Hệ thống ERP chuyên biệt cho doanh nghiệp sản xuất và phân phối thiết bị y tế – quản lý số lô, serial, hạn dùng, truy xuất nguồn gốc và tuân thủ pháp lý đầy đủ.
Ngành thiết bị y tế tại Việt Nam đang tăng trưởng mạnh nhờ nhu cầu chăm sóc sức khỏe gia tăng, mở rộng hệ thống bệnh viện – phòng khám và làn sóng đầu tư vào công nghệ y sinh. Thị trường thiết bị y tế Việt Nam dự kiến đạt hơn 3 tỷ USD vào năm 2027, với tốc độ tăng trưởng hàng năm trên 15%.
Tuy nhiên, phía sau đà tăng trưởng là những thách thức quản trị phức tạp: danh mục hàng hóa đa dạng với hàng nghìn mã SKU, vòng đời sản phẩm ngắn, yêu cầu truy xuất nguồn gốc nghiêm ngặt, quản lý số lô – serial – hạn dùng, kiểm soát tồn kho chính xác, và tuân thủ quy định pháp lý y tế – kế toán – thuế. Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành rời rạc bằng Excel, dẫn đến dữ liệu phân mảnh, sai sót cao và chi phí vận hành lớn.
Ngành thiết bị y tế có đặc thù rất khác so với thương mại thông thường – đòi hỏi hệ thống quản trị được thiết kế riêng, không phải phần mềm quản lý chung.
Hàng nghìn mã SKU, mỗi mã gắn với số lô, serial, hạn dùng, giấy phép lưu hành riêng biệt. Quản lý thủ công dẫn đến sai sót và rủi ro tuân thủ nghiêm trọng.
Tồn kho dư thừa hoặc quá hạn gây tổn thất lớn về tài chính và pháp lý. Thiếu cảnh báo tự động khiến hàng cận hạn không được xuất ưu tiên theo FIFO.
Ngành y tế đòi hỏi truy xuất đầy đủ từ nhà cung cấp → kho → khách hàng → bảo hành. Thiếu lưu vết chứng từ, lô hàng sẽ không đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm toán.
Kho thiết bị y tế thường có nhiều kho, nhiều vị trí lưu trữ; hàng hóa giá trị cao, dễ thất thoát. Không có hệ thống tích hợp dẫn đến kiểm kê mất nhiều công sức và hay sai lệch.
Phần mềm kế toán, kho và bán hàng tách biệt dẫn đến nhập liệu trùng lặp, dữ liệu không nhất quán giữa phòng ban và khó tổng hợp báo cáo quản trị.
Ngành y tế chịu quản lý nghiêm ngặt của Bộ Y tế, Bộ Tài chính. Không sẵn sàng dữ liệu khi thanh tra, kiểm toán gây rủi ro pháp lý và tổn hại uy tín doanh nghiệp.
Bộ phần mềm được thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp sản xuất và phân phối thiết bị y tế tại Việt Nam, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ chuyên ngành.
Chuẩn hóa danh mục hàng nghìn mã thiết bị y tế, theo dõi chi tiết số lô, số serial và hạn sử dụng theo từng giao dịch nhập – xuất.
Kiểm soát tồn kho chính xác đến từng vị trí kệ hàng, cảnh báo hàng cận hạn và hỗ trợ kiểm kê nhanh bằng mã vạch/QR Code.
Lưu vết đầy đủ hành trình thiết bị từ nhà cung cấp đến tay khách hàng và quá trình bảo hành – đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm toán bất kỳ lúc nào.
Quy trình liền mạch từ báo giá đến xuất kho và thanh toán, theo dõi công nợ bệnh viện và đại lý theo từng hợp đồng riêng biệt.
Kiểm soát toàn bộ quá trình thu mua thiết bị trong nước và nhập khẩu, quản lý hợp đồng ngoại thương và phân bổ chi phí nhập khẩu chính xác.
Hệ thống đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ Y tế, Bộ Tài chính và sẵn sàng cung cấp dữ liệu cho cơ quan chức năng bất cứ lúc nào.
Không nhập liệu trùng lặp – dữ liệu từ mua hàng, bán hàng, kho tự động phản ánh vào sổ kế toán theo thời gian thực.
Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, tính lương và các chế độ BHXH đầy đủ theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.
Cung cấp bức tranh toàn cảnh hoạt động doanh nghiệp theo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định kinh doanh nhanh và chính xác.
Khi lựa chọn ERP cho ngành thiết bị y tế, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng 6 tiêu chí quan trọng sau để đảm bảo đầu tư đúng và hiệu quả lâu dài.
ERP phải đáp ứng đúng nghiệp vụ ngành: quản lý Lot/Serial/Expiry, FIFO, truy xuất nguồn gốc từ nhà cung cấp đến bảo hành, theo dõi giấy phép lưu hành và chứng từ nhập khẩu. Nếu ERP không làm tốt các nghiệp vụ này, doanh nghiệp sẽ phải xử lý thủ công bên ngoài, làm mất ý nghĩa của ERP.
Hệ thống ERP phải quản lý đa kho – đa vị trí – đa đơn vị tính; cảnh báo tồn kho tối thiểu, tối đa, hàng cận hạn; hỗ trợ kiểm kê nhanh bằng mã vạch/QR Code; và cung cấp báo cáo tồn kho theo lô, hạn dùng, dự án, khách hàng chính xác.
Dữ liệu phải xuyên suốt, không nhập liệu trùng lặp. Quy trình liền mạch: Báo giá → Hợp đồng → Đơn hàng → Xuất kho → Hóa đơn → Công nợ. Hạch toán tự động giá vốn, doanh thu, thuế; theo dõi công nợ bệnh viện, đại lý theo từng hợp đồng.
Ngành thiết bị y tế chịu quản lý nghiêm ngặt từ Bộ Y tế và Bộ Tài chính. ERP cần lưu trữ đầy đủ chứng từ và nhật ký giao dịch, cho phép tra cứu nhanh khi thanh tra, kiểm toán, tuân thủ kế toán – thuế – hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
ERP phải linh hoạt, không bị "đóng khung" theo mô hình cố định. Dễ dàng mở rộng khi tăng quy mô chi nhánh, kho hàng, danh mục sản phẩm. Đồng hành cùng sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp mà không cần thay đổi hệ thống.
Thực tế cho thấy, yếu tố con người chiếm tới 70% sự thành công của dự án ERP. Đội ngũ triển khai phải am hiểu nghiệp vụ thiết bị y tế, tư vấn thiết kế quy trình phù hợp và đồng hành sau go-live để tối ưu hệ thống theo sự phát triển của doanh nghiệp.
Omega cung cấp bộ phần mềm ERP tích hợp đầy đủ, được cấu hình riêng cho đặc thù doanh nghiệp thiết bị y tế. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các phân hệ cốt lõi và mở rộng dần theo nhu cầu tăng trưởng.
Phần mềm ERP đóng vai trò là nền tảng quản trị trung tâm, kết nối liền mạch các phòng ban trên cùng một hệ thống dữ liệu thống nhất, giúp tăng cường phối hợp nội bộ và loại bỏ tình trạng thông tin rời rạc.
Theo dõi từ lúc nhập kho đến khi đến tay khách hàng và trong suốt quá trình bảo hành – đảm bảo chất lượng tại mọi điểm tiếp xúc.
Chỉ cần nhập số serial hoặc số lô, hệ thống tức thì hiển thị toàn bộ hành trình của thiết bị – đáp ứng ngay yêu cầu thanh tra hoặc khiếu nại khách hàng.
Lãnh đạo biết chính xác từng mặt hàng đang ở kho nào, vị trí nào, số lượng bao nhiêu và hạn dùng khi nào – không còn tình trạng mù thông tin.
Tối ưu lượng tồn kho, giảm hàng quá hạn, tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng và kế toán – cắt giảm chi phí vận hành đáng kể.
Hệ thống kế toán tích hợp hoàn toàn, tuân thủ chuẩn VAS, sẵn sàng cung cấp dữ liệu đầy đủ cho cơ quan thuế, kiểm toán viên và cổ đông bất cứ lúc nào.
OMEGA.ERP – GIẢI PHÁP THIẾT BỊ Y TẾ
Với 16+ năm kinh nghiệm và đội ngũ am hiểu nghiệp vụ ngành y tế, Omega sẵn sàng tư vấn giải pháp ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn – hoàn toàn miễn phí.
