Hóa đơn điện tử là gì? Chìa khóa quản trị doanh nghiệp 2024

Hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận trong quản trị doanh nghiệp ở năm 2024. Không chỉ là một biện pháp tiết kiệm thời gian và chi phí, hóa đơn điện tử còn mở ra một cánh cửa mới cho quản trị hiệu quả hơn và bảo vệ môi trường.

Hãy cùng OMEGA nghiên cứu bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về sức mạnh và tiềm năng của hóa đơn điện tử trong việc nâng cao quản trị doanh nghiệp!

Xem thêm: Báo cáo quản trị là gì? Cách xây dựng báo cáo quản trị 2024

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một bộ sưu tập thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ. Chúng được tạo, xử lý, và quản lý thông qua các thiết bị điện tử, từ việc khởi đầu đến việc gửi, nhận và lưu trữ. Các hóa đơn này được tạo ra, xử lý và lưu trữ trên các hệ thống máy tính của các tổ chức đã được cấp mã số thuế và tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử không chỉ đơn giản là các hóa đơn xuất khẩu, giá trị gia tăng, và bán hàng. Nó còn bao gồm một loạt các hóa đơn đặc biệt khác như phiếu thu tiền bảo hiểm, vé, thẻ, và nhiều hình thức khác. Đặc biệt, các loại hóa đơn như phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không hoặc chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế cũng được tích hợp vào danh mục này.

Tất cả những hóa đơn này được lập và quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan.

So sánh hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy truyền thống:

Hóa đơn điện tử	Hóa đơn giấy truyền thống
Được tạo và xử lý hoàn toàn trên các thiết bị điện tử, không cần sử dụng giấy và mực in.	Được in trên giấy và gửi đi qua đường bưu điện hoặc trao trực tiếp.
Thông tin được truyền đi qua mạng internet hoặc hệ thống máy tính.	Thường cần thời gian và chi phí cho việc in ấn, đóng gói và giao hàng.
Có thể được tự động hóa trong quá trình tạo, gửi và xử lý.	Thường yêu cầu sự tham gia của con người trong quá trình xử lý và lưu trữ.
Dữ liệu được lưu trữ trên máy tính hoặc trong các hệ thống điện tử, giúp dễ dàng quản lý và tra cứu.	Dễ dàng bị thất lạc hoặc hỏng hóc và cần phải lưu trữ một cách cẩn thận để sử dụng trong tương lai.

Xem thêm: Báo cáo tài chính là gì? Vai trò phân tích báo cáo tài chính

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử là một yếu tố quan trọng, từ khi thông tin được tạo ra đến khi trở thành hóa đơn điện tử cuối cùng. Tiêu chí đánh giá sự toàn vẹn là thông tin vẫn được giữ nguyên và không bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định, các cơ sở kinh doanh cần phải niêm yết rõ ràng hóa đơn mẫu tại các điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong suốt quá trình sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế sẽ hướng dẫn các tổ chức kinh doanh về việc giải quyết các hợp đồng in hóa đơn khi cần thiết, bao gồm cả việc thanh lý hợp đồng in khi không có quy định về thời hạn thanh lý trong tờ Thông báo phát hành hóa đơn.

Xem thêm: Dashboard : Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp

Trong trường hợp nhận được một thông báo phát hành không đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định, cơ quan thuế sẽ thông báo lại cho tổ chức trong vòng hai ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo, và tổ chức phải điều chỉnh và cung cấp thông báo phát hành mới theo đúng quy định.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Kể từ khi chuyển sang sử dụng Hóa đơn Điện tử (HĐĐT), tổ chức và cá nhân cần thực hiện việc hủy hóa đơn giấy còn tồn đọng một cách đúng quy định. Trong quá trình bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm gửi HĐĐT đúng quy định đến người mua, và phương thức gửi và nhận HĐĐT phải được thỏa thuận giữa hai bên.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT phải chịu trách nhiệm đối với việc HĐĐT của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan Thuế đúng thời hạn quy định. Trong trường hợp HĐĐT được chuyển đổi thành chứng từ giấy, thì chứng từ giấy chỉ được sử dụng để ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.

Xem thêm: TOP 5 Phần mềm kế toán phổ biến cho doanh nghiệp 2024

Tùy thuộc vào tính chất hoạt động và khả năng áp dụng công nghệ, các tổ chức, cơ quan, cá nhân được phép lựa chọn và áp dụng phương thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT bằng phương tiện điện tử phù hợp và tuân thủ đúng quy định thời hạn của pháp luật về kế toán.

Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát và thông báo việc thay đổi hình thức sử dụng HĐĐT, bao gồm các trường hợp không có mã của cơ quan thuế, HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng không thu tiền, và HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

Đối với doanh nghiệp

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, từ việc loại bỏ sự cần thiết của giấy in, mực in, đến việc giảm phí vận chuyển và chi phí lưu trữ hóa đơn. Đồng thời, việc này cũng giúp giảm bớt các chi phí phát sinh liên quan đến việc tuân thủ các thủ tục hành chính thuế.

Hơn nữa, hóa đơn điện tử còn mang lại một lợi ích quan trọng khác là khắc phục các rủi ro về việc mất, hỏng hoặc cháy hóa đơn giấy. Điều này là nhờ vào việc dữ liệu trong hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử thường được sao lưu định kỳ, giảm thiểu khả năng mất hoàn toàn thông tin hóa đơn.

Xem thêm: Top 10+ phần mềm kế toán tốt và dễ sử dụng nhất 2024

Đặc biệt, việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại sự an tâm cho người mua hàng hoá và dịch vụ. Ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử, họ có thể dễ dàng kiểm tra thông tin trên hệ thống của cơ quan thuế để xác minh tính chính xác của hóa đơn mà người bán đã khai báo và cung cấp. Điều này góp phần tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và đáng tin cậy.

Đối với cơ quan quản lí nhà nước

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ đóng góp một vai trò quan trọng trong cuộc cách mạng số hóa của ngành Tài chính và của Đảng, Nhà nước mà còn được xem như một bước tiến quan trọng. Hóa đơn điện tử không chỉ giúp cơ quan thuế xây dựng và quản lý một cơ sở dữ liệu lớn về các hóa đơn, mà còn nâng cao khả năng quản lý và xử lý thông tin.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng mang lại lợi ích về giảm chi phí và tiết kiệm thời gian cho các cơ quan thuế và quản lý trong việc đối chiếu và kiểm tra hóa đơn.

Hơn nữa, hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn các hành vi trốn thuế và gian lận thuế của các doanh nghiệp, từ đó góp phần vào việc tạo ra một môi trường kinh doanh công bằng và minh bạch hơn. Điều này giúp tạo ra điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của nền kinh tế và xã hội.

Đối với người tiêu dùng và xã hội

Yêu cầu lập hóa đơn đúng quy định của pháp luật không chỉ đảm bảo quyền lợi của người mua trong giao dịch mà còn mang lại sự bảo đảm trong các vấn đề như bảo hành, dịch vụ hậu mãi và giải quyết tranh chấp về chất lượng sản phẩm. Điều này cũng mở ra cơ hội tham gia chương trình Hóa đơn may mắn do ngành Thuế tổ chức, là một cơ hội đặc biệt cho người bán.

Xem thêm: Những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử 

Sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn gian lận bằng cách loại bỏ tình trạng lập hóa đơn sai lệch và làm giả hóa đơn. Điều này góp phần tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển.

Hóa đơn điện tử cũng hỗ trợ quá trình triển khai thương mại điện tử thông qua việc đặt hàng, giao hóa đơn và thanh toán trực tuyến. Đồng thời, việc này giảm thiểu việc sử dụng giấy in, góp phần bảo vệ môi trường và thúc đẩy các hoạt động kinh doanh bền vững.

Các nội dung hóa đơn điện tử cần đáp ứng

− Hóa đơn được xác định bởi tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự, tuân thủ theo quy định chi tiết trong Phụ lục số 1 của Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

− Thông tin về người bán bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.

− Thông tin về người mua bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.

− Chi tiết về hàng hóa, dịch vụ bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được ghi bằng số và chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, cần ghi rõ thuế suất và tiền thuế, cũng như tổng số tiền phải thanh toán, đều được ghi bằng cả số và chữ.

− Hóa đơn cần có chữ ký số điện tử của người bán, cũng như ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán, cần có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

− Hóa đơn được phát hành bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần ghi thêm thông tin bằng ngoại ngữ, thông tin này sẽ được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới thông tin tiếng Việt, với kích thước nhỏ hơn. Các con số trên hóa đơn sử dụng các chữ số tự nhiên và cần tuân thủ quy tắc về dấu chấm và dấu phẩy khi ghi số.

Nâng tầm quản trị doanh nghiệp với hóa đơn điện tử 2024

Xu hướng ứng dụng hóa đơn điện tử 2024

Tích hợp hóa đơn điện tử với các hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP, CRM, v.v.): Doanh nghiệp hiện đại ngày càng nhận thấy giá trị của việc tích hợp các quy trình kinh doanh vào các hệ thống quản trị toàn diện như ERP (Enterprise Resource Planning) và CRM (Customer Relationship Management). Tích hợp hóa đơn điện tử vào các hệ thống này giúp tăng cường hiệu suất và tính toàn vẹn dữ liệu, đồng thời cải thiện quy trình quản lý và giảm thiểu sai sót.

Ứng dụng hóa đơn điện tử kết hợp với các công nghệ tiên tiến như AI, IoT, Big Data: Sự phát triển của công nghệ đã mở ra cánh cửa cho việc áp dụng hóa đơn điện tử kết hợp với các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT) và Big Data. Qua việc phân tích dữ liệu từ hóa đơn điện tử và kết hợp với các dữ liệu khác, doanh nghiệp có thể tạo ra thông tin chi tiết và phân tích sâu hơn về hành vi của khách hàng, dự báo xu hướng tiêu dùng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Phát triển các giải pháp hóa đơn điện tử đa dạng, phù hợp với nhu cầu của từng ngành nghề: Mỗi ngành nghề đều có các yêu cầu riêng biệt về quy trình kinh doanh và hóa đơn điện tử cũng không ngoại lệ. Trong năm 2024, xu hướng phát triển các giải pháp hóa đơn điện tử đa dạng và linh hoạt để phù hợp với nhu cầu của từng ngành nghề đang được chú trọng. Việc này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tăng cường tính linh hoạt và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

→ Lợi ích của các xu hướng trên là tăng cường sự linh hoạt, tính hiệu quả và độ chính xác trong quản lý doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu sai sót và chi phí, từ đó nâng cao năng suất và cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Xem thêm: 8 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp 2024

Giải pháp ứng dụng hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng: Doanh nghiệp cần tìm kiếm và hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm và đảm bảo chất lượng. Việc này giúp đảm bảo tính ổn định và đáng tin cậy của quy trình ứng dụng hóa đơn điện tử.

Đào tạo nhân viên sử dụng hóa đơn điện tử một cách bài bản: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng hóa đơn điện tử là một bước quan trọng để đảm bảo họ hiểu rõ quy trình và cách thức thực hiện hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả. Điều này giúp tránh được các sai sót và tăng cường sự hiệu quả trong công việc hàng ngày.

Xây dựng quy trình quản lý hóa đơn điện tử khoa học, hiệu quả: Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý hóa đơn điện tử một cách khoa học và hiệu quả, bao gồm việc xác định trách nhiệm, luồng thông tin, kiểm soát và giám sát quy trình. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an ninh thông tin của hóa đơn điện tử.

Kết hợp hóa đơn điện tử với các hệ thống quản trị khác để tối ưu hóa hoạt động: Doanh nghiệp nên tích hợp hóa đơn điện tử vào các hệ thống quản trị khác như ERP, CRM để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường khả năng quản lý thông tin. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong quản lý.

Chia sẻ kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã áp dụng thành công hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp có thể học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã thành công trong việc áp dụng hóa đơn điện tử. Việc này giúp đẩy nhanh quá trình triển khai và tối ưu hóa kết quả của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản lý sản xuất là gì? Mô tả công việc và Giải pháp 2024

Kết luận

Hóa đơn điện tử đã và đang đóng một vai trò không thể phủ nhận trong việc nâng tầm quản trị doanh nghiệp vào năm 2024.Bằng cách kết hợp tính linh hoạt của công nghệ số và tính toàn diện của dữ liệu, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách hiệu quả, từ đó tạo ra những quyết định chiến lược và tăng cường sức cạnh tranh.

Hơn nữa, trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là một xu hướng mà là một điều tất yếu.Do đó, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử không chỉ là một sự lựa chọn mà là một bước đi tất yếu để thích ứng với thế giới kinh doanh hiện đại.

Để khuyến khích doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử và tận dụng lợi ích mà nó mang lại, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nhanh chóng hành động và thực hiện quyết định này.

Xem thêm: Cách phân biệt Kế toán Tài chính và Kế toán Quản trị 2024

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.