Phần mềm CRM là một thuật ngữ khá thông dụng, đặc biệt trong các lĩnh vực kinh doanh, marketing hay chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, bạn đã biết rõ về khái niệm này chưa? Nếu chưa thì hãy cùng OMEGA.ERP tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé.

Khái niệm của Phần mềm CRM

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là công cụ mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, phân tích và báo cáo mọi thông tin liên quan đến khách hàng, bao gồm lịch sử tương tác, giao dịch và tiếp cận. Điều này giúp doanh nghiệp thiết lập một kết nối toàn diện với khách hàng, đồng thời chuẩn hóa quy trình kinh doanh, tăng cường hiệu suất làm việc và nâng cao doanh thu.

Việc sử dụng phần mềm CRM mang lại nhiều lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp:

1. Quản lý thông tin khách hàng tốt hơn : Dễ dàng lưu trữ và truy cập thông tin chi tiết về khách hàng, giúp cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
2. Chăm sóc khách hàng tốt hơn : Tạo điều kiện cho một chiến lược chăm sóc khách hàng cá nhân hóa, từ việc theo dõi phản hồi đến cung cấp giải pháp nhanh chóng cho mọi vấn đề.
3. Quản lý quy trình bán hàng hiệu quả hơn : Hỗ trợ theo dõi mọi giai đoạn của quy trình bán hàng, từ tiếp cận khách hàng đến đóng gói giao dịch, giúp tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình.
4. Phát huy sức mạnh tổ chức để gia tăng khách hàng và doanh số : Tích hợp thông tin để phát hiện cơ hội kinh doanh mới, tăng cường chiến lược tiếp thị và mở rộng cơ sở khách hàng.
5. Nắm bắt tức thì tình hình kinh doanh dễ dàng hơn : Cung cấp cái nhìn thời gian thực về hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt.
6. Kiếm soát quản lý đội ngũ kinh doanh tốt hơn : Theo dõi hiệu suất của nhân viên, phân công công việc một cách hiệu quả hơn, và tối ưu hóa tài nguyên nhân sự.
7. Nâng cao doanh số bán hàng : Tối ưu hóa quy trình bán hàng, cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng và tăng cường mối quan hệ khách hàng, giúp doanh nghiệp đạt được doanh số bán hàng cao hơn.

Xem thêm : Hệ thống CRM là gì? Lợi ích – Chức năng của CRM

Đối tượng nào nên sử dụng Phần mềm CRM

Phần mềm CRM có thể được sử dụng bởi nhiều đối tượng trong một tổ chức để quản lý và tối ưu hóa mối quan hệ với khách hàng. Dưới đây là một mô tả chi tiết về lợi ích cụ thể mà mỗi đối tượng sử dụng phần mềm CRM có thể đạt được:

Nhân viên kinh doanh

• Quản lý cơ hội bán hàng : CRM giúp nhân viên kinh doanh theo dõi và quản lý mọi chi tiết về cơ hội bán hàng, từ việc liên lạc với khách hàng đến việc theo dõi tiến độ giao dịch.
• Chăm sóc khách hàng cá nhân hóa : Thông tin chi tiết về khách hàng giúp nhân viên kinh doanh tạo ra các chiến lược chăm sóc khách hàng cá nhân hóa, cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Quản lý bán hàng

• Đánh giá hiệu suất : Quản lý bán hàng có thể theo dõi doanh số bán hàng theo thời gian thực, giúp họ đánh giá hiệu suất và đưa ra các quyết định chiến lược.
• Quản lý đơn đặt hàng và hợp đồng : Tính năng quản lý hợp đồng và đơn đặt hàng giúp quản lý bán hàng duyệt và theo dõi mọi giao dịch một cách hiệu quả.

Nhân viên tiếp thị

• Phân tích chiến dịch tiếp thị : CRM cung cấp các công cụ phân tích chiến dịch tiếp thị, giúp nhân viên tiếp thị đo lường hiệu suất của chiến dịch và điều chỉnh chiến lược theo thời gian.
• Theo dõi chiến dịch quảng cáo : Nhân viên tiếp thị có thể theo dõi chiến dịch quảng cáo và đánh giá hiệu quả của từng chiến dịch.

Bộ phận chăm sóc khách hàng

• Giải quyết vấn đề khách hàng : CRM giúp nhóm chăm sóc khách hàng theo dõi yêu cầu hỗ trợ và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Chăm sóc khách hàng thông minh : Dữ liệu từ CRM giúp cá nhân hóa chiến lược chăm sóc khách hàng và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.

Bộ phận quản lý dự án

• Theo dõi tiến độ dự án : CRM giúp quản lý dự án theo dõi tiến độ và tài nguyên một cách dễ dàng.
• Tăng cường giao tiếp nhóm : Nhóm làm việc dự án có thể tận dụng tính năng giao tiếp trong hệ thống để tăng cường sự hiểu biết và tương tác trong nhóm.

Đội ngũ Marketing

• Tối ưu hóa chiến lược tiếp thị : CRM giúp đánh giá hiệu suất của chiến dịch tiếp thị, điều chỉnh chiến lược dựa trên dữ liệu thị trường và hành vi khách hàng.
• Quản lý chiến dịch quảng cáo : Theo dõi và quản lý chiến dịch quảng cáo để tối ưu hóa chi phí quảng cáo và kết quả.

Nhân sự

• Đánh giá hiệu suất nhân viên : Nhân sự có thể sử dụng CRM để đánh giá hiệu suất nhân viên, đặc biệt là trong việc chăm sóc khách hàng.
• Quản lý quá trình tuyển dụng : CRM có thể được tích hợp vào quá trình tuyển dụng để theo dõi và quản lý ứng viên một cách hiệu quả.

Xem thêm : Tổng quan về ERP và CRM : Giải pháp quản lý cho doanh nghiệp

Quy trình triển khai Phần mềm CRM

Quy trình CRM là một tập hợp các chiến lược giúp tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Bạn có thể chia quy trình CRM thành sáu bước đơn giản:

• Xây dựng đội ngũ triển khai và Xác định mục tiêu cụ thể
• Đánh giá nhu cầu sử dụng CRM của doanh nghiệp
• Dự đoán ngân sách triển khai CRM
• Triển khai chuẩn hóa quy trình hiện có
• Đánh giá hệ thống
• Xây dựng kế hoạch triển khai CRM lâu dài

Bước 1 : Xây dựng đội ngũ triển khai và Xác định mục tiêu cụ thể

Để tận dụng mọi lợi ích của phần mềm CRM, việc thành lập một nhóm triển khai có kỹ năng và chuyên môn cao là quan trọng. Nhóm này sẽ đảm bảo rằng quá trình triển khai diễn ra mượt mà và hệ thống được sử dụng hiệu quả. Đội ngũ triển khai cần bao gồm: Quản lý điều hành chung, Quản lý dự án, Trường phòng kinh doanh, Đội ngũ kỹ thuật triển khai thuộc đối tác công nghệ của công ty

Trước khi bắt đầu quá trình triển khai CRM, doanh nghiệp cần thiết lập mức độ ưu tiên và mốc thời gian để đạt được mục tiêu đề ra. Đối với kế hoạch này, những mục tiêu cần phải được xác định một cách cụ thể, rõ ràng, và có khả năng đo lường thông qua việc sử dụng dữ liệu. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải đảm bảo rằng mục tiêu của họ tuân thủ theo quy tắc S.M.A.R.T, đồng thời mỗi mục tiêu cần phải được phân bổ phù hợp vào từng giai đoạn để đạt được hiệu quả tối đa.

Bước 2 : Đánh giá nhu cầu sử dụng CRM của doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống CRM, doanh nghiệp nên giải quyết triệt để các vấn đề sau:

• Đánh giá thực tại tỏ chức : Để bắt đầu quá trình triển khai CRM, doanh nghiệp cần dành thời gian xác định rõ sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh và nhóm khách hàng mục tiêu. Việc hiểu đúng mô hình kinh doanh và đánh giá hoạt động kinh doanh qua các kênh là quan trọng để tạo nên một cơ sở vững chắc cho triển khai hệ thống CRM.
• Xác định yêu cầu của doanh nghiệp : Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ lý do muốn áp dụng hệ thống CRM. Việc xác định các vấn đề cụ thể có thể được cải thiện thông qua hệ thống CRM là quan trọng. Nhận biết tính năng cụ thể mà doanh nghiệp đánh giá cao trong hệ thống CRM cũng giúp đưa ra quyết định thông tin và chính xác.
• Đánh giá tình hình tài chính : Việc ước tính chi phí triển khai CRM là quan trọng để doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về nguồn lực cần thiết. Phân bổ chi phí một cách hợp lý và xem xét chi phí bổ sung có thể phát sinh sẽ giúp lập kế hoạch tài chính hiệu quả và tránh bất kỳ rủi ro nào.
• Lập kế hoạch chiến lược rõ ràng : Doanh nghiệp cần xác định cách tích hợp hệ thống CRM vào quy trình hiện tại của mình. Quyết định về việc có cần thay đổi hoạt động hay cấu trúc tổ chức là quyết định quan trọng. Việc đánh giá xem liệu có cần phải điều chỉnh bất kỳ khía cạnh nào trong công ty để hỗ trợ tích hợp hệ thống CRM sẽ đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong quá trình triển khai.

Bước 3 : Dự đoán ngân sách triển khai CRM

Các nhà quản lý dự án thường bỏ qua những chi phí triển khai toàn diện, như chi phí mua phần mềm, lãng phí thời gian của nhân viên, hoặc việc kết hợp các tính năng nâng cao không cần thiết. Do đó, khi đánh giá tổng chi phí triển khai dự án, câu hỏi quan trọng là liệu ngân sách đã được phân bổ có đáp ứng đầy đủ nhiệm vụ cần thực hiện hay không.

Bước 4 : Triển khai chuẩn hóa quy trình hiện có

Các doanh nghiệp phải phối hợp với đối tác triển khai của mình đánh giá xem liệu có cần thiết phải điều chỉnh quy trình kinh doanh để triển khai hiệu quả hệ thống CRM đã chọn hay không. Nếu cần có bất kỳ cải tiến hoặc sửa đổi nào, công ty phải thực hiện hành động ngay lập tức trước khi bắt đầu xây dựng hệ thống CRM.

Bước 5 : Đánh giá hệ thống

Sau một thời gian triển khai thực tế, doanh nghiệp cần bám sát các luồng tác vụ trên hệ thống CRM và đánh giá mức độ hiệu quả của các tác vụ này. Các chỉ số quan trọng cần xem xét để đánh giá hệ thống CRM và đưa ra phương án tối ưu lại hệ thống cũng như cách sử dụng:

• Hoạt động của CRM
• Các ghi chú hoạt động CRM
• Số liệu kinh doanh
• Chất lượng đầu vào đầu ra

Bước 6 : Xây dựng kế hoạch CRM lâu dài

Ngoài việc đánh giá hệ thống, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược toàn diện để tối ưu hóa hiệu suất của hệ thống CRM. Chiến lược này có thể được phân chia thành ngắn hạn hoặc dài hạn và có thể được tổ chức thành nhiều giai đoạn khác nhau. Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp vẫn có thể linh hoạt điều chỉnh kế hoạch của mình dựa trên đặc điểm và mục tiêu kinh doanh riêng lẻ.

TOP 4 Phần mềm CRM tốt nhất tại Việt Nam hiện nay

Tùy theo mục đích sử dụng mà người dùng có thể lựa chọn phần mềm quản lý quan hệ khách hàng phù hợp với quy mô và tính chất của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất – OMEGA.CRM

Phần mềm OMEGA.CRM là giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số bán hàng toàn diện, hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng xuyên suốt và tối ưu hoạt động kinh doanh.

Với sự am tường sâu sắc về lĩnh vực kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, cộng với đội ngũ lành nghề giỏi về công nghệ, với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm quản trị hệ thống doanh nghiệp, công ty OMEGA đã cho ra đời sản phẩm Phần mềm quản lý khách hàng GAMA.CRM nhằm mục đích tin học hóa nghiệp vụ quản lý khách hàng trong doanh nghiệp.

OMEGA.CRM Có những chức năng gì?

• Quản lý hồ sơ nhân viên/khách hàng
• Quản lý thông tin, chăm sóc khách hàng
• Quản lý giao dịch khách hàng
• Nhật ký liên hệ khách hàng
• Quản lý lịch làm việc
• Quản lý hệ thống
• Thông báo sinh nhật khách hàng

OMEGA.CRM có gì khác với những Phần mềm quản lý khách hàng thông thường?

• Thiết kế đa người dùng, không giới hạn số người sử dụng
• Giao diện thân thiện, đơn giản và dễ sử dụng
• Hỗ trợ song ngữ ( Tiếng Anh, Tiếng Việt đầy đủ )
• Khả năng tích hợp với hệ thống OMEGA.ERP
• Tính ổn định và bảo mật cao
• Phân quyền chặt chẽ
• Tiện ích phong phú
• Dịch vụ hỗ trợ 24/24

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai CRM thực tế cho nhiều khách hàng trải đều trên nhiều lĩnh vực, đối diện với nhiều bài toán lớn nhỏ khác nhau nên OMEGA hoàn toàn tự tin sẽ mang tới cho doanh nghiệp một giải pháp CRM hiệu quả nhất, hợp lý nhất.

Bên cạnh giải pháp quản lý khách hàng hướng tới các mục tiêu yêu cầu triển khai nhanh, chi phí thấp OMEGA còn cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp chuyên sâu. giái pháp kế toán chuyên nghiệp hướng tới mục tiêu đáp ứng tối đa nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực. Đi kèm với đó là các dịch vụ hỗ trợ khách hàng như tư vấn chiến lược, tư vấn triển khai, triển khai, đào tạo & chuyển giao, hỗ trợ vận hành… Tất cả những điều này sẽ không chỉ mang lại cho doanh nghiệp 1 sự đảm bảo thành công mà còn mang tới những trải nghiệm thú vị.

Phần mềm quản lý khách hàng FAST.CRM Online

Fast CRM Online – Phần mềm Quản lý Khách hàng giúp doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng một cách toàn diện và hiệu quả.

Fast CRM là một phân hệ (module) có trong giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp Fast Business Online. Các phân hệ chi tiết của Fast CRM bao gồm: Lịch làm việc, chia sẻ thông tin, trò chuyện (chat), khách hàng tiềm năng, khách hàng, cơ hội, liên hệ, hợp đồng, đơn hàng, phản hồi, chiến dịch.

Khi ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng cập nhật và lưu trữ thông tin của khách hàng trên hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, đồng thời tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Với danh sách khách hàng được xây dựng liên tục và thống nhất qua nhiều năm sẽ giúp người quản trị có thể đưa ra những phân tích, đánh giá và chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý.

Điểm nổi bật của Fast CRM Online:

• Đáp ứng toàn bộ nhu cầu quản lý quan hệ khách hàng.
• Làm việc từ xa mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
• Dễ dàng nâng cấp lên giải pháp ERP Fast Business Online khi có nhu cầu.
• Lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
• Hệ thống chia sẻ thông tin tức thời, ưu việt.

Phần mềm chăm sóc khách hàng NextX CRM

Được đánh giá là hệ thống quản lý khách hàng chuyên sâu khi giúp phân hệ chi tiết: tệp khách hàng tiềm năng, 360 độ khách hàng, thông tin trò chuyện, hợp đồng, chiến dịch,…. NextX CRM chính là giải pháp hữu hiệu khi giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng toàn diện và hiệu quả.

Tối ưu trong giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp về dữ liệu từng bộ phận marketing, bán hàng, hỗ trợ,… từ đó mang lại hiệu quả quản lý cao và thống nhất . Với danh sách khách hàng được xây dựng và phân tích trong nhiều năm, thông qua ứng dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng, giúp nhà quản trị đưa ra đánh giá và chiến lược hợp lý với từng đối tượng khách hàng.

Các tính năng nổi bật của phần mềm CRM NextX:

• Quản lý và chăm sóc khách hàng toàn bộ qua mobile app
• Chia Lead tự động nhanh chóng
• Hệ thống báo cáo chi tiết
• Hệ thống Mobile App tiện lợi cho người sử dụng

Phần mềm chăm sóc và quản lý khách hàng GetFly

Phần mềm quản lý kinh doanh CRM NextX thực hiện tốt các hoạt động thúc đẩy doanh thu bán hàng và hỗ trợ cả nhiều lĩnh vực khác. Ngoài ra, giải pháp NextX tích hợp với phần mềm bán hàng PosX nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Đây là phần mềm tập hợp các tính năng hiện đại dành cho 2 bộ phận tiêu chuẩn: Tiếp thị và bán hàng.

Các tính năng nổi bật của phần mềm CRM NextX:

• Quản lý và chăm sóc khách hàng toàn bộ qua mobile app
• Chia Lead tự động nhanh chóng
• Hệ thống báo cáo chi tiết
• Hệ thống Mobile App tiện lợi cho người sử dụng

Xem thêm : TOP 5 Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất hiện nay

Xem thêm : TOP 5 Phần mềm kế toán phổ biến cho doanh nghiệp hiện nay

Xem thêm : TOP 5 Phần mềm ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp hiện nay

Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu CRM và phần mềm quản lý khách hàng, mong rằng bài viết đã đem lại những kiến thức hữu ích về lĩnh vực này. Từ việc hiểu được CRM là gì, chúng ta cũng biết thêm các cách phân loại và những tính năng của CRM được khách hàng ưa dùng hoặc mong muốn dùng, từ đó đi đến cách thức lựa chọn được giải pháp CRM phù hợp nhất.

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.