Báo cáo quản trị là gì? Cách xây dựng báo cáo quản trị 2024

Trong doanh nghiệp, ngoài việc tuân thủ việc lập Báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của Luật Kế toán và Luật Thuế, việc tạo ra các báo cáo quản trị cũng tỏ ra quan trọng không kém. Những báo cáo quản trị này không chỉ cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp, như doanh thu, chi phí, dòng tiền, nguồn vốn, theo yêu cầu của các quy định, mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo và các nhà quản lý hiểu rõ hơn về bức tranh toàn diện của doanh nghiệp.

Thông qua các chỉ số này, những quyết định quan trọng về đầu tư, sử dụng nguồn lực, và quản lý hoạt động kinh doanh có thể được đưa ra một cách linh hoạt và tối ưu. Hãy cùng OMEGA tìm hiểu tổng quan về báo cáo quản trị và cách xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cho doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây.

Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị là một hệ thống thông báo được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Những báo cáo này cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính về tình hình tài chính của doanh nghiệp, phục vụ các yêu cầu quản lý nội bộ ở cả ngành và cấp doanh nghiệp.

Điểm đặc biệt của báo cáo quản trị là chúng chỉ phục vụ mục đích nội bộ nên không bị ràng buộc bởi các quy định pháp lý và không yêu cầu mẫu thống nhất bắt buộc. Nội dung, hình thức trình bày, và chu kỳ báo cáo được điều chỉnh tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, phù hợp với từng giai đoạn cụ thể.

Báo cáo quản trị gồm:

Ngoài các loại báo cáo trên, mỗi doanh nghiệp sẽ tạo ra các loại báo cáo khác dựa trên yêu cầu quản lý cụ thể của họ. Do đó, báo cáo quản trị của một doanh nghiệp trong ngành vận tải sẽ không giống như của một doanh nghiệp trong ngành xây dựng, và càng khác biệt so với một công ty tài chính.

Thông thường, trong các doanh nghiệp quy mô lớn, hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị được phân chia rõ ràng. Ngược lại, ở các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ, khi nguồn nhân lực hạn chế, thì báo cáo thường sẽ có sự kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính.

Việc sử dụng các ứng dụng kế toán quản trị như phần mềm kế toán OMEGA.MC – Kế toán quản trị được xem là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi trong quá trình kế toán. Phần mềm OMEGA.MC có khả năng tự động tạo ra hàng trăm mẫu báo cáo quản trị, giúp nhanh chóng cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý và điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp.

Xem thêm: Báo cáo tài chính là gì? Vai trò phân tích báo cáo tài chính

Phân biệt giữa báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

Sự khác nhau cơ bản giữa 02 loại báo cáo này được thể hiện tóm tắt như sau:

Xem thêm: Cách phân biệt Kế toán Tài chính và Kế toán Quản trị

Lý do doanh nghiệp cần có hệ thống báo cáo quản trị

– Thứ nhất, báo cáo quản trị được xây dựng để đáp ứng nhu cầu thông tin đặc biệt của những nhà lãnh đạo quản lý về tình hình cụ thể của doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ họ trong quá trình đưa ra các quyết định hiệu quả hơn, và tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn tại từng giai đoạn cụ thể.

Các thành viên trong nhóm quản trị doanh nghiệp bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Kế toán trưởng, cũng như các lãnh đạo của các phòng ban chuyên môn khác nhau. Mặc dù những nhà quản trị này có thể không trực tiếp tham gia vào tất cả các quy trình chi tiết trong doanh nghiệp, nhưng vì vậy, họ cần có một hệ thống báo cáo trực quan và chi tiết để có thể hiểu rõ hơn về tình hình vận hành của doanh nghiệp.

Ví dụ: Giám đốc doanh nghiệp có thể không tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý bán hàng hoặc quản lý kho, nhưng họ cần thông tin về doanh số bán hàng từ bộ phận kinh doanh và tình trạng tồn kho để có thể đưa ra quyết định về giá bán, điều chỉnh giảm hoặc tăng, và yêu cầu các bộ phận liên quan đảm bảo nguồn hàng để đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra suôn sẻ. Vì vậy, việc lập các báo cáo như báo cáo tồn kho và báo cáo doanh thu là hết sức quan trọng.

– Thứ hai, báo cáo quản trị điều chỉnh và bổ sung những thông tin mà báo cáo tài chính không thể trình bày đầy đủ trên các mẫu biểu theo quy định.

Báo cáo tài chính của doanh nghiệp được thực hiện theo chu kỳ cố định và, tại Việt Nam, việc lập báo cáo này tuân theo các mẫu biểu được Bộ Tài chính đặt ra. báo cáo tài chính chủ yếu phục vụ nhu cầu thông tin của các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp và thường được sử dụng bởi những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

Thông tin trong báo cáo tài chính tập trung vào quá khứ và ghi chép về các giao dịch kinh tế – tài chính đã diễn ra. Do đó, với các nhà quản trị doanh nghiệp thì thông tin từ loại báo cáo này thường chưa đủ mà đòi hỏi những thông tin cụ thể và chi tiết hơn để có thể đưa ra các quyết định định hình chiến lược cho tương lai.

Ví dụ: Trong báo cáo tài chính về kết quả kinh doanh, ta có thể nhìn thấy tổng doanh thu năm nay và năm trước, nhưng không có thông tin chi tiết về doanh thu từng mặt hàng. Do đó, không thể đánh giá được lợi nhuận từng mặt hàng và từ đó đưa ra quyết định trong năm tiếp theo, ví dụ như tăng cường kinh doanh mặt hàng nào hoặc giảm bớt kinh doanh mặt hàng nào.

Tuy nhiên, một số phần mềm kế toán thông minh như OMEGA.MC – Kế toán quản trị và OMEGA.DASHBOARD – Phân tích tài chính có thể giúp theo dõi doanh thu một cách chi tiết theo từng mặt hàng, địa bàn kinh doanh, nhân viên kinh doanh…, giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình nhanh chóng để điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Xem thêm: Dashboard : Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp

Vai trò của báo cáo quản trị đối với nhà quản lý doanh nghiệp

Với tư cách là một nhà ‘kiến trúc sư’ phần mềm quản trị, đã tham gia làm nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp, gặp gỡ và làm việc với nhiều nhà quản lý doanh nghiệp ở các loại hình doanh nghiệp (Công ty Nhà nước, Công ty tư nhân, TNHH, Cổ Phần, Công ty có vốn đầu tư nước ngoài,…). Hơn nữa, trong hệ sinh thái OMEGA.ERP, có phân hệ riêng biệt chuyên sâu đó là, Module OMEGA.MC – Kế toán quản trị, được hàng ngàn khách hàng đang dùng và đánh giá cao giá trị của nó.

Những vai trò mà báo cáo quản trị giúp được cho doanh nghiệp như sau:

• Thông tin tổng quan: Nó cung cấp một cái nhìn tổng quát về hoạt động của tổ chức hoặc bộ phận, giúp ban điều hành và người quản lý hiểu rõ hơn về mọi khía cạnh, từ hiệu suất đến vấn đề tiềm ẩn. Không chỉ nhìn về số liệu đã xảy ra trong quá khứ mà còn dự đoán sự việc sẽ xảy ra trong tương lai.
• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: Báo cáo cung cấp dữ liệu và thông tin chính xác, chi tiết theo ý đồ nhà quản trị, giúp sếp hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của công ty từ các góc độ khác nhau. Dựa vào thông tin này, họ có thể đưa ra các quyết định chiến lược, điều chỉnh kế hoạch hoặc đầu tư vào các lĩnh vực cần thiết.
• Định hình chiến lược: Bằng cách tiếp cận thông tin về hoạt động hàng ngày và hiệu suất của tổ chức, sếp có thể định hình lại chiến lược tổng thể hoặc điều chỉnh hướng đi của công ty để phù hợp với mục tiêu và nhu cầu thị trường.
• Theo dõi tiến độ và hiệu suất: Báo cáo quản trị cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ thực hiện kế hoạch, dự án và hiệu suất của các bộ phận. Chỉ rõ vòng quay hàng tồn kho, vòng quay vốn, tỷ suất sinh lời, mức độ lãng phí của khấu hao dư thừa,… Điều này giúp sếp đánh giá được nơi nào đang hoạt động tốt, nơi cần điều chỉnh và cải thiện.
• Tăng tính minh bạch và hiệu quả: Báo cáo phân tích những chi phí trọng yếu, doanh số trọng yếu (cả số tuyệt đối và số tương đối). Thông qua báo cáo, sếp có cái nhìn rõ ràng về các chỉ số, số liệu và kết quả công việc. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc minh bạch hơn và khuyến khích sự chịu trách nhiệm từ các nhóm và cá nhân.
• Lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên: Dựa trên thông tin từ báo cáo, sếp có thể phân bổ tài nguyên như nhân lực, ngân sách và thời gian một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu và kế hoạch được đề ra.
• Thúc đẩy sự phát triển và cải tiến: Bằng việc đánh giá thông tin từ báo cáo, sếp có thể nhìn nhận được các cơ hội và thách thức, từ đó thúc đẩy sự phát triển, cải tiến và điều chỉnh chiến lược để nâng cao hiệu suất và cạnh tranh.

Để có được những quyết định đúng đắn thì thông tin trên các báo cáo quản trị phải đầy đủ và chính xác và có hệ thống. Nếu các thông tin không đầy đủ, không chính xác thì rất có thể dẫn đễn quyết định của các nhà quản trị sẽ không đạt hiệu quả như mong đợi.

Xem thêm: Mô hình 7S là gì? Ứng dụng của mô hình 7S cho doanh nghiệp

Quy trình xây dựng báo cáo quản trị

Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận phòng ban vận hành trong doanh nghiệp. Chi tiết bao gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo quản trị

Người xây dựng báo cáo quản trị cần phải trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản trị để xác định được mục tiêu cơ bản của báo cáo. Các thông tin cơ bản cần được xác định như: Ai làm người xem báo cáo? báo cáo cần cung cấp những thông tin gì? yêu cầu về thông tin cung cấp ra sao (thời gian, chi phí)?

Bước 2: Xác định nội dung báo cáo

Đây chính là bước lên ý tưởng thiết kế nội dung bố cục của các báo cáo. Trên cơ sở nhu cầu về thông tin đã được xác định, tác giả sẽ tiến hành phân tích thông tin chính, thông tin phụ và cách trình bày phù hợp, truyền tải thông tin được với người xem.

Bước 3: Thu thập dữ liệu

Nguồn dữ liệu có thể có ở dạng sơ cấp hay thứ cấp, người xây dựng phải cần có kế hoạch chi tiết để tập hợp được các thông tin cần dùng cho báo cáo quản trị. Nguồn dữ liệu thường có thể có từ hệ thống tài chính-kế toán, hệ thống nhân sự HR, hệ thống ERP, hệ thống CRM, … 

Nguồn dữ liệu bên ngoài cần có liên quan đến chiếc lược phát triển ngành nghề liên quan đến lĩnh vực của doanh nghiệp. Có nhiều cách thu thập dữ liệu: cập nhật thủ công, cập nhật từ báo cáo hệ thống các phần mềm, khảo sát, điều tra hay kể cả tài nguyên có sẵn trên internet.

Bước 4: Xử lí và phân tích dữ liệu

Từ những dữ liệu thô đã tổng hợp, nhà quản lý cần phải có những kỹ năng xử lí và phân tích để tạo ra các bản báo cáo có nội dung đặc thù. Ngoài ra, kỹ năng đọc hiểu, phân tích đánh giá cũng rất quan trọng nên đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn, kiến thức và chuyên môn vững chắc.

Bước 4: Thiết lập và Trình bày báo cáo quản trị

Đây là bước cuối cùng của quy trình xây dựng báo cáo quản trị, có vai trò rất quan trọng do đó cần phải có năng lực của người xây dựng báo cáo. Có định hướng và tư duy tốt là chưa đủ, nhà quản lý cần phải diễn giải và truyền đạt thông tin tốt để người xem có thể có cái nhìn trực quan về dữ liệu có trong báo cáo.

Việc lập báo cáo quản trị không có khuôn mẫu chung, người lập sẽ tự tìm kiếm, tham khảo và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu tại đơn vị của mình

Những điểm cần chú ý khi lập báo cáo quản trị

Để đáp ứng yêu cầu của người quản lý, khi tiến hành việc biên soạn báo cáo quản trị, cần phải xác định một số điều quan trọng sau đây:

• Nhu cầu của người sử dụng báo cáo: Phải rõ ràng về nhu cầu của người sử dụng báo cáo là gì? Báo cáo đang được tạo ra với mục đích gì, nó cần chứa đựng thông tin nào để hỗ trợ công việc hay mục tiêu cụ thể nào?
• Xác định nội dung báo cáo: Phải xác định loại báo cáo này thuộc phạm vi nào, liên quan đến các bộ phận chức năng nào. Từ đó, có thể lên kế hoạch tổ chức bố cục báo cáo và xác định nội dung chính của báo cáo.
• Thời điểm báo cáo: Là thời điểm mà số liệu được thu thập để lập báo cáo. Có thể báo cáo theo đơn vị thời gian như tháng, quý, hoặc tuần, hoặc có thể là báo cáo đột xuất. Ngày nộp báo cáo là vào ngày, tháng, năm nào?
• Loại hình báo cáo: Báo cáo được tạo ra trên các nền tảng như tệp Excel với dữ liệu hoặc bản phân tích đánh giá, có thể bao gồm biểu đồ hoặc đồ thị. Hoặc có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng, báo cáo có yêu cầu về nhận định và đề xuất hay không, và liệu báo cáo có tần suất định kỳ hay thường xuyên.
• Bộ phận lập báo cáo: Người quản lý cần xác định rõ bộ phận hay phòng ban chức năng nào chịu trách nhiệm trong quá trình biên soạn báo cáo. Ai là người chịu trách nhiệm đối với việc quản lý số liệu trong báo cáo?
• Lưu trữ và kiểm soát: Báo cáo được gửi đến bộ phận nào? Nơi lưu trữ là ở đâu và ai là người chịu trách nhiệm kiểm soát nó?

Chức năng của phần mềm giải pháp Kế toán quản trị OMEGA.MC:

• Lập kế hoạch doanh thu, Ngân sách chi phí
• Thiết lập các báo cáo quản trị: phân tích doanh thu chi phí theo khách hàng, hợp đồng, dự án, hạng mục công trình …
• In báo cáo lãi lỗ theo nhiều cột, so sánh các tháng, các phòng ban, ngành hàng, so sánh thực tế với ngân sách,…
• Phân tích công nợ, phân tích lãi lỗ, phân tích doanh thu
• Các báo cáo theo dõi nợ vay và các khoản cho vay
• Phân tích công nợ theo tuổi nợ
• Báo cáo dự thu công nợ theo ngày, tuần và tháng.
• Báo phân tích biến động doanh thu và số dư công nợ phải thu theo từng tháng, vẽ đồ thị biểu diễn sự biến động.
• Báo cáo Pareto (80/20) theo mặt hàng và khách hàng
• Báo cáo cân đối doanh thu – chi phí
• Các chỉ tiêu tài chính…
• Tính lãi phạt và tiền thưởng nợ phải thu quá hạn, đến hạn

Ngoài ra, Hệ sinh thái OMEGA.ERP còn có nhiều tính năng, tiện ích hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Chẳng hạn như: Module quản lý hàng hóa, Module quản lý sản xuất, Module kế toán, Module quản lý nhân sự, Mobile Apps, Web Reports… 

Hãy sử dụng sản phẩm của chúng tôi để tận hưởng sự kết hợp tinh tế của công nghệ và sức mạnh của tri thức tài chính, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và bền vững, đồng thời đào sâu vào sự hiểu biết về tài chính của bạn để giúp bạn phát triển doanh nghiệp một cách thành công.

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.