Mục lục
Quản lý kho bằng Excel là gì?
Việc quản lý kho bằng Excel là quá trình sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để kiểm soát, theo dõi và tổ chức thông tin liên quan đến hoạt động quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Phương pháp này được coi là một trong những giải pháp linh hoạt và phổ biến, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ
.
Quá trình quản lý kho bằng Excel bao gồm một số bước cơ bản như:
- Dữ liệu cơ bản: Tạo một bảng tính trong Excel để ghi lại thông tin cơ bản về sản phẩm, bao gồm các cột như Tên sản phẩm, Mã sản phẩm, Mô tả và Số lượng tồn kho hiện tại. Mỗi dòng tương ứng với một sản phẩm trong kho.
- Giao dịch nhập/xuất: Tạo bảng tính riêng cho các hoạt động Nhập và Xuất hàng với các cột như Ngày, Mã Sản Phẩm, Số lượng, Đơn giá và Tổng giá trị. Khi có giao dịch mới, cập nhật thông tin vào bảng và tự động cập nhật số lượng tồn kho trong bảng dữ liệu cơ bản.
- Tổng hợp thông tin: Sử dụng các công thức tính tổng để cập nhật Tổng số lượng tồn kho và Tổng giá trị tồn kho trong bảng Dữ liệu cơ bản. Công thức này có thể tính tổng số lượng nhập và trừ đi tổng số lượng xuất, sau đó nhân với đơn giá sản phẩm.
- Báo cáo và biểu đồ: Tạo bảng tính “Báo cáo” để tổng hợp thông tin tồn kho theo khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như hàng tháng hoặc hàng quý. Sử dụng biểu đồ để minh họa sự thay đổi trong tồn kho theo thời gian.
- Kiểm kê kho: Sử dụng một bảng tính để ghi lại kết quả kiểm kê kho hàng, so sánh số lượng thực tế với hệ thống và ghi chép chi tiết về bất kỳ sự chênh lệch nào.
- Quản lý nhà cung cấp và khách hàng: Tạo một bảng tính chứa thông tin về nhà cung cấp và khách hàng, bao gồm Tên, Địa chỉ và Liên hệ. Liên kết thông tin này với các giao dịch nhập và xuất để theo dõi nguồn gốc của sản phẩm.
- Bảo mật dữ liệu: Bảo vệ bảng tính bằng cách quản lý quyền truy cập, đảm bảo chỉ những người có quyền mới có thể chỉnh sửa dữ liệu và xác định cẩn thận quyền truy cập để ngăn chặn sự thay đổi không mong muốn.
- Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu định kỳ bằng cách tạo bản sao của bảng tính hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây để đảm bảo an toàn dữ liệu quản lý kho trong trường hợp xảy ra sự cố.
Xem thêm: Chìa khóa thành công : 7 tiêu chuẩn KPI trong sản xuất
Lợi ích của việc triển khai quản lý kho bằng phần mềm Excel
Quản lý kho bằng Excel mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp họ duy trì sự tổ chức và kiểm soát dễ dàng trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
Dễ dàng triển khai và Tính linh hoạt cao
Quản lý kho thông qua Excel đặc biệt linh hoạt và dễ triển khai cho các doanh nghiệp nhỏ, không đòi hỏi sự phức tạp của việc triển khai hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp. Với Excel, người sử dụng có thể nhanh chóng tạo và điều chỉnh các bảng tính theo nhu cầu cụ thể mà không cần sự hỗ trợ chuyên gia.
Tiết kiệm chi phí
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc quản lý kho bằng Excel là chi phí thấp. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều vào việc mua và triển khai hệ thống quản lý kho phức tạp. Excel là một phần của bộ công cụ văn phòng thông dụng, nên không yêu cầu chi phí đặc biệt.
Dễ dàng nắm bắt và sử dụng
Là một ứng dụng phổ biến nên nhiều người làm việc đã có kiến thức cơ bản hoặc thậm chí nâng cao về cách sử dụng nó. Điều này giúp giảm thời gian đào tạo và tăng tính dễ sử dụng trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
Có thế tự tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu cụ thể
Với Excel, người quản lý có khả năng tự do tạo bảng tính theo nhu cầu cụ thể của họ. Họ có thể thêm, sửa đổi và xóa các cột, hàng, hoặc bảng mà không gặp sự hạn chế từ hệ thống quản lý cố định.
Nhược điểm của việc tận dụng quản lý kho bằng Excel
Giới hạn trong việc xử lí dữ liệu lớn
Một trong những thách thức quan trọng của việc quản lý kho bằng Excel nằm ở khả năng giới hạn xử lý lượng dữ liệu lớn. Đối với doanh nghiệp có số lượng sản phẩm đông đảo và giao dịch nhập/xuất phức tạp, việc sử dụng Excel có thể gặp khó khăn trong việc tổng hợp và xử lý thông tin, dẫn đến sự mơ hồ và khó khăn trong việc theo dõi nguồn gốc và lịch sử của từng sản phẩm. Điều này gây giảm sút tốc độ xử lý và độ chính xác của dữ liệu, ảnh hưởng đến quá trình quản lý kho và khả năng ra quyết định.
Khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát quy trình quản lý
Quản lý kho bằng Excel không hỗ trợ cơ chế tự động theo dõi lịch sử thay đổi, tạo ra một thách thức đối với tính minh bạch và chính xác của dữ liệu. Người quản lý không thể dễ dàng xác định người sửa đổi, thời điểm thay đổi, hoặc nội dung cụ thể của sự biến động. Điều này không chỉ khó khăn trong đối mặt với sự phức tạp của giao dịch, mà còn tạo ra rủi ro về tính chính xác của thông tin trong hệ thống quản lý kho.
Khả năng bị lỗi cao và Thiếu tính nhất quán dữ liệu
Quản lý kho bằng Excel đặt ra thách thức về tính nhất quán do dữ liệu về các hoạt động trong kho vẫn phải được nhập và xử lý thủ công. Sự phụ thuộc vào con người có thể dẫn đến sai sót nhập liệu và khả năng xuất hiện thông tin không chính xác về tồn kho và giao dịch nhập/xuất hàng hóa. Điều này không chỉ làm mất đi tính nhất quán của dữ liệu mà còn tăng nguy cơ xuất hiện các sai sót không mong muốn trong quá trình quản lý kho, gây thất thoát hàng hóa.
Thiếu tính tự động hóa
Bảng tính Excel không cung cấp tính năng tự động hóa mạnh mẽ như các hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp. Những chức năng quan trọng như tự động gửi cảnh báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu, quản lý chuỗi cung ứng, hoặc tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau trở nên khó khăn và tốn nhiều công sức hơn. Điều này không phù hợp trong môi trường kinh doanh đòi hỏi sự linh hoạt và nhanh chóng, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày nay.
Hạn chế khả năng tích hợp, Giới hạn trong việc mở rộng
Khi doanh nghiệp mở rộng và muốn tích hợp thông tin kho hàng với các hệ thống khác, việc sử dụng bảng tính Excel có thể gặp khó khăn. Việc nhập và xuất dữ liệu từ các nguồn khác nhau có thể đòi hỏi nhiều công việc thủ công, tạo ra khả năng thiếu nhất quán trong quá trình duy trì và cập nhật thông tin. Điều này tạo ra những trở ngại trong việc đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và sự linh hoạt của hệ thống.
Không đảm bảo vấn đề bảo mật và Phân quyền người dùng
Tính bảo mật trong Excel có thể không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu an toàn cần thiết, đặc biệt là khi có nhiều người sử dụng. Việc cấu hình quyền truy cập và kiểm soát đôi khi không đảm bảo độ chính xác và tính an toàn của dữ liệu. Thiếu các chức năng bảo mật chuyên sâu có thể là nguyên nhân dẫn đến nguy cơ mất mát dữ liệu và sự can thiệp không đáng có.
Nhìn chung, những thách thức và hạn chế trên đặt ra những yêu cầu khắt khe đối với doanh nghiệp muốn ứng dụng Excel vào hoạt động quản lý kho hàng, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh phức tạp và yêu cầu tính toàn vẹn cũng như tính tự động hóa cao.
Xem thêm: Chìa khóa thành công : 7 tiêu chuẩn KPI trong sản xuất
Giải pháp quản lý kho bằng phần mềm Quản lý tồn kho OMEGA.WM
Nằm trong hệ thống quản trị doanh nghiệp OMEGA.ERP, phần mềm quản lý tồn kho OMEGA.WM đang được doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là cực kỳ khó khăn, nhưng đến với đến với giải pháp quản lý tồn khocủa chúng tôi thì mọi việc trở nên dễ dàng hơn.
Chức năng của phân hệ quản lý tồn kho OMEGA.WM :
- Quản lý nhập kho, xuất kho, vận chuyển kho
- Quản lý kiểm kê kho, bút toán điều chỉnh
- Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp (Bình quân gia quyền cuối kỳ, Bình quân gia quyền liên hoàn, FIFO, thực tế đích danh).
- Quản lý nhập xuất tồn theo Lô, theo ngày hết hạn
- Quản lý tồn kho theo vị trí trong kho
- Theo dõi tồn kho theo đơn vị tính chuyển đổi.
- Quản lý hàng tháo dỡ, lắp ráp
- Quản lý nhập xuất và vận chuyển nội bộ theo bộ (Kit)
- Tự động kết xuất các báo cáo nhập xuất tồn, sổ chi tiết tồn kho, báo cáo phân tích tồn kho theo nhóm hàng, chủng loại, nhãn hiệu.
- Báo cáo phân tích hàng tồn kho theo mục đích sử dụng, theo kho, theo công trình.
- Báo cáo nhập xuất tồn tổng hợp và chi tiết theo đối tượng.
- Báo cáo quản trị hàng tồn kho (tuổi tồn kho, tổng kho, vượt tối đa, dưới tối thiểu…)
Xem thêm: Xây dựng giải pháp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Hãy sử dụng sản phẩm của chúng tôi để tận hưởng sự kết hợp tinh tế của công nghệ và sức mạnh của tri thức tài chính, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và bền vững, đồng thời đào sâu vào sự hiểu biết về tài chính của bạn để giúp bạn phát triển doanh nghiệp một cách thành công.
Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.
Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP
