Chìa khóa thành công : 7 tiêu chuẩn KPI trong sản xuất

Thế giới sản xuất không phải là không có thách thức và nhiều quy trình có thể gặp phải sự gián đoạn không mong muốn. Những sự kiện không lường trước này có thể dẫn đến lãng phí nguyên liệu thô, tăng lượng tồn kho và chậm trễ trong thời gian giao hàng.

Để giúp các doanh nghiệp giải quyết và khắc phục những vấn đề này, một bộ Chỉ số hiệu suất chính (KPI) đã được phát triển. Trong bài viết dưới đây, OMEGA.ERP sẽ hướng dẫn toàn diện về KPI trong sản xuất, bao gồm định nghĩa, các chỉ số điển hình và các bước xây dựng hệ thống KPI hiệu quả cho hoạt động sản xuất.

Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Phương pháp tính tối ưu 2024

KPI là gì? Thế nào là KPI trong sản xuất?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là thước đo được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành hoặc đạt được mục tiêu của một cá nhân hoặc tổ chức.

KPI trong sản xuất là các chỉ số dùng để theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất trong một khoảng thời gian. Nhiều KPI khác nhau được sử dụng để đánh giá các khía cạnh riêng biệt của quy trình sản xuất, bao gồm sản lượng, hiệu quả sản xuất, kiểm soát chất lượng và an toàn.

Mục đích của việc theo dõi bất kỳ Chỉ số hiệu suất chính (KPI) nào trong doanh nghiệp là nâng cao hiệu suất tổng thể của quy trình sản xuất. Việc giám sát chỉ số hiệu suất thường xuyên cho phép các công ty xác định chính xác các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi cần thiết. Do đó, KPI trong sản xuất  là một công cụ không thể thiếu trong việc thúc đẩy cải tiến liên tục trong quá trình sản xuất.

Xem thêm : TOP 5 Phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp

KPI tác động như thế nào đối với doanh nghiệp và người lao động

Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp sản xuất

KPI trong sản xuất,là một thành phần thiết yếu đối với các doanh nghiệp vì chúng cung cấp cho các nhà quản lý một phương pháp đánh giá hiệu suất và theo dõi những tiến bộ hướng tới các mục tiêu đã đề ra. KPI cung cấp rất nhiều vai trò chuyên biệt, bao gồm:

• Đo lường hiệu suất : Các khía cạnh thiết yếu của quản lý kinh doanh và chỉ số KPI là công cụ chính được sử dụng cho mục đích này. Bằng cách sử dụng KPI, doanh nghiệp có thể có được những hiểu biết quan trọng về mức độ họ đạt được các mục tiêu cụ thể của mình. Thông tin này cho phép người quản lý và nhân viên theo dõi tiến độ theo thời gian và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để liên tục cải thiện hiệu suất trong tương lai.
• Giám sát tiến độ công việc : Điều cần thiết đối với người quản lý và việc sử dụng các chỉ số KPI là một cách hiệu quả để đạt được điều này. KPI cho phép người quản lý theo dõi tiến độ, kế hoạch và hoạt động của nhân viên. Các chỉ số này cho phép so sánh tiến độ thực tế với mục tiêu và kế hoạch ban đầu, cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định và định hướng các hoạt động trong tương lai.
• Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất công việc và nâng cao hiệu quả : Bằng cách sử dụng các chỉ số KPI trong sản xuất, doanh nghiệp và nhà quản lý đánh giá dễ dàng mục tiêu hiệu suất dự án, giúp tập trung vào các mục tiêu quan trọng và đưa ra chiến lược để đạt được chúng. Bằng cách đó, các công ty có thể tối ưu hóa hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Vai trò của KPI đối với người lao động 

KPI trong sản xuất có tác động quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với nhân viên. Có một số vai trò của KPI trong bối cảnh hiệu suất của nhân viên, bao gồm:

• Xác định được mục tiêu được xác định rõ ràng : Đây điều cần thiết trong bất kỳ doanh nghiệp nào, các chỉ số KPI tạo điều kiện thuận lợi cho việc này bằng cách cung cấp bản phác thảo chính xác và ngắn gọn về các mục tiêu và kế hoạch của công ty. Các chỉ số KPI đặc biệt có lợi cho nhân viên vì chúng thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho từng cá nhân, giúp họ dễ dàng hiểu được nội dung đang được đánh giá và cách hướng nỗ lực của mình cho phù hợp.
• Đánh giá hiệu suất cá nhân : Bằng cách đo lường sự tiến bộ của họ so với các mục tiêu đã xác định trước, điều này cung cấp một dấu hiệu rõ ràng về việc hoàn thành công việc và giúp xác định các lĩnh vực có thể thực hiện cải tiến để đạt được các mục tiêu đề ra.
• Hỗ trợ phát triển các kỹ năng : Bằng cách sử dụng KPI, người lao động hiểu rõ hơn về những năng lực cần thiết cần thiết để hoàn thành xuất sắc vị trí của họ. Kiến thức này cho phép họ xác định những lĩnh vực mà họ cần cải thiện và phát triển các kỹ năng cũng như khả năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.

Xem thêm : Nhận diện 7 loại lãng phí trong sản xuất và Hướng giải quyết

Yếu tố quyết định một KPI tốt trong quá trình sản xuất

Phù hợp với mục tiêu của tổ chức

KPI nhà máy hiệu quả là các chỉ số phản ánh sự đồng bộ hóa với các mục tiêu chung của công ty. Mỗi tổ chức đều có mục tiêu riêng và KPI nên được thiết lập để phản ánh sự thành công trong việc đạt được các mục tiêu đó. Điều này đảm bảo rằng hoạt động sản xuất đóng góp vào sự tăng trưởng chung của công ty.

Ví dụ: Nếu mục tiêu của doanh nghiệp là cải thiện chất lượng sản phẩm thì chỉ số KPI có thể là tỷ lệ chất lượng sản phẩm hoặc tỷ lệ lỗi trên mỗi sản phẩm. Các chỉ số này đảm bảo mọi nỗ lực trong quá trình sản xuất đều hướng tới mục tiêu chung là nâng cao chất lượng sản phẩm của tổ chức.

Xác định được rõ ràng các hoạt động sản xuất

Mỗi KPI cần phải xác định mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được để xác định rõ ràng hiệu suất và theo dõi xem tiến độ của hoạt động có đi đúng hướng hay không. Từ đó tạo điều kiện để đưa ra những quyết định và điều chỉnh chiến lược chính xác.

Ví dụ: Nếu một nhà máy muốn đo lường hiệu suất của dây chuyền sản xuất, KPI có thể là năng suất mỗi giờ hoặc số lượng sản phẩm sản xuất mỗi ngày. Các số liệu này rất cụ thể và giúp các tổ chức dễ dàng quản lý, đánh giá và so sánh hiệu suất theo thời gian.

Xem thêm : Thiết lập mục tiêu công việc : Bí quyết và 8 Cách thiết lập

Phản ánh mức độ hiệu quả trong sản xuất

Các KPI sản xuất phải phản ánh mức độ hiệu quả hoạt động mà tổ chức có thể đạt được trong điều kiện và hoàn cảnh hiện tại. Điều này đòi hỏi không nên đặt KPI ở mức quá cao hoặc thiếu thực tế, gây áp lực không đáng có cho nhân viên.

Xem thêm : Tiến độ sản xuất là gì? Quy trình quản lý tiến độ sản xuất

Tổng hợp 7 KPI tiêu chuẩn trong sản xuất hiện nay

7 KPI dưới đây là bộ công cụ mang đến cái nhìn chi tiết và toàn diện về hiệu suất sản xuất giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược và điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa quy trình sản xuất và duy trì sự cạnh tranh trong môi trường sản xuất hiện đại.

Hiệu suất thiết bị tổng thể

Hiệu suất tổng thể của thiết bị là một KPI quan trọng và đa chiều trong lĩnh vực sản xuất, đo lường khả năng hoạt động của thiết bị qua ba khía cạnh chính: thời gian, chất lượng, và tốc độ. Bằng cách kết hợp các chỉ số Availability, Performance và Quality, chỉ số này mang lại cái nhìn toàn diện về hiệu suất của thiết bị.

Đây là một công cụ quan trọng để đánh giá khả năng sử dụng thiết bị, đồng thời thể hiện rõ quy trình sản xuất đạt được hiệu suất tối ưu, với sản phẩm chất lượng, tốc độ làm việc cao, và không có thời gian chết không mong muốn.

Chu kỳ sản xuất

Chu kỳ sản xuất là một KPI quan trọng được sử dụng để đo lường thời gian cần thiết để hoàn thành quy trình sản xuất từ khâu đầu đến khâu cuối. Bằng cách theo dõi và phân tích thời gian chu kỳ, các nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả toàn diện của quy trình sản xuất và xác định các thách thức có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể.

Chỉ số này không chỉ giúp đo lường sự hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, đảm bảo khả năng nhanh chóng đáp ứng yêu cầu động của thị trường. Điều này đặt ra một cơ hội quan trọng để cải thiện linh hoạt và hiệu suất của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày nay.

Xem thêm: Cải tiến sản xuất gia tăng chất lượng sản phẩm trong 2024

Thời gian chết của máy

Thời gian chết của máy là một KPI quan trọng để đo lường mức độ gián đoạn hoạt động của máy móc trong quá trình sản xuất. Thời gian chết có thể được phân loại thành hai loại chính: thời gian chết có kế hoạch và thời gian chết ngoài kế hoạch. Thời gian chết có kế hoạch là những khoảnh khắc mà doanh nghiệp có thể dự đoán và lập kế hoạch trước để thực hiện các công việc bảo trì cần thiết. Ngược lại, thời gian chết ngoài kế hoạch thường xảy ra do sự cố khi máy đang hoạt động.

KPI này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá khả năng quản lý và lên lịch bảo trì của tổ chức, đồng thời ảnh hưởng mạnh mẽ đến chi phí vận hành. Việc đo lường thời gian chết của máy giúp doanh nghiệp nhận diện những điểm yếu trong quá trình sản xuất, từ đó đề xuất các biện pháp cải thiện để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu nguy cơ gián đoạn không mong muốn.

Năng lực sản xuất

Chỉ số KPI về năng lực sản xuất đóng vai trò quan trọng và thuộc hàng những chỉ số cơ bản nhất trong lĩnh vực sản xuất. Chỉ số này đánh giá mức độ sử dụng nguồn lực sản xuất so với khả năng tối đa của doanh nghiệp. Ngoài ra, KPI này cung cấp thông tin quan trọng để tối ưu hóa việc sử dụng máy móc và nhà xưởng, giúp doanh nghiệp tăng cường năng suất và giảm lãng phí.

Năng suất lao động

Năng suất lao động là một KPI quan trọng trong đo lường hiệu suất của lao động trong quá trình sản xuất. Thông thường, chỉ số này được tính bằng cách chia tổng sản phẩm hoặc giá trị sản xuất cho số giờ làm việc. Quá trình theo dõi chỉ số năng suất lao động giúp tổ chức đảm bảo rằng nhân viên đang hoạt động một cách hiệu quả và đạt hiệu suất làm việc cao. Điều này không chỉ cải thiện năng suất lao động mà còn đảm bảo sự hiệu quả trong việc sử dụng nguồn nhân lực.

Thời gian giao hàng đúng hẹn

Khả năng giao hàng đúng hẹn là một KPI quan trọng liên quan đến việc thực hiện giao hàng theo yêu cầu đã đặt ra từ phía khách hàng. Chỉ số này đo lường khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với mục tiêu giao hàng đúng thời hạn. Việc đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn không chỉ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng mà còn thể hiện khả năng quản lý và duy trì lịch trình sản xuất của doanh nghiệp.

Bảo đảm mức KPI này ở mức cao giúp xây dựng niềm tin từ phía khách hàng và củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Vòng quay hàng tồn kho

Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một KPI quan trọng được sử dụng để đo lường hiệu suất quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Việc tính toán chỉ số vòng quay hàng tồn kho giúp tổ chức đánh giá hiệu suất của chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất. Một vòng quay hàng tồn kho nhanh hơn thường đồng nghĩa với chi phí lưu trữ thấp và dòng vốn hoạt động linh hoạt, đồng thời giảm rủi ro của tình trạng hàng tồn đọng trong kho.

Xem thêm : Nhận diện 7 loại lãng phí trong sản xuất và Hướng giải quyết

8 bước xây dựng hệ thống KPI trong sản xuất một cách hiệu quả

Bước 1 : Đánh giá tình trạng doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Trước hết, để đánh giá chính xác, doanh nghiệp cần tự đặt ra câu hỏi quan trọng: Doanh nghiệp cần cái gì, đang thiếu gì? Những khía cạnh cần cải thiện là gì và KPI nào sẽ phản ánh những vấn đề đó. Việc đặt câu hỏi và tìm kiếm câu trả lời giúp doanh nghiệp hướng dẫn đúng trong quá trình xây dựng KPI sản xuất hiệu quả.

Sau khi đặt ra những câu hỏi quan trọng, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích và đánh giá. Những dữ liệu này chính là những “đáp số ẩn” trong câu hỏi mà doanh nghiệp đã đưa ra. Việc lựa chọn kỹ lưỡng và phân tích tỉ mỉ sẽ giúp doanh nghiệp có đánh giá khách quan và chính xác nhất.

Có thể nói, việc đánh giá đúng thực trạng giúp nhà quản trị doanh nghiệp xác định các “lỗ hổng” trong quá trình sản xuất, từ đó có được hướng đi chính xác khi thiết kế một hệ thống KPI phù hợp ở các bước tiếp theo.

Bước 2 : Xác định mục tiêu và xây dựng chiến lược

Để đạt hiệu quả cao trong quá trình xây dựng KPI trong lĩnh vực sản xuất, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và hình thành chiến lược dựa trên các đánh giá tổng quan ban đầu. Cách tiếp cận này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.

Chiến lược này đóng vai trò quan trọng như “xương sống,” giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống KPI sản xuất phù hợp với tương lai. Mục tiêu cụ thể và chiến lược rõ ràng là cơ sở để thành công trong việc xây dựng hệ thống KPI cho quá trình sản xuất.

Bước 3 : Thu thập dữ liệu chính xác

Để tránh mất quá nhiều nguồn lực trong quá trình chọn lựa KPIs trong một lượng dữ liệu lớn, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng quá trình thu thập dữ liệu tương ứng với các hướng và mục tiêu chiến lược đã đề ra. Một trong những công cụ hữu ích để thu thập thông tin nhanh chóng là sử dụng ứng dụng công nghệ phù hợp tại các tầng quản trị và vận hành.

Bước 4 : Xác định tần suất và phương pháp đo lường chỉ số KPI trong sản xuất

Xác định tần suất và lựa chọn phương pháp đo lường KPI trong quá trình sản xuất luôn là một thách thức khó khăn. Việc tìm ra một phương pháp đo lường hiệu quả không chỉ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã xác định được cách đo lường đúng và phù hợp. Do đó, trước khi tiến hành, doanh nghiệp cần xác định rõ thông tin cần thu thập và tần suất cần thực hiện.

Điều quan trọng là tần suất đo lường luôn phải đi kèm với tần suất báo cáo. Nếu không, có thể dẫn đến việc mất mát tính liên quan hoặc ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu. Điều này trở nên ngày càng quan trọng khi doanh nghiệp đang phát triển bộ KPI mới hoặc cải thiện các KPI hiện tại trong quá trình sản xuất.

Xem thêm: Chìa khóa thành công : 7 tiêu chuẩn KPI trong sản xuất

Bước 5 : Xác định người quản lý KPI trong sản xuất

Ở giai đoạn này, tổ chức cần xác định rõ người tham gia vào quá trình thu thập dữ liệu và thiết lập KPI trong lĩnh vực sản xuất. Những cá nhân này chịu trách nhiệm đánh giá, tổng hợp thông tin, và đảm bảo độ chính xác của dữ liệu. Điều này đặt ra yêu cầu về trách nhiệm và hiểu biết đối với những thành viên tham gia trong tổ chức.

Bước 6 : Đảm bảo nắm bắt được các chỉ số KPI

Đây là một trong những yêu cầu cơ bản của quá trình xây dựng chỉ số KPI trong lĩnh vực sản xuất. Điều này có tầm quan trọng đặc biệt đối với những người chịu trách nhiệm về KPI và đối với tất cả các thành viên khác ở mọi chức vụ trong toàn công ty.

KPI phải hình thành một khuôn khổ để hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản trị, và mọi nhân viên cần có khả năng trả lời câu hỏi “những gì tôi làm hôm nay sẽ ảnh hưởng đến KPI của tôi như thế nào”.

Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu rõ về cách KPI mà họ thu thập liên quan như thế nào đến chiến lược của công ty. Điều này sẽ giúp khuyến khích sự tham gia tích cực của nhân viên và ban quản lý, đồng thời đảm bảo quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất diễn ra một cách thuận lợi.

Bước 7 : Tìm ra cách tốt nhất để tương tác với các chỉ số KPI trong sản xuất

Mục tiêu của quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất là tối đa hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời mang lại hiệu quả tốt hơn trong các hoạt động sản xuất và quản lý. Do đó, sau khi hiểu về các chỉ số KPI, hãy nghĩ về cách tận dụng chúng một cách tối đa.

Thực tế cho thấy nhiều KPI được trình bày trong các báo cáo dài, chứa đầy con số và bảng, làm tăng khó khăn trong việc hiểu và theo dõi. Một KPI hiệu quả là KPI với các số liệu rõ ràng, thể hiện các xu hướng và biến thể của dữ liệu. Vì vậy, doanh nghiệp cần cố gắng xây dựng một hình ảnh tiêu chuẩn cho KPI và tạo giải thích cho mỗi thông số, giúp việc trích xuất thông tin từ dữ liệu trở nên rõ ràng, dễ truy cập, và quan trọng nhất là có thể thực hiện được.

Bước 8: Xem xét lại bảng KPI để đảm bảo nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc và sản xuất

Nếu một bảng KPI không đóng góp vào việc đo lường, theo dõi các chỉ số và hỗ trợ quyết định hiệu quả hơn, thì quá trình xây dựng chỉ số KPI trong lĩnh vực sản xuất có thể coi là không thành công.

Vì vậy, trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ theo các bước mà còn cần thường xuyên xem xét các biểu đồ đo lường KPI. Điều này đảm bảo rằng các số liệu thu thập có ý nghĩa và những người quản lý không phải dành quá nhiều thời gian cho việc đo lường cứng như việc đánh giá dữ liệu.

Có thể nói, các chỉ số KPI trong sản xuất rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu được sử dụng đúng, các chỉ số này sẽ cho phép nhà quản trị biết liệu họ có đang trên đà phát triển hay không và vấn đề có thể xuất hiện ở đâu trong doanh nghiệp của họ. Từ đó, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định nhanh chóng và chính xác trong tương lai.

Xem thêm : Lợi thế cạnh tranh từ việc hoạch định nguồn lực sản xuất

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.