Hiện nay hệ thống ERP là đang là giải pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều hiểu cách tận dụng đầy đủ các tính năng và lợi ích mà hệ thống ERP mang lại. Thông qua bài viết dưới đây, OMEGA.ERP sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn đơn giản hơn về cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

Xem thêm: Tổng quan hệ thống phần mềm ERP quản trị doanh nghiệp 2024

Phần mềm ERP là gì?

Trong thời đại Công nghệ 4.0 thì xu hướng chuyển đổi số của doanh nghiệp đã trở nên ngày càng phổ biến với nhiều công cụ và bộ giải pháp phần mềm hỗ trợ nhà quản trị. Doanh nghiệp muốn có được sự phát triển toàn diện thì không thể tránh khỏi sự đổi mới từ việc đổi tư duy làm việc bằng cách triển khai phần mềm quản lý để tự động hóa các quy trình kinh doanh.

Chính vì thế nên ERP đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tinh dùng. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning hay còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cụ thể:

  • E – Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp áp dụng ERP để liên kết và đồng bộ hoạt động giữa các bộ phận, đồng thời giúp cập nhật thông tin theo thời gian thực. Phần mềm này mang lại tính tự động cho các hoạt động kinh doanh và giảm thiểu lỗi trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
  • R – Resource (Nguồn lực): Nguồn lực bao gồm các tài nguyên liên quan đến doanh nghiệp như nhân lực, tài sản, máy móc/thiết bị,… Trong đó, nhân sự được coi là một nguồn lực tối quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc áp dụng giải pháp ERP trong doanh nghiệp nhằm quản lý toàn bộ các nguồn lực này, với tập trung đặc biệt vào quản lý nhân sự.
  • P – Planning (Hoạch định): Hoạch định nguồn lực hỗ trợ trong việc lên kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Quá trình hoạch định không chỉ tạo ra hướng đi chiến lược mà còn giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời cho hoạt động doanh nghiệp

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?

Phần mềm ERP là một hệ thống được tích hợp toàn diện các module chức năng cần có trong doanh nghiệp từ quản lý nhân sự đến việc tự động hóa quá trình sản xuất, thu thập và phân tích dữ liệu, cũng như kết nối nhiều ứng dụng hay module chức năng khác nhau của từng phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này giúp tự động hóa các hoạt động liên quan giúp giảm tối đa chi phí, đạt tiến độ sản xuất,  tránh lãng phí tài nguyên và tối ưu hóa các nhiệm vụ quản lý.

Hệ thống ERP phù hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổng hợp và lưu trữ dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau như quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, tài chính và kế toán,… mang lại sự thống nhất và hiệu quả trong quản lý toàn diện của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Trước đây, các doanh nghiệp thường thực hiện quản lý thông hoặc chỉ quản lý đơn giản thông qua Excel. Sau khi có ERP, giải pháp này đã thay thế hoàn toàn quy trình xử lý công việc giúp nhà quản lý thực hiện quản trị một cách nhanh chóng và hoàn toàn tự động:

Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu

Việc thực hiện nhập liệu thủ công bằng Excel đã quá lỗi thời và mất nhiều thời gian. Khi ứng dụng ERP, hệ thống sẽ tự động nhập liệu và đồng bộ dữ liệu cho tất cả các phòng ban. Việc này giảm thiểu tối đa vấn đề nhập liệu sai sót và thống nhất quy trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp

Xác định rõ mục tiêu kinh doanh và năng cao hiệu suất làm việc

Để triển khai hệ thống phân hệ của ERP, hoạt động kinh doanh phải được lập kế hoạch kĩ lưỡng và thiết đầy phân công nhân sự một cách rõ ràng. Điều này sẽ giúp tạo ra quy trình làm việc liền mạch và tránh gặp phải tình trạng rối rắm.

Việc chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong hệ thống ERP không chỉ giúp xác định rõ ràng quy trình mà còn đảm bảo kế hoạch sản xuất diễn ra theo đúng quy trình. Nếu thiếu công đoạn này thì sẽ gây nên nguy cơ tính toán sai lệch gây cản trở cho kế hoạch sản xuất, dẫn đến việc không tận dụng hết công suất của máy móc và nhân công.

Nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp

Chức năng kế toán của giải pháp ERP giúp công ty giảm thiểu sự nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong quá trình hạch toán thủ công. Ngoài việc thiết lập báo báo chức từ, module này thường đi kèm với chức năng phân tích tài chính hỗ trợ ban điều hành nắm tình hình kinh doanh và hỗ trợ đưa ra các quyết định cho hoạt động lâu dài của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, hiện nay nhiều nhà cung cấp đã có thể thực hiện lập báo cáo tuân thủ theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam, ví dụ như là phần mềm kế toán chuyên nghiệp của OMEGA.ERP

Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng

Nền tảng ERP cho phép bộ phận chăm sóc khách hàng và đội ngũ bán hàng dễ dàng truy xuất toàn bộ thông tin và tư liệu liên quan đến khách hàng đã được lưu trữ trước đó. Điều này đồng nghĩa với việc cải thiện đáng kể quy trình hoạt động của các phòng ban, đóng góp quan trọng vào việc chăm sóc và hỗ trợ khách hàng,cũng như theo dõi mạch lạc của họ trong hành trình trải nghiệm tại doanh nghiệp.