8 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp 2024

Trong rất nhiều phần mềm kế toán có sẵn trên thị trường, việc chọn lựa một sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp là một thách thức đối với các nhà quản lý. Dưới đây là 8 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng để đơn giản hóa quá trình lựa chọn.

Xem thêm: Top 10+ phần mềm kế toán tốt và dễ sử dụng nhất 2024

Các loại phần mềm kế toán hiện nay

Đầu tiên, để lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của mình. Trong thị trường hiện nay, có hai loại phần mềm chính: phần mềm kế toán đóng gói và phần mềm kế toán đặt hàng (tức là phần mềm được thiết kế theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp).

Mỗi loại phần mềm kế toán mang lại những ưu điểm và đặc tính riêng, phù hợp với từng ngành nghề, đối tượng sử dụng, và mục đích cụ thể. Do đó, việc nói rằng phần mềm kế toán nào là tốt nhất không thể được áp đặt một cách chung chung.

Phần mềm kế toán đóng gói

Phần mềm kế toán đóng gói là phần mềm được nhà phát triển đã thiết kế trước đó với các tính năng sẵn có và đóng gói thành một sản phẩm hoàn chỉnh, đi kèm đầy đủ tài liệu hướng dẫn và bộ cài đặt. Các phần mềm kế toán đóng gói thường có chi phí thấp, giá thành rẻ, và đặc biệt nổi bật với tính ổn định cao, phù hợp cho sự sử dụng của nhiều doanh nghiệp trên đa dạng lĩnh vực.

Ngoài các ưu điểm mà phần mềm kế toán mang lại, nó cũng tồn tại một số nhược điểm, chẳng hạn như do phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn để phục vụ hầu hết mọi lĩnh vực kinh doanh, nên một số yêu cầu đặc thù của các doanh nghiệp có thể không được đáp ứng đầy đủ trong phần mềm này.

Phần mềm kế toán đặt hàng riêng

Phần mềm kế toán đặt hàng là một ứng dụng được tạo ra đặc biệt dành cho một doanh nghiệp cụ thể hoặc một số ít các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn. Điều đặc biệt là phần mềm này được xây dựng dựa trên các yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng.

Trong tình huống này, nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm có sẵn, mà thay vào đó, họ cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm theo các yêu cầu cụ thể được đưa ra. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là sự độc đáo và chi phí cao.

Thường thì các doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực hoạt động, quy mô lớn, hoặc có quy trình làm việc đặc thù sẽ cần sử dụng một phần mềm được tùy chỉnh cho doanh nghiệp của mình, trong khi phần mềm đóng gói không thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.

Vì vậy, trước khi quyết định chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu cụ thể của mình và thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng về tính năng, đặc điểm cơ bản, và chi phí của từng phần mềm để chọn lựa giải pháp phù hợp nhất.

Xem thêm : Khám phá tổng quan về Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp mà doanh nghiệp cần biết

Theo TT 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 – Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán thì tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị có 4 tiêu chuẩn sau:

• Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán;

• Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có;

• Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán;

• Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.

Theo đó, hiện nay, hầu hết các phần mềm đều tuân thủ để đáp ứng đúng các tiêu chuẩn quy định. Ngoài ra, còn nhiều tiêu chuẩn khác phát sinh tại doanh nghiệp, cũng như theo xu hướng phát triển của ngành công nghiệp phần mềm. Dựa trên 20 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm kế toán, dưới đây là 8 tiêu chuẩn mà OMEGA.ERP đề xuất cho việc lựa chọn phần mềm của bạn.

Phần mềm phải đáp ứng yêu cầu kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán phân thành hai lĩnh vực chính: kế toán tài chính và kế toán quản trị.

• Kế toán tài chính tập trung vào việc đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo, phục vụ cho cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư, và ngân hàng.
• Kế toán quản trị, ngược lại, đáp ứng nhu cầu quản trị nội bộ của công ty. Nó cung cấp các báo cáo phân tích số liệu liên quan đến bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, tồn kho, và chi phí. Các báo cáo quản trị thường phân tích số liệu theo nhiều chiều, nhóm số liệu dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, và thực hiện phân tích theo thời gian.

Hiện nay, phần mềm kế toán tại Việt Nam đều đáp ứng mạnh mẽ cho nhiệm vụ kế toán tài chính, tuân theo đúng các quy định về thuế và chế độ kế toán của Việt Nam. Tuy nhiên, không phải tất cả phần mềm đều đáp ứng tốt nhiệm vụ kế toán quản trị. Trong quá trình hoạt động, để đạt được sự thành công và phát triển, công tác kế toán quản trị trở nên vô cùng quan trọng.

Các hoạt động quản trị như quản lý dòng tiền, kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi doanh số bán hàng theo từng nhân viên và bộ phận, tính giá thành sản xuất, phân tích và đánh giá hiệu suất về doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thời gian và đơn vị… sẽ cung cấp thông tin chi tiết giúp nhà quản lý đánh giá tình hình tài chính và đưa ra quyết định.

Đặc biệt, trong môi trường cạnh tranh gay gắt và thị trường thay đổi liên tục, hệ thống kế toán đòi hỏi sự chính xác, tốc độ và tính kịp thời để đáp ứng yêu cầu của quản lý. Do đó, các doanh nghiệp cần chú ý đến các phần mềm kế toán có khả năng tự động cung cấp chỉ số tài chính theo thời gian thực giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin một cách liên tục và nhanh chóng. Nếu phần mềm hỗ trợ trên điện thoại, sẽ giúp nhà quản lý cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi, từ những bận rộn tại văn phòng đến những chuyến công tác xa.

Xem thêm: Cách phân biệt Kế toán Tài chính và Kế toán Quản trị 2024

Phần mềm phải phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Công ty với doanh thu trong khoảng 1-2 tỷ VNĐ/năm sẽ có nhu cầu hạch toán tài chính và quản trị khác biệt so với công ty có doanh thu từ 10 tỷ VNĐ/năm trở lên. Quy mô của doanh nghiệp, có thể là siêu nhỏ, nhỏ và vừa, vừa và lớn, sẽ định hình lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp.

Đối với công ty quy mô siêu nhỏ và vừa, lời khuyên là không nên chi trả quá nhiều cho một phần mềm kế toán hiện đại với nhiều tính năng đa dạng, bởi vì điều này có thể dẫn đến việc sử dụng những tính năng phức tạp hơn so với nhu cầu thực tế.

Ngược lại, đối với công ty quy mô vừa đến lớn, việc sử dụng một phần mềm kế toán đầy đủ nghiệp vụ và có tính năng đa dạng sẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu của bộ phận kế toán và đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản trị của Ban lãnh đạo công ty.

Các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp có thể phân loại thành các loại sau:

• Doanh nghiệp dịch vụ
• Doanh nghiệp thương mại
• Doanh nghiệp lắp ráp/xây dựng
• Doanh nghiệp sản xuất

Một số ngành kinh doanh đặc biệt có sẵn các phần mềm chuyên biệt mà bạn có thể cần, vì chúng được thiết kế đáp ứng đúng nhu cầu cụ thể của công ty. Thường trong hầu hết các trường hợp, phần mềm chuyên biệt theo ngành nghề sẽ có chi phí cao hơn so với các phần mềm kế toán đóng gói đã được phát triển sẵn.

Ưu điểm của phần mềm kế toán đóng gói là sự phù hợp với phần lớn doanh nghiệp, được nghiên cứu kỹ lưỡng và có chi phí thấp hơn so với phần mềm kế toán chuyên biệt viết theo yêu cầu. Ngoài ra, tính ổn định của phần mềm kế toán đóng gói thường được đánh giá cao hơn so với phần mềm kế toán chuyên biệt viết riêng.

Xem thêm : Ứng dụng Phần mềm kế toán trong Ngành sản xuất

Phần mềm phải dễ nắm bắt và sử dụng, giao diện thân thiện với người dùng

Một trong những lý do mà nhiều doanh nghiệp quan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán đó chính là yếu tố này, bởi vì nó giúp nhà quản lý cảm thấy làm việc thoải mái, hấp dẫn hơn, tăng năng suất và chất lượng công việc. Giao diện dễ sử dụng, thân thiện, gần gũi với kế toán, sử dụng đúng những ngôn ngữ chuyên ngành của kế toán. Phần mềm tự động hiển thị thông tin nghiệp vụ, tính năng theo lĩnh vực ngành nghề, theo quy mô của doanh nghiệp.

Bộ phận kế toán thường đảm nhận các vai trò khác nhau, do đó phần mềm kế toán cần hiển thị đúng các nghiệp vụ và chức năng tương ứng với từng vai trò. Điều này giúp cho việc thao tác trở nên dễ dàng đối với từng kế toán viên. Hơn nữa, phần mềm cũng cần cung cấp hướng dẫn trực quan cho mỗi chức năng và nghiệp vụ, giúp người sử dụng dễ dàng làm quen và sử dụng phần mềm ngay từ khi bắt đầu.

Các tính năng bao gồm khả năng tìm kiếm thông tin trên phần mềm (như chứng từ đã hạch toán, tính năng cụ thể, vị trí của các báo cáo); cung cấp nhắc nhở và cảnh báo cho kế toán về các nhiệm vụ định kỳ để tránh quên sót; thông báo về việc thanh toán công nợ đúng hạn để ngăn chặn nguy cơ bị cắt các dịch vụ quan trọng, giữ uy tín với nhà cung cấp; hỗ trợ kế toán trong việc kiểm tra và đối chiếu lỗi trước khi lập báo cáo thuế hoặc báo cáo tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán cũng cần tích hợp các tính năng tự động hóa, như tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử và khả năng nhập khẩu, sao chép dữ liệu từ Excel. Điều này không chỉ giúp giảm thời gian và công sức cần thiết cho quá trình nhập liệu, mà còn đảm bảo độ chính xác cao.

Phần mềm có khả năng cải tiến để đáp ứng được các quy định mới của Nhà nước

Phần mềm sẽ cung cấp đầy đủ các báo cáo quản trị, báo cáo thuế và hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của luật và chế độ kế toán Việt Nam. Tuy nhiên, thông tư và chế độ kế toán thường xuyên trải qua sự thay đổi và cập nhật, đặc biệt là các quy định liên quan đến thuế và hóa đơn.

Do đó, trong quá trình chọn lựa phần mềm, nên ưu tiên sử dụng những giải pháp mà nhà cung cấp hỗ trợ tính năng tự động cập nhật. Nhà cung cấp phần mềm nên luôn ưu tiên việc đáp ứng các tính năng mới, điều này đồng thời đảm bảo tuân thủ với chế độ và quy định của nhà nước. Khi có sự thay đổi về quy định hoặc xuất hiện tính năng mới, phần mềm tự động thông báo và cập nhật để kế toán có thể nhanh chóng thích ứng.

Phần mềm có phải có sự uy tín, nhiều người sử dụng

Đánh giá thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng để đánh giá độ bền vững của phần mềm kế toán. Doanh nghiệp chọn mua phần mềm kế toán với mong muốn sử dụng nó trong thời gian dài, chứ không chỉ là một lựa chọn ngắn hạn.

Ngoài ra, việc tham khảo ý kiến của các kế toán viên về những nhà cung cấp phần mềm là quan trọng. Bởi vì kế toán viên là những người trực tiếp sử dụng phần mềm, và khi chuyển đổi sang sử dụng một phần mềm kế toán mới, họ sẽ trải qua sự thay đổi đáng kể trong cách thức làm việc kế toán, loại bỏ công việc thủ công. Do đó, ý kiến của họ là quan trọng để xác định xem phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.

Xem thêm:

Báo cáo tài chính là gì? Vai trò phân tích báo cáo tài chính 

Báo cáo quán trị là gì? Cách xây dựng báo cáo quản trị 2024

Phần mềm có phải có dịch vụ chăm sóc tư vấn khách hàng nhanh chóng

Một trong những tiêu chuẩn quan trọng khi chọn lựa phần mềm là khả năng cung cấp cho kế toán đủ tài liệu, video hướng dẫn sử dụng, và chỉ mục trợ giúp ngay trong phần mềm, giúp kế toán dễ dàng tiếp cận và nhận được hướng dẫn kịp thời.

Đồng thời, sự hiện diện của đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, có kiến thức sâu rộng về kế toán và chuyên môn kỹ thuật cao là quan trọng để nhanh chóng khắc phục mọi vấn đề phát sinh, hỗ trợ hiệu quả trong việc áp dụng phần mềm vào quy trình kế toán của doanh nghiệp.

Quan trọng hơn, ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm có nhiều kênh tư vấn và hỗ trợ, cung cấp các hình thức đào tạo trực tuyến qua các nền tảng như Zoom, YouTube, tổng đài tư vấn, với dịch vụ hỗ trợ 24/7 kể cả trong những ngày nghỉ và lễ tết. Sự linh hoạt này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể nhận được sự giúp đỡ khi cần thiết.

Phần mềm đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu

Đặc tính về an toàn và bảo mật dữ liệu trong giải pháp phần mềm kế toán là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Do đó, bạn cũng nên tìm hiểu về các biện pháp sao lưu và bảo mật dữ liệu của phần mềm, đặc biệt là khi bạn đang cân nhắc sử dụng một giải pháp phần mềm trực tuyến. Trong trường hợp sử dụng phần mềm ngoại tuyến, quá trình sao lưu cần được thực hiện đều đặn, và đảm bảo rằng máy chủ tại doanh nghiệp được duy trì để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu an toàn.

Có khả năng tích hợp với hệ thống khác

Doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển, mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như với bên ngoài sẽ càng được đề cao. Vì vậy, bạn nên lựa chọn phần mềm kế toán có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống ERP, hệ thống CRM, hệ thống HRM, … nhắm tạo nên hệ sinh thái đa dạng, giúp cho công tác kế toán tốt hơn, phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.

Xem thêm : TOP 5 Phần mềm kế toán phổ biến cho doanh nghiệp hiện nay

Giải pháp phần mềm kế toán chuyên nghiệp GAMA 

Với sự am tường sâu sắc về lĩnh vực kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, cộng với đội ngũ lành nghề giỏi về công nghệ, với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm kế toán, công ty OMEGA đã cho ra đời sản phẩm Phần mềm Kế toán chuyên nghiệp GAMA.SMB® nhằm mục đích tin học hóa nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp.

GAMA có thể làm được những gì?

• Báo cáo quản trị ( Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, theo công trình, phân tích chi phí theo yếu tố, … ).
• Báo cáo kế toán đúng với chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành (Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp tài khoản, …).
• Sổ kế toán đặc biệt ( Số quỹ, số tiền gửi ngân hàng, báo cáo nhập xuất tồn kho, báo cáo công nợ,…).
• Báo cáo thuế ( Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra).
• Báo cáo tài chính ( Cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ).

GAMA có những chức năng gì?

• Kế toán vốn bằng tiền ( Lập phiếu thu, phiếu chi; lập phiếu thu, chi qua ngân hàng).
• Kế toán mua hàng ( Lập phiếu mua hàng, mua hàng trả lại, chi phí mua hàng).
• Kế toán bán hàng ( Lập phiếu bán hàng, bán hàng trả lại).
• Kế toán tồn kho ( Nhập kho, xuất kho, vận chuyển kho, kiểm kê, điều chỉnh tồn kho, tính giá vốn xuất kho).
• Kế toán tài sản cố định ( Khai báo danh mục, phân bổ khấu hao, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ).
• Kế toán tổng hợp ( Hạch toán bút toán tổng hợp, phân bổ chi phí trả trước, doanh thu nhận trước, chênh lệch tỷ giá, kết chuyển cuối kỳ).

GAMA có gì khác với các Phần mếm kế toán thông thường?

Cung cấp báo cáo quản trị, đẩy đủ tính năng của các nghiệp vụ kế toán, đơn giản dễ sự dụng. Font chữ Unicode, có thể xuất dữ liệu ra Excel mà giữ nguyên định dạng, có thể nhập dữ liệu từ Excel vào phần mềm theo định dạng sẵn.

• Dễ sử dụng
• Ổn định
• Xử lý số liệu nhanh
• Hỗ trợ 24/24
• Báo cáo chuẩn và đẩy đủ
• Tích hợp với Hóa đơn điện tử Bkav, Vietttel

Xem thêm : Phần mềm kế toán chuyên nghiệp GAMA

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.