Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, được giữ để tiêu thụ trên thị trường trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc đang trong quá trình dở dang, được gọi là hàng tồn kho. Để hiểu tìm rõ hơn về khái niệm hàng tồn kho và cách quản lý nó một cách hiệu quả, hãy cùng OMEGA ERP khám phá trong bài viết dưới đây.
Mục lục
- 1 I. Hàng tồn kho là gì?
- 2 II. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
- 3 III. Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho
- 4 IV. 4 Phương pháp tính hàng tồn kho
- 5 V. Cách quản lý hàng tồn kho đạt hiệu quả cao
- 5.1 Đảm bảo theo dõi, kiểm kê hoàng hóa liên tục
- 5.2 Sử dụng mã vạch QR để kiểm tra số lượng hàng trong kho
- 5.3 Sử dụng phần mềm giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả
- 5.4 Một số từ viết tắt về phần mềm
- 5.5 License là gì? Khám phá tầm quan trọng của License trong kinh doanh 2024
- 5.6 Hợp đồng điện tử: Xu hướng mới trong kinh doanh hiện đại 4.0
I. Hàng tồn kho là gì?
Thường khi nhắc đến hàng tồn kho thì nhiều người thường nghĩ ngay đến những lô hàng bị tồn đọng trong xưởng do tình trạng ế ẩm và không bán được. Tuy nhiên, cách tiếp cận này là hoàn toàn không chính xác.
Từ góc độ kế toán, hàng tồn kho là một thuật ngữ dùng để mô tả những sản phẩm mà doanh nghiệp giữ trong kho để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc đang chờ bán. Cụ thể, theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 được ban hành cùng với Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, hàng tồn kho được xác định là những tài sản có 3 tiêu chí như sau:
- Được giữ để bán trong quá trình sản xuất, kinh doanh bình thường;
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
- Bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh, hoặc cung cấp dịch vụ.
Xem thêm: Quản lý kho bằng Excel đã lỗi thời? Giải pháp quản lý kho
II. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.
Ví dụ: Đối với doanh nghiệp sản xuất đường thì hàng tồn kho của doanh nghiệp này là:
- Nguyên vật liệu để làm nên đường: Mía
- Những công cụ dụng cụ (có giá nhỏ hơn 30 triệu) tham gia vào quá trình sản xuất đường
- Thành phẩm (là sản phẩm đường được tạo ra từ mía): Đường tinh luyện
- Thành phẩm dở dang (tức là những sản phẩm chưa hoàn thành, hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang): mật mía, nước đường…
III. Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 thì việc đánh giá hàng tồn kho được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm:
- Phí mua hàng: Đây bao gồm chi phí mua sắm, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, xếp dỡ, và bảo quản trong quá trình mua sắm, cũng như các chi phí khác trực tiếp liên quan đến việc mua sắm và lưu trữ hàng tồn kho.
- Chi phí xử lý sản phẩm: Nó bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm, như chi phí lao động trực tiếp, chi phí cố định sản xuất và chi phí biến đổi sản xuất phát sinh trong quá trình chuyển đổi nguyên liệu và vật liệu thành sản phẩm cuối cùng.
- Các chi phí trực tiếp khác: Bao gồm các chi phí khác ngoài chi phí mua hàng và chi phí xử lý hàng tồn kho, mà liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh như chi phí quảng cáo, chi phí phát triển sản phẩm, và các chi phí khác có liên quan.
- Chi phí cung cấp dịch vụ: Bao gồm chi phí nhân sự và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả chi phí giám sát và các chi phí chung có liên quan.
Các bước ghi nhận và tinh toán giá trị hàng tồn kho sẽ do bộ phận kế toán kho thực hiện.
IV. 4 Phương pháp tính hàng tồn kho
Để doanh nghiệp có thể phát triển và quản trị hàng hóa là việc không thể thiếu đối với chủ doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể quản lý hiệu quả. Cùng tìm hiểu các phương pháp dưới đây.
Phương pháp bình quân gia quyền (Thường được các doanh nghiệp sử dụng)
Cách tiếp cận này tính giá xuất kho hàng hóa dựa trên giá trung bình của ba số liệu: giá trung bình cả kỳ dự trữ, giá trung bình cuối kỳ trước và giá trung bình sau mỗi lần nhập. Việc tính toán giá trung bình có thể được thực hiện theo chu kỳ thời gian hoặc mỗi khi có sự nhập hàng mới, tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước, xuất trước
Phương pháp này rất đơn giản. Trong quá trình xuất hàng, doanh nghiệp sẽ tuân theo thứ tự nhập hàng, bắt đầu bằng việc xuất hết hàng từ lô nhập đầu tiên và sau đó chuyển sang lô nhập thứ hai, và tiếp tục theo dõi trình tự như vậy. Giá hàng tồn trong kho cuối kỳ sẽ chính bằng giá của hàng hóa được nhập vào trong kỳ tương ứng.
Phương pháp nhập sau, xuất trước
Khác với phương pháp ở trên, giá trị của hàng xuất kho được xác định dựa trên giá của lô hàng nhập gần nhất hoặc ngay sau cùng. Trong khi đó, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ mà vẫn còn tồn kho.
Phương pháp tính theo giá đích danh
Theo cách tiếp cận này, giá của mỗi lô hàng sẽ được xác định dựa trên giá nhập của chính lô hàng đó. Điều này đồng nghĩa với việc chi phí thực tế sẽ phản ánh chính xác doanh thu thực tế. Đây là phương pháp tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán với giá trị của hàng xuất kho đem bán khớp với doanh thu mà nó tạo ra.
Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi các điều kiện nghiêm ngặt và được khuyến khích chỉ sử dụng trong trường hợp các doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng được mô tả trước đó. Đối với các doanh nghiệp có sự đa dạng cao về chủng loại hàng tồn kho và thường xuyên trải qua sự biến động lớn trong xuất nhập kho, phương pháp này có thể gây ra nhiều khó khăn trong quá trình quản lý kế toán hàng tồn kho, làm chậm trễ quá trình đưa ra các quyết định. Do đó, thường thì những doanh nghiệp này sẽ ít lựa chọn phương pháp này.
Xem thêm: Chuyển đổi số Mobile App để tạo ra các giải pháp tốt hơn cùng OMEGA
V. Cách quản lý hàng tồn kho đạt hiệu quả cao
Đảm bảo theo dõi, kiểm kê hoàng hóa liên tục
Quản lý hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong quy trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, do đó, biến động của hàng tồn kho thường xuyên diễn ra. Để đảm bảo quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả thì việc kiểm kê hàng hóa, cập nhật tình trạng và ghi chép những sự kiện bất thường đều là những công đoạn không thể bỏ qua.
Khi tiến hành kiểm kê, quan trọng nhất là tập trung vào các thông tin về số lượng hàng hóa hiện có trong kho, số lượng mặt hàng hỏng, hết hạn sử dụng, và số lượng mất mát. Sau đó, phải so sánh những số liệu này với thông tin trên sổ sách để xác nhận và rà soát bất kỳ sai lệch nào. Các dữ liệu thực tế từ kiểm kê là cơ sở để quản lý cân nhắc và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, nhằm tránh mọi rủi ro gây tổn thất đáng kể trong tương lai.
Sử dụng mã vạch QR để kiểm tra số lượng hàng trong kho
Mã vạch QR công cụ phổ biến được doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong quản lý xuất – nhập hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại và sắp xếp hàng tồn kho một cách hợp lý và hiệu quả. Mã vạch được áp dụng để đặt tên và phân nhóm hàng hóa một cách thuận tiện, giúp quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Khi có nhu cầu tìm kiếm một sản phẩm cụ thể, quy trình trở nên đơn giản khi kế toán chỉ cần thực hiện thao tác quét mã. Hệ thống sẽ cung cấp thông tin chi tiết về vị trí của sản phẩm trên kệ, số lượng, tình trạng cụ thể của từng mặt hàng, cùng với các thông tin khác đã được thiết lập trước đó để tối ưu cho việc tra cứu. Do đó, việc áp dụng mã QR mang lại sự tiết kiệm đáng kể về thời gian và công sức cho bộ phận quản lý kho.
Xem thêm: Lợi ích của việc quản lý kho bằng QR code cho doanh nghiệp
Sử dụng phần mềm giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả
Vì tính quan trọng của hoạt động quản lý kho, nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã chọn lựa sử dụng phần mềm như một giải pháp hỗ trợ cho công việc kế toán quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả. Điều này có nghĩa là việc tích hợp phần mềm quản lý kho, với những tính năng đa dạng như kiểm soát giá trị và số lượng hàng tồn kho, theo dõi chu kỳ luân chuyển, quản lý việc sử dụng nguyên liệu và vật tư, cũng như việc lập và kiểm soát các phiếu xuất nhập kho, được xem xét khi cần thiết.
Nằm trong hệ thống quản trị doanh nghiệp OMEGA.ERP, phần mềm quản lý tồn kho OMEGA.WM đang được doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là cực kỳ khó khăn, nhưng đến với đến với giải pháp quản lý tồn khocủa chúng tôi thì mọi việc trở nên dễ dàng hơn.
Chức năng của phân hệ quản lý tồn kho OMEGA.WM :
- Quản lý nhập kho, xuất kho, vận chuyển kho
- Quản lý kiểm kê kho, bút toán điều chỉnh
- Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp (Bình quân gia quyền cuối kỳ, Bình quân gia quyền liên hoàn, FIFO, thực tế đích danh).
- Quản lý nhập xuất tồn theo Lô, theo ngày hết hạn
- Quản lý tồn kho theo vị trí trong kho
- Theo dõi tồn kho theo đơn vị tính chuyển đổi.
- Quản lý hàng tháo dỡ, lắp ráp
- Quản lý nhập xuất và vận chuyển nội bộ theo bộ (Kit)
- Tự động kết xuất các báo cáo nhập xuất tồn, sổ chi tiết tồn kho, báo cáo phân tích tồn kho theo nhóm hàng, chủng loại, nhãn hiệu.
- Báo cáo phân tích hàng tồn kho theo mục đích sử dụng, theo kho, theo công trình.
- Báo cáo nhập xuất tồn tổng hợp và chi tiết theo đối tượng.
- Báo cáo quản trị hàng tồn kho (tuổi tồn kho, tổng kho, vượt tối đa, dưới tối thiểu…)
Xem thêm: Bộ chỉ số DBI – Đánh giá chuyển đổi số của doanh nghiệp
Hãy sử dụng sản phẩm của chúng tôi để tận hưởng sự kết hợp tinh tế của công nghệ và sức mạnh của tri thức tài chính, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và bền vững, đồng thời đào sâu vào sự hiểu biết về tài chính của bạn để giúp bạn phát triển doanh nghiệp một cách thành công.
Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.
Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP
