ERP được xem là một công cụ giải pháp quản trị mạnh mẽ, mang lại sự hiệu quả và tăng cường năng suất, đồng thời đóng góp quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để triển khai mô hình này thì vấn đề về chi phí trở thành một thách thức lớn đối với nhiều nhà quản lý.
Đối diện với câu hỏi về chi phí triển khai hệ thống ERP, không dễ để xác định mức giá chính xác và hợp lý. Quá trình triển khai ERP thường đi kèm với nhiều chi phí, bao gồm cả chi phí phần mềm, phần cứng, và cả chi phí đào tạo nhân viên. Việc tính toán ngân sách một cách cân nhắc và chi tiết là cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp đầu tư một cách có hiệu quả và mang lại giá trị lâu dài từ giải pháp ERP.
Bài viết liên quan:
ERP là gì? Tìm hiểu về Phần mềm quản lý doanh nghiệp
Ngành nào phù hợp cho việc triển khai Hệ thống ERP 2024?
6 Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai hệ thống ERP
ERP có giá trị cao vì nó bao gồm nhiều công cụ kinh doanh, làm cho nó vô cùng có giá trị đối với doanh nghiệp ở mọi kích thước trong mọi ngành công nghiệp. Các module bao gồm mọi thứ từ tài chính cơ bản đến phòng nhân sự (HR) và quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) phòng kế toán, phòng sản xuất, …. Dưới đây là 5 yếu tố chủ chốt quyết định đến chi phí tổng cộng của việc triển khai ERP trong môi trường doanh nghiệp.
Xem thêm:Tổng quan về ERP và CRM : Giải pháp quản lý cho doanh nghiệp
1. Số lượng người dùng
Giá của phần mềm ERP thường được đánh giá dựa trên số lượng người dùng (user). Tương tự, yếu tố này cũng làm ảnh hưởng đến chi phí của việc viết phần mềm ERP theo yêu cầu. Đối với mỗi người dùng được thêm vào, nhà cung cấp phải tính đến nhiều yếu tố liên quan để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động mạnh mẽ và có khả năng tương tác hiệu quả giữa các nghiệp vụ và phòng ban trong doanh nghiệp.
Do đó, việc xác định số lượng người dùng cụ thể là quan trọng để đánh giá chi phí một cách chính xác nhất cho doanh nghiệp
Theo Cơ quan Thống kê Dân số và Uỷ ban Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ (SBA), yếu tố dựa cả vào tổng số nhân viên và doanh thu hàng năm của doanh nghiệp. Một trong những yếu tố đầu tiên cần xem xét là có bao nhiêu người dùng sẽ truy cập vào hệ thống ERP.
Hơn nữa, chi phí triển khai ERP sử dụng tính phí cho mỗi người dùng hoạt động ngoài gói đăng ký cơ bản. Những nhà cung cấp ERP khác tính phí dựa trên tổng số nhân viên, phân chia các kế hoạch thanh toán dựa trên quy mô doanh nghiệp.
2. Chi phí triển khai hệ thống
Đó chính là phần chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc triển khai ERP. Quá trình triển khai bao gồm nhiều hoạt động như tư vấn giải pháp, đề xuất/tối ưu hóa quy trình, thiết lập hệ thống, đào tạo người dùng và vận hành hệ thống.
Về phần hệ thống, chi phí sẽ tăng lên tương ứng với số lượng tính năng và độ phức tạp của các module. Do đó, doanh nghiệp cần dựa vào nhu cầu sử dụng thực tế của các bộ phận để lựa chọn các module phù hợp.
Hơn nữa, quá trình triển khai ERP thường mất rất nhiều thời gian. Việc muốn đẩy nhanh quá trình này cũng sẽ kéo theo việc tăng chi phí. Để giảm áp lực về chi phí, đội ngũ lãnh đạo có thể đề xuất phương án kéo dài thời gian triển khai, tập trung vào triển khai các phần hệ quan trọng trước và áp dụng từng bước một.
3. Chi phí bản quyền
Phí bản quyền, hay còn được biết đến như phí cấp phép sử dụng phần mềm ERP, đề cập đến chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán để sử dụng phần mềm ERP. Giấy phép này có thể áp dụng cho một số người dùng cụ thể, một đơn vị hoặc toàn bộ doanh nghiệp, và nó có thể được cấp dùng tạm thời hoặc vĩnh viễn tùy thuộc vào loại hình ERP mà doanh nghiệp lựa chọn triển khai.
4. Chi phí tích hợp phần mềm thuộc bên thứ ba
Điều này dễ hình dung nếu các doanh nghiệp đang tận dụng các ứng dụng chuyên biệt như Giao hàng tiếp kiệm (GHTK), Grab để thực hiện dịch vụ vận chuyển hoặc hoạt động kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki. Trong trường hợp này, tích hợp với hệ thống ERP trở thành bước cần thiết, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kinh doanh và tạo ra báo cáo tổng hợp trên một nền tảng duy nhất.
Do đó, chi phí này là cần thiết nếu bạn muốn tận dụng ERP một cách hiệu quả nhất. Một ưu điểm khác của các ERP mã nguồn mở là khả năng tích hợp không giới hạn. Không giống như nhiều hệ thống và phần mềm quản lý doanh nghiệp khác, ERP mã nguồn mở cho phép tích hợp với mọi loại phần mềm thuộc bên thứ ba.
Điều này không chỉ mang lại sự linh hoạt mà còn giúp giảm chi phí, vì chi phí tích hợp không chỉ là việc tùy chỉnh hệ thống phần mềm, mà còn là chi phí để đội ngũ phát triển nghiên cứu và thêm các tính năng hỗ trợ, đảm bảo kết nối mượt mà giữa các phần mềm và nền tảng khác nhau.
Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024
5. Chi phí tích bảo trì và nâng cấp phần mềm
Sau khi kết thúc giai đoạn triển khai và bảo hành phần mềm ERP, doanh nghiệp nên xem xét đến các chi phí hỗ trợ. Thường thì, doanh nghiệp có thể nhầm lẫn giữa trách nhiệm “hỗ trợ” của nhà cung cấp giải pháp, bao gồm cả việc đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà và sửa chữa các quy trình, tích hợp thêm các ứng dụng cần thiết. Tuy nhiên, thực tế là bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khái niệm cần được phân biệt rõ ràng.
Chi phí bảo trì phần mềm ERP
Chi phí bảo trì bao gồm toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến công việc duy tu, bảo trì hệ thống, và sửa lỗi phát sinh cho phần mềm ERP.
- Bảo trì cho sản phẩm: Chi phí này thường được tính vào giá bản quyền phần mềm và được xác định trước.
- Bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp): Trong quá trình sử dụng hệ thống, không thể tránh khỏi việc xuất hiện lỗi. Việc sửa lỗi có thể tính phí tùy thuộc vào chính sách của nhà cung cấp.
Chi phí nâng cấp phần mềm ERP
Chi phí nâng cấp sẽ liên quan đến các yêu cầu phát sinh từ doanh nghiệp hoặc nhu cầu cập nhật lên phiên bản mới. Tương tự như chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp cũng được chia thành hai phần:
- Nâng cấp phần mềm (bao gồm thêm chức năng, tiện ích, nâng cấp phiên bản,…).
- Phát sinh trong quá trình triển khai (bao gồm sự thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới,…).
Phần nâng cấp bao gồm việc triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới. Thường xuyên, vấn đề này xuất hiện khi công ty phần mềm ERP và đơn vị triển khai hoạt động độc lập. Do đó, khi doanh nghiệp có yêu cầu mới, cần phải xác định rõ đối tượng nào sẽ chịu trách nhiệm xử lý.
6. Chi phí đào tạo
Với việc ERP tích hợp nhiều chức năng phức tạp, việc đào tạo nhân viên là bước quan trọng để họ có thể hiểu và vận hành sản phẩm một cách hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét mức chi phí này khi lập kế hoạch ngân sách cho triển khai ERP.
Xem thêm:
7 Bước để chuẩn bị triển khai dự án ERP thành công
10+ Yếu tố quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Giá của phần mềm và chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu?
1. Chi phí triển khai dựa trên quy mô của doanh nghiệp
Một báo cáo từ SAP đã chỉ ra rằng, một tổ chức lớn thường mất khoảng 3 năm để thấy rõ hiệu quả của hệ thống ERP, trong khi đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, thời gian này có thể từ 8 tháng đến 1,5 năm.
Vì vậy, trước khi triển khai ERP, các nhà lãnh đạo nên xác định rõ quy mô của doanh nghiệp để có ước tính chi phí hợp lý. Thông thường, mức đầu tư cho hệ thống ERP chiếm khoảng 1-2% tổng doanh thu được coi là hợp lý.
