Tổng quan Phần mềm nhân sự HRM 2024

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quản lý nhân sự không chỉ là một phần quan trọng mà còn là trụ cột đặc biệt quan trọng để đảm bảo sự thành công của mọi tổ chức. Bài viết này sẽ đưa bạn vào một hành trình khám phá về phần mềm nhân sự, từ các tính năng cơ bản đến ưu điểm mà nó mang lại cho doanh nghiệp, và những thách thức cũng như cơ hội mà triển khai phần mềm này mang lại. Hãy cùng OMEGA.ERP tìm hiểu về sức mạnh của HRM và cách nó có thể hiệu quả với mọi loại doanh nghiệp.

Xem thêm: Top 6 Phần mềm nhân sự tiền lương dùng nhiều nhất 2024

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) là một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế để hỗ trợ và tối ưu hóa quá trình quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. HRM giúp tự động hóa và quản lý nhiều hoạt động liên quan đến nhân sự, từ quản lý thông tin cá nhân đến quy trình tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá hiệu suất.

Phần mềm quản lý nhân sự là nền tảng để doanh nghiệp khai thác nguồn lực hiệu quả, tăng năng lực nhân sự, tạo sự gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Quản trị nguồn nhân lực gồm nhiều hoạt động khác nhau. Với sự hỗ trợ của phần mềm, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo mọi hoạt động thực hiện đầy đủ, hiệu quả cao, đem lại lợi ích và giá trị như mong đợi.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Phần mềm quản lý nhân sự?

Phần mềm quản lý nhân sự HRM đóng vai trò quan trọng, giúp quản lý công việc khoa học, tối ưu. Phát huy tối đa sức mạnh nguồn nhân lực giúp tăng năng suất, giảm lãng phí, từ đó đảm bảo thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo quyền lợi và con đường phát triển sự nghiệp cho từng nhân viên. Phần mềm cũng cho nhà quản trị hiểu rõ nhân sự, đưa ra các quyết định phù hợp, tạo sự thống nhất giữa nhân lực và mục tiêu tổ chức.

Nhân sự đóng vai trò nòng cốt trong doanh nghiệp. Đội ngũ này có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh, tạo sự phát triển mạnh mẽ cho tổ chức. Quản trị nhân sự là cách để doanh nghiệp duy trì tổ chức ổn định, bền vững và phát triển lên tầm cao mới.

Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, nhân sự càng có năng lực tốt, làm việc phù hợp với khả năng sẽ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, sáng tạo, khác biệt trong thời gian tối ưu. Nhanh hơn, tốt hơn, sáng tạo và khác biệt hơn sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp cạnh tranh và đứng vững trên thị trường. Đây cũng là một trong những lý do thôi thúc doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý HRM để tuyển chọn, bồi dưỡng và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả.

Xem thêm: TOP 5 Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất hiện nay

Lợi ích và Ưu điểm của Phần mềm HRM đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự mang lại một loạt ưu điểm quan trọng, làm tăng cường khả năng quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp và giúp nâng cao hiệu suất làm việc :

• HRM giúp tổ chức và lưu trữ thông tin cá nhân, hồ sơ, và liên lạc của nhân viên một cách cấu trúc và dễ dàng truy cập giúp quản lý thông tin nhân viên hiệu quả đồng thời hệ thống còn tự động cập nhật thông tin khi có sự thay đổi, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác.
• Phần mềm HRM muốn tối ưu hóa quy trinh tuyển dụng và đào tạo bằng tính năng tăng cường quy trình tuyển dụng và tuyển chọn với công cụ đăng tin, quản lý hồ sơ ứng viên và đánh giá ứng viên một cách chính xác, Hỗ trợ quy trình đào tạo và phát triển kỹ năng, giúp nhân viên nhanh chóng thích ứng với môi trường làm việc mới.
• Phần mềm HRM tích hợp các công cụ quản lý hiệu suất giúp xác định mục tiêu cá nhân, theo dõi tiến triển và đánh giá hiệu suất. Tích hợp các công cụ quản lý hiệu suất giúp xác định mục tiêu cá nhân, theo dõi tiến triển và đánh giá hiệu suất. Bên cạnh đó phần mềm còn có tính năng Cung cấp phản hồi định kỳ và đánh giá kết quả làm việc, tạo điều kiện cho sự cải thiện liên tục.
• Tự động hóa quy trình chấm công tự động và quản lý thời gian như quản lý nghỉ phép, thời gian làm việc và lịch làm việc một cách dễ dàng và chính xác giúp giảm sai sót và thời gian trong quá trình chấm công với hệ thống chấm công tự động. Thông qua những bước tự động hóa đó, doanh nghiệp có thể giảm rất nhiều chi phí và thời gian vận hành.
• Một điểm rất quan trọng trong quy trình quản lý đó là phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc hoạt động ở nhiều địa điểm, giúp kết nối và đồng bộ hóa thông tin giữa các đơn vị, tạo sự đồng nhất trong toàn bộ tổ chức.
• Hệ thống quản lý nhân sự kết nối và đồng bộ hóa thông tin giữa các đơn vị, tạo sự đồng nhất trong toàn bộ tổ chức thích ứng với các xu hướng công nghệ mới. Cùng với đó là bảo mật thông tin cá nhân và dữ liệu nhân sự tránh rủi ro về an ninh thông tin nhằm đảm bảo tính riêng tư và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường quản lý nguồn nhân lực và tạo ra một môi trường làm việc tích cực, linh hoạt và hiệu quả. Điều này là quan trọng để doanh nghiệp có thể duy trì sự cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Xem thêm : 8 Tiêu chí then chốt chọn phần mềm quản lý nhân sự HRM 4.0

Các chức năng chính của Phần mềm nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự được trang bị một loạt các tính năng chính mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm quản lý nhân sự không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là đối tác chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả:

• Quản lý thông tin nhân viên
• Quản lý tuyển dụng
• Quản lý đào tạo và phát triển
• Quản lý thời gian và chấm công
• Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên
• Quản lý tiền lương
• Quản lý tương tác

Phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

Phần mềm quản lý nhân sự là lựa chọn phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm cụ thể của từng tổ chức. Nhìn chung, phần mềm cónhiều phiên bản và tùy chọn để đáp ứng đa dạng các loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn và từ các ngành công nghiệp khác nhau. Quan trọng nhất là tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và mức độ tùy chỉnh mà họ mong đợi từ hệ thống HRM:

• Doanh Nghiệp Vừa và Nhỏ (SMEs): HRM thường rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy mô nhỏ hơn, giúp tối ưu hóa quy trình nhân sự mà không yêu cầu nguồn lực lớn. Cung cấp giải pháp tự động hóa cho các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất.
• Doanh Nghiệp Trung Bình: HRM cũng phù hợp với doanh nghiệp trung bình với quy mô và độ phức tạp vừa phải. Cung cấp các tính năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự và phát triển kỹ năng của doanh nghiệp trong giai đoạn mở rộng.
• Doanh Nghiệp Lớn và Tổ Chức Đa Quốc Gia: Các phần mềm HRM có thể được tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu phức tạp của doanh nghiệp lớn với số lượng lớn nhân viên và nhiều bộ phận. Hỗ trợ quản lý đa chi nhánh và đa quốc gia, tạo điều kiện cho tính toàn cầu hóa và đồng bộ hóa.
• Ngành Công Nghiệp Đặc Biệt: Trong các ngành công nghiệp đặc biệt như y tế, sản xuất, và công nghệ, HRM có thể được tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu và quy định ngành đặc thù. Tích hợp các tính năng quản lý hiệu suất và đánh giá đặc biệt phù hợp với yêu cầu của từng ngành.
• Startups và Doanh Nghiệp Mới Thành Lập: HRM có thể giúp doanh nghiệp mới và các startups xây dựng nền tảng quản lý nhân sự từ đầu, đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả ngay từ những ngày đầu tiên hoạt động. Cung cấp giải pháp linh hoạt và dễ tích hợp để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhanh chóng của các doanh nghiệp mới.

Xem thêm: Xây dựng giải pháp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

Cách lựa chọn Phần mềm HRM phù hợp với doanh nghiệp

Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, bởi vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Sau đây là một số bước và yếu tố mà doanh nghiệp nên xem xét khi chọn lựa phần mềm HRM phù hợp:

• Xem xét đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp: Những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể chọn các phần mềm có giao diện đơn giản và giá trị thấp hơn, trong khi doanh nghiệp lớn có thể cần những tính năng mạnh mẽ và tích hợp.
• Đặt ra câu hỏi về những gì doanh nghiệp thực sự cần : Các tính năng quan trọng như quản lý hiệu suất, tuyển dụng, và chấm công có phải là ưu tiên hàng đầu hay không? Sự tùy chỉnh và mở rộng tính năng có quan trọng hay không?
• Tìm hiểu khả năng tích hợp hệ thống: Phần mềm HRM nên có khả năng kết nối và tương tác với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, ERP, CRM, hay hệ thống email.
• Tìm hiểu bộ phận hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng: Một hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ và dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp là quan trọng để giải quyết vấn đề và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
• Hệ thống có dễ sử dụng và tính bảo mật cao hay không: Kiểm tra giao diện người dùng có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có thể được triển khai mà không đòi hỏi quá nhiều đào tạo hay không? Đồng thời hệ thống còn phải đảm bảo tính bảo mật dữ liệu nhân sự với các tính năng như mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập.
• Xem xét chi phí triển khai và duy trì: So sánh chi phí triển khai và duy trì với lợi ích mà phần mềm mang lại, đặt trong bối cảnh chi phí và hiệu suất kỳ vọng.

Bài viết liên quan: Tiêu chí xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất năm 2024

Giới thiệu về Hệ thống quản trị nhân lực – OMEGA.HRM

Với đội ngũ có nhiều năm kinh nghiệp trong lĩnh vực phần mềm kế toán và các giải pháp quản trị doanh nghiệp, cộng với công nghệ tân tiến và vượt trội, Công ty Công nghệ & giải pháp OMEGA đã thấu hiểu cặn kẽ nhu cầu sử dụng phần mềm doanh nghiệp, nhất là các nhà quản lý doanh nghiệp. Chính vì thế chúng tôi đã dày công nghiên cứu và xây dựng nên sản phẩm “Hệ thống Quản trị nhân lực OMEGA.HRM® ” được phân nhỏ thành các phân hệ với nhiều ưu điểm vượt trội nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý da daṇg các nghiệp vụ của doanh nghiệp:

• Thông tin dùng chung – OMEGA.SD
• Quản trị hệ thống – OMEGA.SM
• Quản lý nhân sự – OMEGA.HR
• Quản lý chấm công – OMEGA.AT
• Quản lý tiền lương – OMEGA.PR
• Quản lý tuyển dụng – OMEGA.RC
• Cổng thông tin Website – OMEGA.WB

Xem thêm: 8 Tiêu chí then chốt chọn phần mềm quản lý nhân sự HRM 4.0

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tinvề phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.

Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP