Năm 2024, việc quản lý tồn kho không còn là ách bài toán khó khăn đối với doanh nghiệp. Với sự ra đời của các phần mềm quản lý kho tiên tiến, việc xử lý tồn kho đã trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Từ việc theo dõi, phân loại đến tối ưu hóa quy trình nhập xuất, các doanh nghiệp sẽ thấy mình đang di chuyển với tốc độ và sự chính xác chưa từng có trước đây.
Cùng OMEGA tìm hiểu về chủ đề này sau bài viết dưới đây!
Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Phương pháp tính tối ưu 2024
Mục lục
Phần mềm quản lý kho là gì?
Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng hoặc hệ thống được thiết kế để hỗ trợ các hoạt động quản lý tồn kho trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Chức năng chính của phần mềm này là theo dõi và điều chỉnh quá trình nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa trong kho, từ việc quản lý số lượng tồn kho, theo dõi vị trí của sản phẩm trong kho đến tối ưu hóa các quy trình đặt hàng và điều chỉnh tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.
Phần mềm quản lý kho thường tích hợp các tính năng như quản lý mã vạch, tự động hóa quy trình, báo cáo tồn kho và dự đoán cung cầu. Điều này giúp cải thiện hiệu suất, giảm thiểu lỗi lầm và tối ưu hóa quản lý tồn kho trong một tổ chức.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một thách thức không hề nhẹ. Một hệ thống phần mềm quản lý kho miễn phí phù hợp sẽ giúp giải quyết những rắc rối này một cách dễ dàng. Bằng cách tổ chức công việc, theo dõi số lượng hàng hóa, tạo hóa đơn và báo cáo nhanh chóng, hệ thống này giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn.
Tăng cường khả năng kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi số lượng, vị trí, tình trạng của hàng hóa trong kho một cách chính xác và kịp thời.
Giảm thiểu sai sót trong việc nhập xuất kho: Tự động hóa các quy trình nhập xuất kho, hạn chế sai sót do thao tác thủ công.
Tối ưu hóa việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa: Gợi ý vị trí lưu trữ phù hợp cho từng loại hàng hóa, giúp tiết kiệm diện tích kho và dễ dàng trong việc tìm kiếm, truy xuất.
Cải thiện khả năng dự báo nhu cầu: Phân tích dữ liệu lịch sử về nhu cầu và xu hướng thị trường để dự báo nhu cầu hàng hóa trong tương lai, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc nhập kho và tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
Xem thêm: Lợi ích của việc quản lý kho bằng QR code cho doanh nghiệp
Giảm thiểu chi phí quản lý kho: Tự động hóa các quy trình thủ công, tiết kiệm thời gian và nhân lực, tối ưu hóa chi phí lưu kho và vận chuyển.
Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh: Nhờ việc quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro, tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và lợi nhuận.
Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho
Theo dõi tồn kho
Phần mềm cho phép người dùng có thể nắm bắt được số lượng và giá trị của hàng hóa trong kho. Thông qua tính năng này, người dùng có thể dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho của từng mặt hàng cũng như tổng giá trị của toàn bộ kho hàng. Điều này giúp họ có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng tồn kho và đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả hơn.
Quản lý nhập xuất hàng
Là tính năng khác quan trọng trong phần mềm, cho phép ghi nhận và quản lý các giao dịch nhập và xuất hàng. Người dùng có thể tạo, sửa đổi và hủy bỏ các đơn hàng, hóa đơn nhập và xuất, cũng như theo dõi lịch sử nhập xuất của từng mặt hàng. Điều này giúp họ kiểm soát chặt chẽ các hoạt động nhập xuất, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng và giảm thiểu các lỗi trong quá trình này.
Quản lý vị trí hàng hóa
Cho phép người dùng xác định vị trí cụ thể của từng mặt hàng trong kho. Điều này giúp tối ưu hóa việc sắp xếp kho hàng và tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Khi cần tìm kiếm một sản phẩm cụ thể, họ có thể dễ dàng định vị và lấy ra hàng hóa một cách thuận tiện.
Cảnh báo tồn kho
Là tính năng quan trọng giúp người dùng nhận được thông báo khi hàng hóa sắp hết, hết hạn, hoặc quá tồn kho. Điều này giúp họ có thể đưa ra các biện pháp kịp thời để giải quyết vấn đề, tránh được những tình huống không mong muốn như thiếu hàng hoặc hàng hóa bị lỗi hạn sử dụng.
Báo cáo tồn kho
Tính năng này cho phép người dùng tạo ra các báo cáo chi tiết về tình trạng tồn kho. Báo cáo này bao gồm thông tin về số lượng tồn kho, giá trị tồn kho, cũng như các xu hướng và biểu đồ thống kê. Nhờ vào báo cáo này, họ có thể đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý kho hàng và đưa ra các chiến lược phát triển trong tương lai.
Quản lý nhà cung cấp và khách hàng
Cho phép lưu trữ thông tin chi tiết về các nhà cung cấp và khách hàng. Thông tin này bao gồm các mục như thông tin liên hệ, điều khoản hợp đồng, và lịch sử giao dịch. Nhờ tính năng này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và theo dõi mối quan hệ với các đối tác kinh doanh của họ, từ việc lưu trữ thông tin liên lạc đến việc theo dõi các giao dịch đã thực hiện.
Đề xuất kế hoạch nhập kho
Dựa trên dữ liệu phân tích nhu cầu, tính năng này đề xuất kế hoạch nhập kho phù hợp với mức độ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, từ đó tối ưu hóa chi phí lưu kho và quản lý vốn.
Bảo mật dữ liệu
Là một phần không thể thiếu trong một hệ thống quản lý doanh nghiệp. Tính năng này đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn và chỉ có thể được truy cập bởi những người được ủy quyền. Điều này giúp người dùng yên tâm về việc thông tin quan trọng của họ không bị lộ ra bên ngoài hoặc bị truy cập trái phép. Các biện pháp bảo mật bao gồm việc sử dụng mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, và thiết lập quyền truy cập cụ thể cho từng người dùng trong tổ chức.
Tầm quan trọng và vai trò của phần mềm quản lý kho
Việc quản lý tồn kho hiệu quả đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp từ nhiều phía khác nhau. Đầu tiên, quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro và chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa. Khi tồn kho được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc bị hỏng, từ đó giảm thiểu lãng phí và tổn thất.
Thứ hai, quản lý tồn kho hiệu quả cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vòng quay vốn. Việc giữ lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu nhưng đảm bảo đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều vốn đầu tư. Đồng thời, việc quản lý tồn kho cẩn thận cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận biết các mẫu hàng hóa bán chạy và dự đoán nhu cầu của thị trường, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh hơn.
Xem thêm: Quản lý kho bằng Excel đã lỗi thời? Giải pháp quản lý kho
Trong thời đại công nghệ số và xu hướng áp dụng phần mềm quản lý kho tiên tiến, vai trò của phần mềm quản lý kho trở nên cực kỳ quan trọng và không thể phủ nhận. Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp tự động hóa quy trình quản lý tồn kho mà còn cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, từ đó giúp họ hiểu rõ hơn về hoạt động kho hàng của mình và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác và chi tiết.
→ Điều này giúp tăng cường sức cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Giải pháp lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp
Để lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, có thể áp dụng các tiêu chí sau:
Quy mô và ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp: Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định quy mô hoạt động của mình và ngành nghề mà họ hoạt động trong đó. Các ngành nghề có yêu cầu và quy trình quản lý kho đặc biệt, vì vậy việc chọn phần mềm có tính năng phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp là rất quan trọng. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất sẽ cần các tính năng quản lý nguyên vật liệu và quy trình sản xuất, trong khi doanh nghiệp bán lẻ sẽ cần các tính năng quản lý vị trí hàng hóa và quản lý đơn hàng.
Ngân sách đầu tư: Sau khi xác định được nhu cầu của doanh nghiệp, họ cần xác định ngân sách đầu tư cho phần mềm quản lý kho. Việc này bao gồm cân nhắc chi phí ban đầu và chi phí duy trì, bao gồm cả chi phí cài đặt, phí bảo trì hàng năm và các chi phí liên quan khác. Dựa vào ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa các phần mềm có giá trị tốt nhất cho số tiền họ có sẵn.
Tính linh hoạt và mở rộng: Một tiêu chí quan trọng khác là tính linh hoạt và khả năng mở rộng của phần mềm. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng phần mềm có thể điều chỉnh và mở rộng phù hợp với sự phát triển của họ trong tương lai, bao gồm cả mở rộng quy mô hoạt động và tích hợp với các hệ thống khác nếu cần.
Hỗ trợ và dịch vụ: Cuối cùng, doanh nghiệp cần xem xét mức độ hỗ trợ và dịch vụ mà nhà cung cấp phần mềm cung cấp. Việc có hỗ trợ tốt từ nhà cung cấp có thể giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và duy trì hoạt động hiệu quả của hệ thống.
Giới thiệu phần mềm quản lý tồn kho OMEGA.WM
Vì tính quan trọng của hoạt động quản lý kho, nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã chọn lựa sử dụng phần mềm như một giải pháp hỗ trợ cho công việc kế toán quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả. Điều này có nghĩa là việc tích hợp phần mềm quản lý kho, với những tính năng đa dạng như kiểm soát giá trị và số lượng hàng tồn kho, theo dõi chu kỳ luân chuyển, quản lý việc sử dụng nguyên liệu và vật tư, cũng như việc lập và kiểm soát các phiếu xuất nhập kho, được xem xét khi cần thiết.
Nằm trong hệ thống quản trị doanh nghiệp OMEGA.ERP, phần mềm quản lý tồn kho OMEGA.WM đang được doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là cực kỳ khó khăn, nhưng đến với đến với giải pháp quản lý tồn khocủa chúng tôi thì mọi việc trở nên dễ dàng hơn.
Chức năng của phân hệ quản lý tồn kho OMEGA.WM :
- Quản lý nhập kho, xuất kho, vận chuyển kho
- Quản lý kiểm kê kho, bút toán điều chỉnh
- Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp (Bình quân gia quyền cuối kỳ, Bình quân gia quyền liên hoàn, FIFO, thực tế đích danh).
- Quản lý nhập xuất tồn theo Lô, theo ngày hết hạn
- Quản lý tồn kho theo vị trí trong kho
- Theo dõi tồn kho theo đơn vị tính chuyển đổi.
- Quản lý hàng tháo dỡ, lắp ráp
- Quản lý nhập xuất và vận chuyển nội bộ theo bộ (Kit)
- Tự động kết xuất các báo cáo nhập xuất tồn, sổ chi tiết tồn kho, báo cáo phân tích tồn kho theo nhóm hàng, chủng loại, nhãn hiệu.
- Báo cáo phân tích hàng tồn kho theo mục đích sử dụng, theo kho, theo công trình.
- Báo cáo nhập xuất tồn tổng hợp và chi tiết theo đối tượng.
- Báo cáo quản trị hàng tồn kho (tuổi tồn kho, tổng kho, vượt tối đa, dưới tối thiểu…)
Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho 2024
Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.
Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP
