cùng OMEGA khám phá chi tiết về chủ đề này trong bài viết dưới đây.

Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024

ERP là gì? Phần mềm ERP là gì?

Trong thời đại Công nghệ 4.0 thì xu hướng chuyển đổi số của doanh nghiệp đã trở nên ngày càng phổ biến với nhiều công cụ và bộ giải pháp phần mềm hỗ trợ nhà quản trị. Doanh nghiệp muốn có được sự phát triển toàn diện thì không thể tránh khỏi sự đổi mới từ việc đổi tư duy làm việc bằng cách triển khai phần mềm quản lý để tự động hóa các quy trình kinh doanh.

Chính vì thế nên phần mềm ERP đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tinh dùng. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning hay còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cụ thể:

• E – Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp áp dụng ERP để liên kết và đồng bộ hoạt động giữa các bộ phận, đồng thời giúp cập nhật thông tin theo thời gian thực. Phần mềm này mang lại tính tự động cho các hoạt động kinh doanh và giảm thiểu lỗi trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
• R – Resource (Nguồn lực): Nguồn lực bao gồm các tài nguyên liên quan đến doanh nghiệp như nhân lực, tài sản, máy móc/thiết bị,… Trong đó, nhân sự được coi là một nguồn lực tối quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc áp dụng giải pháp ERP trong doanh nghiệp nhằm quản lý toàn bộ các nguồn lực này, với tập trung đặc biệt vào quản lý nhân sự.
• P – Planning (Hoạch định): Hoạch định nguồn lực hỗ trợ trong việc lên kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Quá trình hoạch định không chỉ tạo ra hướng đi chiến lược mà còn giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời cho hoạt động doanh nghiệp

Xem thêm: Các phân hệ trong ERP: 9+ module cần thiết cho doanh nghiệp’

Phần mềm ERP là một hệ thống được tích hợp toàn diện các module chức năng cần có trong doanh nghiệp từ quản lý nhân sự đến việc tự động hóa quá trình sản xuất, thu thập và phân tích dữ liệu, cũng như kết nối nhiều ứng dụng hay module chức năng khác nhau của từng phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này giúp tự động hóa các hoạt động liên quan giúp giảm tối đa chi phí, đạt tiến độ sản xuất,  tránh lãng phí tài nguyên và tối ưu hóa các nhiệm vụ quản lý.

Hệ thống ERP phù hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổng hợp và lưu trữ dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau như quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, tài chính và kế toán,… mang lại sự thống nhất và hiệu quả trong quản lý toàn diện của doanh nghiệp.

Một số chức năng module chính có trong phần mềm ERP

Ngoài những chức năng đặc thù riêng cho từng lĩnh vực ngành nghề thì phần mềm quản lý doanh nghiệp thường có một số chức năng cơ bản như sau:

• Quản lý mua hàng:
  – Tạo lập và quản lý yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng
  – Theo dõi và quản lý trạng thái của đơn hàng mua/hợp đồng mua hàng
  – Giám sát công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo đơn hàng mua
• Quản lý bán hàng:
  – Xây dựng và quản lý bảng báo giá, hợp đồng, đơn hàng
  – Theo dõi và quản lý tiến độ của đơn hàng/hợp đồng bán hàng
  – Giám sát công nợ khách hàng và lập báo cáo đơn hàng bán
• Quản lý hàng tồn kho:
  – Quản lý số lượng và tiến độ của quá trình xuất/nhập kho và hàng tồn kho
  – Quản lý kho theo yêu cầu, vận chuyển đơn hàng
  – Tự động tính giá xuất kho
  – Tự động kết xuất báo cáo nhập xuất tồn, số chí tiết tồn kho, báo cáo phân tích tồn kho
  – Quản lý kiểm kho, bút toán điều chỉnh

• Quản lý kế toán – tài chính – thuế:
  – Kế toán tiền mặt
  – Kế toán mua hàng
  – Kế toán bán hàng
  – Kế toán kho hàng và vật tư
  – Kế toán tài sản và công cụ dụng cụ
  – Kế toán nhân sự tiền lương
  – Kế toán thuế
  – Kế toán giá thành
  – Kế toán toàn chính & kế toán quản trị
  – Kế toán tổng hợp
• Quản lý nhân lực:
  – Quản lý chấm công, tính lương
  – Quản lý hồ sơ nhân viên, bảo hiểm xã hội,…
  – Quản lý khấu trừ thuế và phúc lợi
  – Quản lý ngày nghĩ phép
• Quản lý khách hàng:
  – Hỗ trợ hoạt động kinh doanh và Marketing
  – Xây dựng liên kết giữa cá nhân với doanh nghiệp
  – Cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng
  – Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Xem thêm: Tích hợp Phần mềm ERP với các Hệ thống quản lý trong 2024

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Trước đây, các doanh nghiệp thường thực hiện quản lý thông hoặc chỉ quản lý đơn giản thông qua Excel. Sau khi có ERP, giải pháp này đã thay thế hoàn toàn quy trình xử lý công việc giúp nhà quản lý thực hiện quản trị một cách nhanh chóng và hoàn toàn tự động:

Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu

Việc thực hiện nhập liệu thủ công bằng Excel đã quá lỗi thời và mất nhiều thời gian. Khi ứng dụng ERP, hệ thống sẽ tự động nhập liệu và đồng bộ dữ liệu cho tất cả các phòng ban. Việc này giảm thiểu tối đa vấn đề nhập liệu sai sót và thống nhất quy trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp

Xác định rõ mục tiêu kinh doanh và năng cao hiệu suất làm việc

Phân loại phần mềm quản trị doanh nghiệp

ERP đóng gói

Phần mềm này là sản phẩm của sự nghiên cứu và tổng hợp dựa trên việc đánh giá các yêu cầu thực tế của nghiệp vụ cụ thể trong doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp dữ liệu thu thập được với các tiêu chuẩn và đặc điểm của nghiệp vụ trong doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ tổng hợp các yếu tố chung này để xây dựng một mô hình tổng thể.

ERP được thiết kế theo yêu cầu

Đây là phần mềm ERP được doanh nghiệp đặt hàng và yêu cầu nhà cung cấp thiết kế và xây dựng theo mô hình đặc thù riêng. Tuy nhiên, loại phần mềm này thường đi kèm với chi phí đầu tư lớn và quá trình triển khai dài hạn (ít nhất 6 tháng), vậy nên thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

ERP nước ngoài

Hệ thống ERP này tích hợp công nghệ cao và quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, chi phí của nó khá cao nên các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ ở Việt Nam thường không chọn giải pháp này. Mặc dù một số doanh nghiệp nước ngoài như Oracle, SAP có thể là lựa chọn nhưng những loại hệ thống này vẫn còn nhiều khía cạnh chưa phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện tại của các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Xem thêm: 15+ Cách khai thác lợi ích tiềm năng của Hệ thống ERP

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP mà doanh nghiệp cần phải biết

Sau khi biết được những lợi ích mà giải pháp ERP mang lại, câu hỏi đặt ra đó là làm thế nào để chọn được phần mềm ERP tốt và phú hợp cho doanh nghiệp? Dưới đây là vài tiêu chí quan trọng có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp ERP cho mình:

• Năng lực của nhà cung cấp: Chọn một đối tác có uy tín và giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP là quyết định quan trọng bởi vì họ có khả năng cung cấp tư vấn hữu ích thích hợp với tích chất doanh nghiệp của bạn thay vì chỉ giới thiệu thông số kỹ thuật của phần mềm thông thường.
• Các chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp: Giải pháp có phù hợp hay không là yếu tố cực kì quan trọng, nhà quản lý cần phải xem xét kĩ lưỡng tất cả các khía cạnh. Hệ thống cần được định hình với các tính năng đáp ứng đúng những yêu cầu cụ thể và tình hình làm việc thực tế của doanh nghiệp.
• Có được đánh giá cao của những khách hàng đã sử dụng hệ thống: Việc tham hảo ý kiến từ những khách hàng đã trải nghiệm phần mềm là một phương pháp hết sức hiệu quả để đánh giá khả năng của nhà cung cấp giải pháp ERP. Những đánh giá từ những người dùng này không chỉ mang lại thông tin quý về nhà cung cấp mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ và chân thực về trải nghiệm thực tế.

• Khả năng tích hợp và mở rộng: Khi có nhu cầu, phần mềm có thể sẵn sàng tích hợp thông tin từ các phần mềm khác hoặc điều chỉnh mở rộng để đáp ứng được từng nhu cầu chức năng của mỗi doanh nghiệp.
• Phù hợp với quy định kế toán Việt Nam: Chức năng kế toán đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc ERP vì nó phải xử lý và tích hợp một lượng lớn dữ liệu từ các module khác, đồng thời tự động thực hiện các hạch toán. Tuy nhiên, nhiều phần mềm ERP quốc tế không tuân thủ các quy định kế toán đặt ra bởi hệ thống kế toán Việt Nam. 
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Không ai muốn việc quản lý trở nên khó khăn và phức tạp. Phần mềm ERP yêu cầu phải dễ dàng tiếp cận với người dùng giúp đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả hơn.
• Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Chi phí triển khai ERP chắc hẳn là yếu tố mà nhiều doanh nghiệp quan ngại nên cần đảm bảo rằng chi phí triển khai phần mềm ERP là hợp lý với nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Các chi phí triển khai Hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần biết

OMEGA.ERP – Đơn vị cung cấp Hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp chuẩn bị triển khai hệ thống, việc chọn đối tác phù hợp cho dự án ERP trở thành quyết định quan trọng, có thể ảnh hưởng đến sự thành công, chi phí và chất lượng của quá trình triển khai. Đối tác ERP đóng vai trò như nhà cung cấp phần mềm, tư vấn triển khai bao gồm lựa chọn phần mềm, tùy chỉnh, đào tạo, hỗ trợ và bảo trì cho hệ thống ERP của doanh nghiệp.

Xem thêm: Khám phá 8 tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP trong sản xuất

Trải qua hơn 15 năm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản trị cho nhiều loại hình doanh nghiệp, chúng tôi thấy hiểu rất rõ nổi khó khăn của các chủ doanh nghiệp và người lao động về việc quản lý hoạt động doanh nghiệp mình. Chính vì thế công ty OMEGA đã xây dựng nên sản phẩm phần mềm “Hệ thống Quản trị doanh nghiệp OMEGA ERP” nhằm đáp ứng các công việc quản lý điều hành trong một doanh nghiệp.

Xác định rõ sứ mệnh “Đồng hành cùng doanh nghiệp” của mình, chúng tôi tập trung chuyên môn hóa lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp với mong muốn cung cấp cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt và hoàn thiện hơn.

Cho đến nay, có hàng ngàn doanh nghiệp nhỏ và lớn nước tin dùng và triển khai thành công sản phẩm OMEGA.ERP. Có đầy đủ doanh nghiệp về các lĩnh vực sản xuất và thương mại Cơ Khí, Sản xuất, Dệt May, Thép, Bất Động Sản, Nông Nghiệp … Điểm khác biệt của việc triển khai OMEGA.ERP đó là tập trung sâu vào tính quản trị và thống nhất giải pháp ứng dụng trước khi triển khai chi thiết thực tế.

• Quản trị hệ thống OMEGA.SM
• Phần mềm kế toán chuyên nghiệp GAMA
• Thông tin dùng chung OMEGA.SD
• Kế toán doanh nghiệp OMEGA.GL
• Kế toán tài sản cố định OMEGA.FA
• Quản lý tồn kho OMEGA.WM
• Giá thành sản phẩm OMEGA.PC
• Kế toán quản trị OMEGA.MC
• Quản lý nhân sự OMEGA.HR
• Quản lý tiền lương OMEGA.PR
• Quản lý mua hàng OMEGA.PO
• Quản lý bán hàng OMEGA.SO
• Báo cáo tài chính hợp nhất OMEGA.CL
• Quản lý sản xuất OMEGA.MM
• Quản lý chất lượng OMEGA.QC
• Quản lý bảo trì, bảo dưỡng OMEGA.EM
• Hệ sinh thái Mobile App OMEGA

Xem thêm: TOP 5 Phần mềm ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp 2024

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.

Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP