10+ Yếu tố quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp

ERP không chỉ còn là giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp lớn với khả năng tài chính mạnh mẽ. Ngày nay, không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ đã thành công trong việc triển khai phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu, quy mô và ngân sách của mình, nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động và tạo lợi thế trong môi trường cạnh tranh.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể chọn lựa được phần mềm ERP phù hợp? Dưới đây là những yếu tố quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định sáng tạo nhằm tối ưu hóa năng suất và đạt được sự bứt phá trong tăng trưởng.

Xem thêm:

Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?

Ngành nào phù hợp cho việc triển khai Hệ thống ERP 2024?

Khi nào doanh nghiệp cần đầu tư sử dụng phần mềm ERP?

1. Tại sao doanh nghiệp cần đến phần mềm ERP?

Ban đầu, ERP được phát triển để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp quy mô lớn; tuy nhiên, nó cũng có thể giúp các công ty, dù lớn hay nhỏ, tích hợp tất cả quy trình và dữ liệu kinh doanh vào một nền tảng duy nhất.

Khác biệt với doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ có thể có bộ máy đơn giản hơn, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc các quy trình và nghiệp vụ ít phức tạp hơn. Đội ngũ nhân sự cũng đối mặt với thách thức trong việc kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi quy trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, hay tổng hợp báo cáo để theo dõi hiệu suất hoạt động.

Ngoài ra, doanh nghiệp vừa và nhỏ, với nguồn lực hạn chế, ngày càng cần phải trở nên nhạy bén và chuyển đổi từ mô hình kinh doanh truyền thống sang mô hình hiện đại sử dụng các ứng dụng công nghệ để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Chính vì lý do này, đầu tư vào phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là một bước quan trọng và cần thiết, giúp tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động sản xuất và kinh doanh,

Xem thêm: Các phân hệ trong ERP: 9+ module cho doanh nghiệp 2024

2. Khi nào doanh nghiệp nên triển khai phần mềm ERP?

Quyết định triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể phụ thuộc vào thời điểm cụ thể, tùy thuộc vào những thách thức cụ thể mà doanh nghiệp đang phải đối mặt trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu đối mặt với những khó khăn chưa từng có, đây là lúc mà việc xem xét và đầu tư vào một hệ thống ERP riêng biệt trở nên cần thiết:

• Thất bại trong việc thiết lập ngân sách: Những doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ thực tế chưa lập được kế hoạch ngân sách vì chưa đầu tư nguồn lực, thời gian nên dễ dàng xảy ra hiện tượng lãng phí, kinh doanh không hiệu quả và giảm khả năng canh tranh trên thị trường. Để xây dựng doanh nghiệp vững mạnh và chủ động về nguồn lực tài chính thì thiết lập ngân sách là nhiệm vụ cần thiết.
• Kiểm soát dòng tiền không hiệu quả: Dòng tiền ổn định giúp doanh nghiệp nắm bắt những cơ hội kinh doanh, hay đầu tư vốn để tăng lợi nhuận. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp tập trung chạy theo doanh thu, gây khó khăn trong việc thu hồi vốn từ đó làm giảm khả năng duy trì kinh doanh.
• Gặp vấn đề trong việc xác định nhu cầu và tình trạng hàng hóa: Đa phần doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ dùng phần mềm Excel để quản lý các hoạt động kinh doanh làm tốn nhiều thời gian, tăng khả năng sai sót thiếu hụt vả khả năng cập nhật số liệu
• Thiếu cơ sở dự báo doanh số: Dự báo doanh số chính xác giúp nhà quản lý chuẩn bị hoạch định và đưa ra các quyết định phù hợp cho lộ trình hoạt động của công ty. Điều này tác động rất nhiều đến kế hoạch phát triển và xây dựng kế hoạch mục tiêu dài lâu cho doanh nghiệp.
• Quy trình hoạt động lỗi thời: Các quy trình quản lý theo cách truyền thống tạo nên sự rời rạc, không thống nhất được các phòng ban khiến doanh nghiệp không đạt được tiến độ sản xuất mong muốn. Trên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp muốn thay đổi theo hướng tự động hóa, chuyển đối số nhưng không biết lựa chọn giải pháp nào phù hợp, ngại sự thay đổi và lo lắng ngại đầu tư không đạt kết quả như mong đợi.
• Sử dụng đồng thời nhiều phần mềm rời rạc: Không liên kết giữa các phần mềm độc lập, thiếu khả năng tương tác với hệ thống bên ngoài, điều này đồng nghĩa với việc đội ngũ phải dành rất nhiều thời gian để đối chiếu và tổng hợp dữ liệu, từ đó tạo ra rủi ro sai sót.
• Nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động: Doanh nghiệp trải qua giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng và muốn mở rộng hoạt động lên quy mô lớn hơn, triển khai ERP có thể giúp tối ưu quy trình vận hành, quản lý tài nguyên.

Xem thêm: ERP là gì? Tìm hiểu về Phần mềm quản lý doanh nghiệp

10 lợi ích của phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Triển khai một hệ thống ERP toàn diện và phù hợp với ngân sách có vẻ là một thách thức không thể vượt qua. Tuy nhiên, các giải pháp ERP hiện đại ngày nay đã cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tùy chọn linh hoạt, phù hợp với quy mô và nhu cầu cụ thể của họ. Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán cho những tính năng cần thiết vào thời điểm đó và có thể bổ sung thêm khi quy mô mở rộng.

Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc sử dụng hệ thống ERP để quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giảm chi phí vận hành

Nếu việc triển khai các hệ thống ERP đòi hỏi chi phí và hạ tầng lớn để khởi đầu, thì doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể hoàn toàn chọn lựa giải pháp Cloud ERP với chi phí phải chăng. Thông qua nền tảng này, doanh nghiệp có thể loại bỏ nhu cầu bổ sung phần cứng, nhân sự CNTT, cũng như các chi phí liên quan đến bảo trì và nâng cấp.

Quan trọng hơn, ERP cho phép doanh nghiệp tích hợp các quy trình kinh doanh và tự động hóa nhiều tác vụ thủ công, từ đó dễ dàng nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí vận hành một cách hiệu quả.

Xem thêm:ERP Logistics là gì? Ứng dụng Hệ thống ERP trong Logistics

Tối ưu hóa quy trình

ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa các công việc thủ công và quy trình hàng ngày, nhằm giảm thiểu lỗi và tối ưu hiệu suất hoạt động. Điều này ngay lập tức đồng nghĩa với việc cải thiện độ chính xác của dữ liệu và tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban.

Quản lý dữ liệu tập trung và cải thiện quyền truy cập

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ thường đối mặt với vấn đề dữ liệu phân mảnh, đồng nghĩa với việc phải dành quá nhiều thời gian để tổng hợp thông tin cho các báo cáo. Với khả năng tham gia vào mọi quy trình, hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp tập trung dữ liệu tại một nơi, mở ra cơ hội phân tích, báo cáo hiệu suất, và đưa ra quyết định một cách nhanh chóng.

Nâng cao năng suất của nhân viên

Dù doanh nghiệp ít hay nhiều nhân viên, điều quan trọng là cung cấp giải pháp giúp họ không bị kiệt sức bởi những công việc thủ công mất thời gian, như tổng hợp dữ liệu từ nhiều phần mềm hoặc làm việc với những hệ thống phức tạp.

Hệ thống ERP, với khả năng tự động hóa các quy trình và công việc, cung cấp một môi trường dễ sử dụng, từ đó giúp đội ngũ làm việc một cách hiệu quả và tăng cường năng suất.

Tinh gọn quy trình làm việc

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ chuẩn hóa quy trinh, thông tin được kết nối, phân quyền tới các phòng ban giúp giảm thiểu các công đoạn nhập liệu thủ công và khâu truyền tải thông tin.

Báo cáo và phân tích chính xác

Việc sở hữu một nguồn thông tin chính xác mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp, cho phép họ tận dụng tối đa dữ liệu và từ bỏ việc sử dụng các bảng tính không kiểm soát.

Các hệ thống ERP hiện đại thường tích hợp các chức năng thông minh, giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo ra báo cáo và thực hiện phân tích chi tiết về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh, dự báo, và nhiều khía cạnh khác.

Xem thêm: Dashboard : Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp

Chia sẻ và cộng tác nhanh

Khả năng truy cập dữ liệu từ mọi lúc, mọi nơi thông qua một hệ thống giúp củng cố sự cộng tác trong toàn doanh nghiệp và hỗ trợ đội ngũ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.

Ra quyết định kịp thời, sáng suốt

Một trong những ưu điểm quan trọng của hệ thống ERP là khả năng cung cấp một cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp. Tại mọi thời điểm, bạn có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và dựa trên cơ sở thông tin thay vì dựa vào kinh nghiệm hoặc cảm tính.

Khả năng mở rộng để phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Hệ thống ERP bao gồm nhiều module khác nhau, cho phép triển khai mỗi ứng dụng độc lập hoặc cùng nhau. Doanh nghiệp có khả năng chọn lựa chức năng phù hợp và cần thiết cho thời điểm hiện tại, đồng thời vẫn có khả năng mở rộng trong tương lai khi nhu cầu tăng lên.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Với khả năng thu thập dữ liệu khách hàng tốt hơn cùng những quy trình hợp lý, ERP cho phép doanh nghiệp vừa và nhỏ tập trung vào trải nghiệm của khách hàng và tạo dấu ấn cho thương hiệu.

Xem thêm: TOP 5 Phần mềm ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp hiện nay

10 yếu tố quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp cần phải biết

Lựa chọn phần mềm uy tín và được nhiều người tin dùng

Để triển khai phần mềm ERP hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải tìm hiểu phẩn mềm được nhiều bên có chuyên môn trong lĩnh vực, liên tục cái tiến phát triển phần mềm của mình. Bời vì điều này đồng nghĩa tới việc các tính năng đã được nghiên cứu kỹ lưỡng theo đặc thù của các ngành, lĩnh vực đặc thù riêng giúp các doanh nghiệp có thể tiếp tục kế thừa và phát huy dựa trên sự phát triển của các chức năng của phần mềm.

Có khả năng tự động hóa quy trình một cách hợp lý và phù hợp mô hình doanh nghiệp

Một trong những điều kiện cần thiết cho một hệ thống ERP là khả năng tự động hóa các quy trình. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc tận dụng thời gian để hoạt động nhanh chóng là quan trọng. Hệ thống ERP cần có khả năng hỗ trợ tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày như xử lý đơn hàng, lập hóa đơn và quản lý hàng tồn kho một cách liền mạch.

Tính năng tự động hóa này không chỉ giúp tối ưu hóa các hoạt động mà còn giảm thiểu sai sót thủ công, từ đó giải phóng nhân viên để họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Dữ liệu và báo cáo được cập nhật theo thời gian thực

Một khía cạnh quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là khả năng cung cấp dữ liệu và báo cáo chi tiết theo thời gian thực. Điều này đồng nghĩa với việc hỗ trợ chủ doanh nghiệp và người quản lý có những thông tin cụ thể và kịp thời về doanh số, hàng tồn kho, tài chính và các chỉ số quan trọng khác, giúp họ đưa ra quyết định một cách hiệu quả.

Có khả năng tích hợp

Phần mềm ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là có khả năng tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống của bên thứ ba, chẳng hạn như CRM, nền tảng thương mại điện tử, cổng thanh toán.  Sự tích hợp này hợp lý hóa luồng dữ liệu, loại bỏ các data silo và nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Xem thêm: 15+ Cách khai thác lợi ích tiềm năng của Hệ thống ERP 2024

Có khả năng mở rộng theo nhu cầu

Khả năng mở rộng đảm bảo rằng phần mềm ERP tiếp tục đáp ứng nhu cầu của tổ chức khi nó mở rộng và phát triển mà không gặp sự cản trở. Đối với phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc này đặt ra yêu cầu phải có khả năng đối mặt và xử lý khối lượng giao dịch lớn, số lượng người dùng tăng lên, và đồng thời giữ được độ phức tạp trong các quá trình kinh doanh mà không gặp sự gián đoạn.

Dễ dàng sử dụng, giao diện thân thiện với người dùng

Giao diện người dùng càng đơn giản, quá trình sử dụng của nhân viên sẽ càng trở nên hiệu quả. Phần mềm ERP lý tưởng cần được thiết kế với một giao diện thân thiện, dễ sử dụng ngay cả đối với những người không có kiến thức chuyên sâu về công nghệ. Điều này đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định liệu phần mềm ERP có thực sự mang lại những lợi ích hay không.

Chi phí triển khai hợp lý

Ngân sách đầu tư cho hệ thống ERP không cố định mà phụ thuộc vào quy mô, tính chất ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh. Đối với nhiều doanh nghiệp với quy mô không lớn thì yêu tố chi phí rất quan trọng trong việc cân nhắn lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp. Điều này yêu cầu phần mềm phải cung cấp những tính năng cần thiết với chi phí hợp lý, cho phép doanh nghiệp được hưởng lợi từ ERP mà không tốn quá nhiều chi phí.

Xem thêm: Chi phí triển khai Hệ thống ERP cho doanh nghiệp 2024

Khả năng tùy chỉnh