Bài viết này OMEGA sẽ thảo luận chi tiết về vai trò của phần mềm ERP chuyên biệt trong việc định hướng tương lai cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số 4.0, giới thiệu các phần mềm ERP phổ biến và chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn và triển khai phần mềm ERP hiệu quả.
Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Giải pháp bức phá cho Doanh nghiệp
Mục lục
Định hướng tương lai trong thời đại công nghệ số
Trong thời đại công nghệ số, thị trường biến động nhanh chóng với nhu cầu khách hàng, xu hướng thị trường và công nghệ thay đổi liên tục. Doanh nghiệp cần có định hướng tương lai rõ ràng để thích ứng với những thay đổi này, từ đó tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao hiệu quả hoạt động, thu hút và giữ chân nhân tài, và tạo dựng niềm tin với các bên liên quan.
Định hướng tương lai giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, chiến lược và kế hoạch để sử dụng nguồn lực hiệu quả, dự đoán rủi ro tiềm ẩn, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, và xây dựng uy tín thương hiệu trên thị trường. 
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là công cụ chiến lược định hướng tương lai cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Hệ thống ERP tích hợp các chức năng quản lý quan trọng, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa hoạt động để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí, và tăng tốc độ phản ứng với thị trường.
Để nâng cao năng lực cạnh tranh, chúng ta cần tập trung vào ba yếu tố chính. Đầu tiên là tăng hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí để đảm bảo mỗi hoạt động đều mang lại giá trị tối đa.
Thứ hai là thúc đẩy đổi mới và sáng tạo bằng cách tạo điều kiện cho sự phát triển của các ý tưởng mới, sản phẩm và dịch vụ đột phá. Cuối cùng, việc tăng cường khả năng cộng tác là quan trọng, bằng cách kết nối các bộ phận, chia sẻ thông tin hiệu quả và nâng cao hiệu suất làm việc.
Xem thêm: 10 Xu hướng phát triển ERP 2024: Làn sóng chuyển đổi số
Phân tích lợi ích của việc sử dụng phần mềm ERP chuyên biệt
Nâng cao hiệu quả hoạt động
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, các biện pháp sau thường được áp dụng: Tự động hóa giúp giảm thời gian, chi phí và sai sót cho doanh nghiệp. Bằng cách này, quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn và tối ưu hóa được. Việc thu thập và sử dụng dữ liệu chính xác hỗ trợ quyết định sáng suốt và dự báo hiệu quả cho tương lai.
Dữ liệu chính xác cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh đúng đắn. Hơn nữa, việc thiết lập các hệ thống kiểm soát và giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình.
Tăng cường khả năng thích ứng
Thúc đẩy đổi mới
Tiết kiệm chi phí
Đầu tiên, cắt giảm chi phí đào tạo bằng cách triển khai hệ thống dễ sử dụng, tiếp theo là hạn chế thất thoát bằng cách theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các hoạt động kinh doanh. Cuối cùng, lên kế hoạch chi phí hiệu quả bằng cách dự đoán và quản lí chi phí chính xác.
Các chức năng của phần mềm ERP chuyên biệt
Hoạch đinh và quản lí ngân sách
Sử dụng các công cụ quản trị riêng lẻ, thông tin tài chính thường phải được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong dữ liệu khi tiến hành xử lý. Tuy nhiên, với hệ thống ERP, mọi thông tin liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp tại một nơi duy nhất, từ đó giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình xử lý dữ liệu.
Khi xảy ra thay đổi dữ liệu, hệ thống sẽ tự động cập nhật và thông báo ngay lập tức cho những nhân viên có liên quan. Điều này giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đối với quản lý ngân sách của doanh nghiệp, vì thông tin được cập nhật đúng lúc và chính xác, giúp tăng tính linh hoạt và hiệu suất trong quản lý tài chính.
Quản lí hàng tồn kho
Có thể nói rằng việc quản lý hàng tồn kho luôn là một trong những nguyên nhân gây ra “thất thoát” tài chính của nhiều doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề này, hệ thống được tự động hóa để tính toán các mức tồn kho tối ưu, giúp xây dựng các kế hoạch đặt hàng một cách hiệu quả nhất trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Hơn nữa, ERP cung cấp phương tiện để quản lý hiệu quả giá trị giữa giá bán và giá vốn, từ đó giúp theo dõi doanh thu và phân loại các mức chiết khấu phù hợp cho từng đối tượng, sản phẩm, và khách hàng vào các thời điểm khác nhau.
Ngoài ra, thông tin chi tiết về các thuộc tính của hàng hóa như kích thước, trọng lượng, số lô, số serial… sẽ được ERP hỗ trợ để giúp doanh nghiệp quản lý việc sắp xếp kho, kiểm soát hạn sử dụng và bảo hành hàng hóa một cách hiệu quả.
Lập kế hoạch mua hàng
Một kế hoạch mua hàng hiệu quả thường bắt đầu bằng việc xác định rõ mục tiêu, bao gồm: đặc điểm sản phẩm cần mua, số lượng cần mua, và thời điểm cần mua. Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và phân bổ nguồn lực tài chính một cách hiệu quả.
Sau khi đã đề ra mục tiêu, doanh nghiệp có thể dựa vào đó để lập kế hoạch. Để kế hoạch mua hàng có sự cụ thể và hướng dẫn rõ ràng, doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố chủ quan và khách quan như dự báo về nhu cầu của sản phẩm, hàng tồn kho hiện tại, và các yếu tố về cung cấp và thị trường.
Xem thêm: 10+ Yếu tố quan trọng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Quản lí mua hàng
Danh tiếng của một doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng khi gặp phải các vấn đề liên quan đến quá trình nhập hàng, như trễ giao hàng, thiếu hàng hoặc hàng kém chất lượng, do việc không đánh giá chính xác nhu cầu và tình trạng chuỗi cung ứng.
Trong tình huống này, hệ thống ERP tỏ ra vô cùng hữu ích trong việc quản lý mua hàng, bởi khả năng theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình mua hàng từ việc lập kế hoạch, theo dõi đơn hàng dựa trên các điều kiện đã được xác định, đến việc quản lý các điều kiện thanh toán.
Sau khi nhận hàng, hệ thống sẽ tự động xác định thông tin từ hóa đơn của nhà cung cấp để tiếp tục quá trình theo dõi thanh toán và quản lý công nợ đến khi giao dịch được hoàn tất.
Quản lí sản xuất và tính giá thành
Đầu tiên, hệ thống ERP sẽ tổ chức cấu trúc sản phẩm và tính toán nhu cầu về nguyên vật liệu, máy móc và lao động dựa trên các định mức sản xuất được thiết lập bởi đơn vị. Sau đó, ERP sẽ sử dụng thông tin về thời gian giao hàng và tài nguyên sản xuất để lập kế hoạch sản xuất một cách hợp lý.
ERP cũng tự động dự báo và quản lý các rủi ro và gián đoạn kế hoạch do các yếu tố bất ngờ trong quá trình sản xuất. Với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, ERP cho phép chủ doanh nghiệp phân tích và điều chỉnh quy trình sản xuất để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả.
Xem thêm: Tổng quan hệ thống phần mềm ERP quản trị doanh nghiệp 2024
Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Mặc dù tất cả các doanh nghiệp đều đặt mục tiêu làm hài lòng khách hàng, nhưng nhiều công ty gặp khó khăn trong việc thực hiện mục tiêu này với các công cụ quản trị thông thường. Lý do là với các công cụ này, việc quản lý thông tin dữ liệu khách hàng lớn và không được tổ chức một cách có hệ thống sẽ gây khó khăn trong việc hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Với hệ thống ERP và mạng lưới thông tin đồng bộ, đội ngũ sales và chăm sóc khách hàng có thể truy cập vào dữ liệu chính xác và đầy đủ, giPhầnúp họ cung cấp phản hồi kịp thời và chính xác đối với các đối tác làm việc.
Quản lí bán hàng
Trong phần mềm quản trị này, hệ thống ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý cẩn thận toàn bộ quy trình liên quan, bao gồm quản lý báo giá, theo dõi trạng thái đơn hàng của khách hàng, và hệ thống các điều kiện và phương thức thanh toán cho từng đối tác, bao gồm bán sỉ, ký gửi, và bán trả chậm,…
Quản lí dự án
Trong quá trình quản lý dự án, ERP không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, tổ chức dự án (thể hiện qua các hoạt động như mua hàng, sản xuất, phân phối, …) mà còn quản lý dự án một cách hiệu quả qua các giai đoạn. Nhờ đó, dự án có thể được triển khai đúng tiến độ, đúng phạm vi ngân sách và đảm bảo chất lượng.
Quản lí dịch vụ sau bán hàng
Quản lí bảo hành là một trong những yếu tố trong dịch vụ sau bán hàng, bao gồm việc theo dõi và phản hồi nhanh chóng theo yêu cầu bảo dưỡng, đồng thời điều hành hỗ trợ các hoạt động dịch vụ và tương tác khách hàng bằng cách tối ưu hóa việc quản lí tài nguyên.
Bên cạnh đó còn có quản lí hợp đồng dịch vụ là chìa khóa để hiệu quả hóa các hợp đồng bảo dưỡng và dich vụ, đảm bảo thực hiện đúng thời hạn và chính xác các điều khoản hợp đồng.
Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý bán hàng nhiều người dùng nhất 2024
Quản lí nhân sự và tiền lương
Để đạt hiệu suất hoạt động cao, việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là rất quan trọng, đặc biệt là việc theo dõi và điều chỉnh kịp thời các hoạt động của nhân viên.
Với ERP, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên, đồng thời tự động chấm công và tính lương một cách nhanh chóng. Điều này giúp giảm thiểu các lỗi sót, ghi nhận mọi quá trình làm việc và đóng góp của nhân viên một cách toàn diện.
Phân hệ kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của một doanh nghiệp, với yêu cầu báo cáo thường xuyên theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước, yêu cầu đảm bảo sự chính xác và minh bạch về tài chính của doanh nghiệp.
ERP đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính kế toán, giúp tự động hóa quy trình và tạo ra các báo cáo theo chuẩn kế toán Việt Nam (VAS) từ dữ liệu được nhập liệu chỉ một lần.
Xem thêm: TOP 7+ Phần mềm tính lương nhân viên phổ biến nhất 2024
Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn và triển khai phần mềm ERP chuyên biệt
– Kinh nghiệm lựa chọn: Để định hình chiến lược phát triển hiệu quả, việc phân tích hiện trạng của doanh nghiệp là bước quan trọng. Dựa trên thông tin này, việc xác định mục tiêu chiến lược sẽ được thực hiện một cách chính xác và hợp lý. Để lựa chọn nhà cung cấp uy tín cho hệ thống ERP chuyên biệt, các yếu tố quan trọng cần xem xét bao gồm kinh nghiệm trong việc triển khai ERP, khả năng hỗ trợ và bảo trì sau triển khai, cùng với uy tín và thương hiệu của nhà cung cấp.
– Quá trình triển khai hệ thống ERP chuyên biệt thường gồm ba giai đoạn chính: Đầu tiên, là giai đoạn xác định yêu cầu và thiết kế cấu trúc dữ liệu. Tiếp theo, là giai đoạn triển khai, nơi hệ thống được tích hợp vào môi trường hoạt động của doanh nghiệp. Cuối cùng là giai đoạn vận hành và bảo trì, để đảm bảo hiệu suất và ổn định của hệ thống sau khi đã triển khai.
Tiếp đến là quá trình đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm gồm ba bước: Nâng cao nhận thức, trang bị kỹ năng sử dụng, và cung cấp hỗ trợ và giải đáp thắc mắc.
Để giám sát và đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm, ta thường sử dụng ba phương pháp: Theo dõi các chỉ số KPI, phân tích hiệu quả hoạt động, và đánh giá mức độ hài lòng của người dùng.
Xem thêm: Tích hợp Phần mềm ERP với các Hệ thống quản lý trong 2024
Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA là doanh nghiệp chuyên sâu phát triển và triển khai ứng dụng hệ thống phần mềm về công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh – xã hội. Hãy liên hệ để chúng tôi qua Hotline : 028 3512 8448 hoặc www.omega.com.vn để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.
Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP
