Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phức tạp và thị trường ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp cần phải tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả vận hành, và nắm bắt thời cơ để đảm bảo sự thành công. Đó là lý do tại sao khái niệm ERP là gì và phần mềm ERP giúp được gì cho doanh nghiệp là điều nhà quản lý nào cũng nên nắm bắt.
Trong bài viết này, hãy cùng OMEGA.ERP khám phá để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của ERP và tại sao nó có thể là một yếu tố quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?
Mục lục
- 1 Hệ thống ERP là gì? Thế nào là phần mềm ERP?
- 2 Những phân hệ chức năng có trong phần mềm ERP
- 3 6 Lý do tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP
- 4 Quy trình Tư vấn Triển khai ERP đạt hiệu quả cho doanh nghiệp
- 5 7 Yếu tố để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp
- 5.1 1. Năng lực của nhà cung cấp
- 5.2 2. Các chức năng hệ thống phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp
- 5.3 3. Tìm hiểu về mức độ đánh giá của khách hàng đã sử dụng hệ thống
- 5.4 4. Khả năng điều chỉnh và mở rộng
- 5.5 5. Phù hợp với quy định kế toán Việt Nam
- 5.6 6. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- 5.7 7. Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp
- 6 OMEGA.ERP – Hệ thống ERP giúp quản trị tổng thể doanh nghiệp
Hệ thống ERP là gì? Thế nào là phần mềm ERP?
ERP (viết tắt của “Enterprise Resource Planning”) là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng trong doanh nghiệp để quản lý và tối ưu hóa tất cả các hoạt động kinh doanh. Giải pháp ERP giúp tổ chức tự động hóa các quy trình làm việc từ nhiều phòng ban khác nhau. Đây là một phần quan trọng của hệ thống thông tin doanh nghiệp, giúp tổng hợp thông tin từ tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp và chia sẻ nó trong toàn bộ tổ chức.
Phần mềm ERP thường bao gồm nhiều module hoạt động khác nhau như quản lý sản xuất, tồn kho, kế toán-tài chính, nhân sự, tiền lương, vận chuyển, thông tin dữ liệu dùng chung… Các module được vận hành một cách đồng độ với nhau cũng như chia sẻ thông tin dữ liệu nhằm cải thiện toàn bộ quá trình quản trị kinh doanh của tổ chức.
Điều này giúp tổ chức tối ưu hóa hoạt động của họ, giảm thiểu sai sót, tăng cường quản lý tài nguyên, và cung cấp thông tin quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực. Phần mềm thường được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và có thể triển khai dưới dạng gói phần mềm hoặc dự án tùy chỉnh.
Xem thêm: 10 Xu hướng phát triển phần mềm ERP 2025 doanh nghiệp cần nắm bắt
Những phân hệ chức năng có trong phần mềm ERP
Hệ thống ERP tích hợp nhiều module quan trọng, và việc lựa chọn cụ thể các module phụ thuộc vào đặc thù và nhu cầu quản trị của từng doanh nghiệp. Dưới đây là những phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần hiểu rõ trước khi bắt đầu đưa ra yêu cầu triển khai hệ thống:
- Phân hệ Tài chính – Kế toán – Thuế
- Phân hệ Quản lý Mua hàng – Bán hàng
- Phân hệ Quản trị – Điều hành
- Phân hệ Quản lý Sản xuất
- Phân hệ Marketing – Bán hàng
- Phân hệ Quản lý Nhân sự
- Phân hệ Quản lý Thông tin khách hàng
- Phân hệ Quản lý Kho
- Phân hệ Quản lý Dự án
- Phân hệ Quản lý Rủi ro
Ngoài các thành phần của ERP chính vừa kể trên, phần mềm ERP còn có thể có một số các thành tố khác phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Xem thêm: Các phân hệ trong ERP: 9+ module cho doanh nghiệp 2024
6 Lý do tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP
Mục tiêu chính của phần mềm ERP là cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa quản lý tài nguyên trong doanh nghiệp. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi của thị trường và kỷ nguyên phát triển số hóa hiện nay. Cụ thể là:
1. Tích hợp quy trình kinh doanh toàn diện
Phần mềm quản trị doanh nghiệp cho phép tích hợp và tối ưu hóa tất cả các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp sử dụng ERP, tất cả các module chức năng được thực hiện một cách tự động hóa và tích hợp vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát cũng như nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác, tăng cường hiệu suất làm việc mạnh mẽ.
Xem thêm: Cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 2024
Ngoài những module quản lý trên, phần mềm OMEGA.ERP còn tích hợp thêm hệ thống OMEGA.DASHBOARD (Phân tích tài chính doanh nghiệp) và OMEGA.MOBILE APPS. Chúng giúp nhà quản lý và ban điều hành có được cái nhìn tổng thế về tình hình tài chính của doanh nghiệp, ra quyết định nhanh chóng cũng như dễ dàng hoạch định chiến lược lâu dài của tổ chức với những dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực.
Xem thêm:
Dashboard : Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp
Giải pháp chuyển đổi số Mobile App cho doanh nghiệp 2025
2. Tối ưu hóa tài nguyên cho doanh nghiệp
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp quản lý tài nguyên cho doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu suất như:
- Nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho: tự động cập nhật và theo dõi số lượng tồn kho, từ việc nhập kho đến xuất kho. Điều này giúp tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
- Tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài chính bằng cách tự động hóa quy trình như lập hóa đơn, thanh toán, theo dõi các khoản nợ và công nợ.
- Tích hợp các tính năng quản lý nhân sự, từ quản lý thông tin nhân viên đến tính lương và quản lý thời gian làm việc. Điều này giúp tối ưu hóa tài nguyên nhân sự và tăng hiệu suất làm việc.
Xem thêm: 15+ Cách khai thác lợi ích tiềm năng của Hệ thống ERP 2024
3. Hạn chế sai sót dữ liệu
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn xử lý công việc một cách thủ công nên thường gặp phải khó khăn do sự nhầm lẫn trong việc xử lý dữ liệu khi chúng đi qua các phòng ban khác nhau. Các sai sót như vậy không chỉ ảnh hưởng đến tiến trình làm việc của toàn bộ quy trình mà còn gây tổn hại cho uy tín của doanh nghiệp, giảm bớt tính minh bạch và gây ra sự mất mát về đoàn kết nội bộ của nhân viên.
Giải pháp ERP đã giải quyết vấn đề này bằng cách chỉ yêu cầu nhập dữ liệu một lần duy nhất bởi người dùng đầu tiên, sau đó dữ liệu được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Mọi nhân viên khác trong doanh nghiệp có thể truy vấn vào dữ liệu này và làm việc một cách đồng bộ với nhau
Xem thêm: Quản lý kho bằng Excel đã lỗi thời? Giải pháp quản lý kho.
4. Có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác
Ngoài những chức năng sẵn có thì một số phần mềm ERP hiện nay còn có thể tích hợp với các hệ thống khác để phù hợp với từng loại hình kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp. Điều này hỗ trợ cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp như: công nghệ quản trị mạng, công nghệ quản lý thông tin,..
Trong tương lai, dự kiến sẽ có những xu hướng tích hợp phần mềm ERP mới và tiến bộ hơn để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp như: tích hợp cổng thanh toán điện tử ngay trên phần mềm, tích hợp hệ thống thông minh (AI), tích hợp Blockchain, hệ thống liên kết IoT, thiết bị di động.
Xem thêm: Tích hợp Phần mềm ERP với các Hệ thống quản lý trong 2024
5. Thiết lập mục tiêu và kiểm soát quá trình làm việc của đội ngũ nhân sự
Hệ thống còn có thể hỗ trợ thiết lập mục tiêu, nhu cầu dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp bằng việc áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ thông qua việc tổ chức một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp theo một cách cố định. Chức năng Audit Track của phần mềm ERP cho phép người dùng nhanh chóng xác định nguồn gốc của các bút toán cần kiểm tra cũng như các nhân viên liên quan đến chúng.
Quá trình giám sát hoạt động của từng nhân viên được tối ưu hóa. Quản lý chỉ cần truy cập vào giao diện hợp nhất của ERP từ một vị trí duy nhất để theo dõi tất cả kết quả công việc của nhân viên. Điều này bao gồm cả những thông tin nhỏ như việc bán hàng và doanh thu được tạo ra trong buổi sáng.
Ngoài ra, một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhiệm vụ phù hợp với năng lực của từng nhân viên, giúp quản lý tiết kiệm thời gian trong quá trình này.
6. Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng
Nền tảng ERP cho phép bộ phận chăm sóc khách hàng và đội ngũ bán hàng dễ dàng truy xuất toàn bộ thông tin và tư liệu liên quan đến khách hàng đã được lưu trữ trước đó. Điều này đồng nghĩa với việc cải thiện đáng kể quy trình hoạt động của các phòng ban, đóng góp quan trọng vào việc chăm sóc và hỗ trợ khách hàng, cũng như theo dõi mạch lạc hành trình trải nghiệm của họ tại doanh nghiệp.
Xem thêm: Ngành nào phù hợp cho việc triển khai Hệ thống ERP 2024?
Quy trình Tư vấn Triển khai ERP đạt hiệu quả cho doanh nghiệp
Tại Omega, quy trình triển khai hệ thống ERP sẽ được thực hiện tuần tự từ khảo sát, nghiên cứu các tình trạng của doanh nghiệp tới các bước phân tích thiết kế, kiểm thử sản phẩm, triển khai, đào tạo và cuối cùng là quy trình nghiệm thu. Doanh nghiệp có thể tương tác trực tiếp với đội ngũ triển khai trong suốt quá trình thực hiện dự án. Quy trình tư vấn triển khai phần mềm ERP thực hiện theo 7 bước:
Bước 1: Chuẩn bị dự án
Bổ nhiệm nhân lực: Sau khi hợp đồng cung cấp phần mềm được ký kết, ban dự án hai bên tiến hành bổ nhiệm nhân sự tham gia dự án, gồm có trưởng dự án và các thànhviên. Trưởng dự án hai bên được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự, kỹ thuật, chuyên môn,… của dự án. Trưởng dự án hai bên chịu trách nhiệm báo cáo tiến độ công việc cho Ban Giám Đốc mỗi bên và chất lượng thực hiện triển khai hệ thống.
Kế hoạch tổng quan: Ban dự án cùng đội ngũ tư vấn của Omega sẽ lập kế hoạch triển khai, mô tả tổng quan tiến trình các bước thực hiện triển khai hệ thống ERP.
Bước 2: Khảo sát hệ thống
Khảo sát phần cứng: Khảo sát hệ thống máy tính, mạng nội bộ, đường truyền,…
Khảo sát nghiệp vụ: Chuyên viên tư vấn cùng Ban dự án phối hợp làm rõ các vấn đề về hệ thống mã (mã khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng,..), các quy trình (mua hàng, bán hàng,..), tổ chức hạch toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, định dạng và chỉ tiêu báo cáo, các tài liệu về chuẩn mực kế toán đang áp dụng ở khách hàng.
Cài đặt và cấp bản quyền phần mềm một số máy tính để chạy thử nghiệm
Bước 3: Thiết lập giải pháp
Trên cơ sở dữ liệu nắm bắt ở bước khảo sát, ban dự án hai bên tiến hành họp bàn để thông qua các giải pháp về đặt mã, quy trình nghiệp vụ, luân chuyển dữ liệu, nguyên tắc, biểu mẫu báo cáo, chứng từ,… Và tất cả được đội ngũ của Omega soạn thảo thành một cuốn tài liệu giải pháp ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý tại doanh nghiệp khách hàng.
Bước 4: Chỉnh sửa phần mềm
Căn cứ vào bước 2, 3 và đối chiếu với chức năng nghiệp vụ của phần mềm hiện có, ban dự án cần liệt kê các tính năng nghiệp vụ, tiện ích và báo cáo cần bổ sung và đề xuất chỉnh sửa phần mềm. Đội ngũ tư vấn triển khai sẽ tổ chức cuộc họp nội bộ với phòng phần mềm để giải thích rõ về giải pháp, tại sao phải chỉnh sửa và mục đích của nó. Sau đó, phòng phát triển phần mềm tiến hành xây dựng và chỉnh sửa theo yêu cầu.
Bước 5: Đào tạo hướng dẫn chi tiết
Đội ngũ tư vấn viên tiến hành đào tạo tập trung (phòng họp) cho các nhân sự của khách hàng. Thực hiện liên tục cho các Module ứng với các phòng ban nhân sự của khách hàng. Khách hàng cần chuẩn bị số liệu thật, laptop cài đặt để thực hành. Phòng họp có đầy đủ máy chiếu, bảng để phục vụ cho việc đào tạo.
Khách hàng cung cấp cho Omega các danh mục mặt hàng, khách hàng, tài sản cố định, nhân viên, loại chứng từ,… để hai bên cùng làm việc với nhau nhằm đưa số liệu danh mục vào hệ thống. Khách hàng cung cấp danh sách số dư tồn kho, công nợ, số dư tài khoản, số dư đơn hàng mua và đơn hàng bán để cùng tiến hành đưa số dư vào hệ thống phần mềm.
Bước 6: Triển khai thực tế
Các chuyên viên tư vấn triển khai tiến hành đến từng vị trí khách hàng để triển khai, hướng dẫn vận hành và chạy số liệu thật. Khách hàng chuẩn bị số liệu thật để nhập vào phần mềm. Các quy trình tác nghiệp tiêu biểu được lựa chọn để đưa vào thử nghiệm trong chương trình. Các bút toán sẽ được lần lượt nhập vào và được kiểm tra về tính chính xác.
Trong thời gian này, đội ngũ tư vấn triển khai liên tụ bám sát khách hàng để hỗ trợ kiểm tra tính chính xác của số liệu, giải thích và đào tào thêm (nếu có).
Bước 6: Nghiệm thu và Chuyển giao phần mềm
Sau khi việc chạy thử các bước quy trình tư vấn triển khai đã đạt kết quả tốt, hai bên tiến hành nghiệm thu.
Biên bản bàn giao gồm: Biên bản nghiệm thu, cấp bản quyền phần mềm và các tài liệu mô tả tính đặc thù của hệ thống.
Xem thêm: 7 Bước quy trình tư vấn triển khai ERP thành công cho Doanh nghiệp
7 Yếu tố để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp
Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp là một quá trình quan trọng và phức tạp, vậy nên doanh nghiệp cần phải thực hiện một cách tỉ mỉ. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng để giúp bạn lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp:
1. Năng lực của nhà cung cấp
Chọn một đối tác có uy tín và giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP là yếu tố quan trọng bởi vì họ có khả năng cung cấp, tư vấn hữu ích và thích hợp với tích chất doanh nghiệp của bạn, thay vì chỉ giới thiệu thông số kỹ thuật của phần mềm thông thường.
2. Các chức năng hệ thống phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp
Giải pháp ERP có phù hợp hay không là yếu tố cực kì quan trọng, nhà quản lý cần phải xem xét kỹ lưỡng tất cả các khía cạnh. Hệ thống cần được định hình với các tính năng đáp ứng đúng những yêu cầu cụ thể và tình hình làm việc thực tế của doanh nghiệp.
Xem thêm: 15+ Cách khai thác lợi ích tiềm năng của Hệ thống ERP 2024
3. Tìm hiểu về mức độ đánh giá của khách hàng đã sử dụng hệ thống
Việc tham hảo ý kiến từ những khách hàng đã trải nghiệm phần mềm là một phương pháp hết sức hiệu quả để đánh giá khả năng của nhà cung cấp giải pháp ERP. Những đánh giá từ những người dùng này không chỉ mang lại thông tin quý về nhà cung cấp mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ và chân thực về trải nghiệm thực tế.
4. Khả năng điều chỉnh và mở rộng
Khi doanh nghiệp có nhu cầu, phần mềm có thể sẵn sàng tích hợp thông tin từ các phần mềm khác hoặc điều chỉnh mở rộng để đáp ứng được từng nhu cầu chức năng của mỗi doanh nghiệp hay không? Đây là một câu hỏi quan trọng cần được giải đáp khi doanh nghiệp lựa chọn hệ thống phần mềm ERP. Điều này có ý nghĩa quan trọng với mức độ phù hợp của phần mềm với doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, và khả năng thích ứng của phần mềm với xu hướng thời đại.
5. Phù hợp với quy định kế toán Việt Nam
Chức năng kế toán đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc ERP vì nó phải xử lý và tích hợp một lượng lớn dữ liệu từ các module khác, đồng thời tự động thực hiện các hạch toán. Tuy nhiên, hiện nay vẫn nhiều phần mềm ERP quốc tế không tuân thủ các quy định của hệ thống kế toán Việt Nam, điều này không phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam.
6. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Tầm quan trọng của ERP không chỉ nằm ở tính năng, mà còn ở cách nhân viên sử dụng nó mỗi ngày. Một giao diện ERP thân thiện, dễ thao tác (User-Friendly Interface) là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ. Khi nhân sự cảm thấy thoải mái và dễ dàng tiếp cận hệ thống, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý công việc. Đừng để sự phức tạp của phần mềm cản trở lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp bạn.
7. Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp
Chi phí luôn là một rào cản lớn khi doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu “ERP là gì” và quyết định triển khai. Thay vì chỉ nhìn vào mức giá ban đầu, hãy xem xét Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO – Total Cost of Ownership) bao gồm: chi phí bản quyền, triển khai, tùy biến, bảo trì và nâng cấp. Phần mềm ERP phù hợp phải là giải pháp có chi phí hợp lý và tạo ra ROI (Lợi nhuận trên vốn đầu tư) xứng đáng so với nguồn lực tài chính hiện có của doanh nghiệp. Đảm bảo rằng khoản đầu tư này là bền vững và mang lại giá trị lâu dài.
Xem thêm: Chi phí triển khai Hệ thống ERP cho doanh nghiệp 2024
OMEGA.ERP – Hệ thống ERP giúp quản trị tổng thể doanh nghiệp
Trải qua hơn 15 năm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản trị cho nhiều loại hình doanh nghiệp, chúng tôi thấy hiểu rất rõ nổi khó khăn của các chủ doanh nghiệp và người lao động về việc quản lý hoạt động doanh nghiệp mình. Chính vì thế, công ty Omega đã xây dựng nên sản phẩm phần mềm “Hệ thống Quản trị doanh nghiệp OMEGA ERP” nhằm đáp ứng các công việc quản lý điều hành trong một doanh nghiệp.
Xác định rõ sứ mệnh “Đồng hành cùng doanh nghiệp” của mình, chúng tôi tập trung chuyên môn hóa lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp với mong muốn cung cấp cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt và hoàn thiện hơn.
- Quản trị hệ thống OMEGA.SM
- Phần mềm kế toán chuyên nghiệp GAMA
- Thông tin dùng chung OMEGA.SD
- Kế toán doanh nghiệp OMEGA.GL
- Kế toán tài sản cố định OMEGA.FA
- Quản lý tồn kho OMEGA.WM
- Giá thành sản phẩm OMEGA.PC
- Kế toán quản trị OMEGA.MC
- Quản lý nhân sự OMEGA.HR
- Quản lý tiền lương OMEGA.PR
- Quản lý mua hàng OMEGA.PO
- Quản lý bán hàng OMEGA.SO
- Báo cáo tài chính hợp nhất OMEGA.CL
- Quản lý sản xuất OMEGA.MM
- Quản lý chất lượng OMEGA.QC
- Quản lý bảo trì, bảo dưỡng OMEGA.EM
- Hệ sinh thái Mobile App OMEGA
Cho đến nay, có hàng ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước tin dùng và triển khai thành công sản phẩm OMEGA.ERP, bao gồm đầy đủ doanh nghiệp về các lĩnh vực sản xuất và thương mại Cơ Khí, Sản xuất, Dệt May, Thép, Bất Động Sản, Nông Nghiệp … Điểm khác biệt của việc triển khai OMEGA.ERP đó là tập trung sâu vào tính quản trị và thống nhất giải pháp ứng dụng trước khi triển khai chi thiết thực tế.
Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024
Hãy thường xuyên theo dõi Omega và Fanpage OMEGA.ERP để cập nhật thêm những thông tin, kiến thức hữu ích về ERP và chuyển đổi số. Đừng ngần ngại liên hệ với Omega qua Hotline : 028 3512 8448 để được tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho doanh nghiệp của bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn nhé.
Tác giả,
Nguyễn Quốc Huy
GĐ Phát triển phần mềm Cty Omega
