Phần mềm CRM là gì? Phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

Việc chọn lựa một công ty cung cấp phần mềm CRM chuyên nghiệp, đáng tin cậy và chất lượng là quan trọng để giúp doanh nghiệp quản lý và xây dựng tệp khách hàng một cách hiệu quả. Dưới đây, OMEGA sẽ hướng dẫn bạn qua một cái nhìn tổng quan về phần mềm CRM cùng với những yếu tố để lựa chọn phần mềm CRM phù hợp với doanh nghiệp tại Việt Nam.

Phần mềm CRM là gì?

Phần mềm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) là một công cụ được thiết kế để giúp tổ chức của bạn mang đến cho khách hàng trải nghiệm độc đáo và liên tục, cũng như xây dựng mối quan hệ tốt hơn bằng cách cung cấp thông tin hoàn chỉnh về mọi tương tác của khách hàng, theo dõi doanh số, sắp xếp và ưu tiên các cơ hội của bạn và tạo điều kiện hợp tác giữa các nhóm khác nhau.

Phần mềm giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, phân tích và quản lý thông tin của khách hàng, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng của các hoạt động bán hàng, marketing và kinh doanh. Giải pháp CRM cung cấp các tính năng như quản lý thông tin khách hàng, quản lý chiến dịch tiếp thị, quản lý bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng và phân tích dữ liệu. Với các tính năng trên, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quan hệ khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hiện nay, phần mềm quản lý khách hàng CRM được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và nhiều bộ phận của một doanh nghiệp, không chỉ riêng với lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Nhiều nhà cung cấp phần mềm CRM hiện nay đã có những cải tiến và phát triển phần mềm này cho phù hợp với đặc thù riêng của mỗi phòng ban, mỗi doanh nghiệp hay lĩnh vực khác nhau.

Xem thêm : Hệ thống CRM là gì? Lợi ích và Chức năng của CRM

Tại sao nên áp dụng phần mềm giải pháp CRM?

Ứng dụng phần mềm CRM trong công tác quản lý sẽ mang lại nhiều lợi ích ưu việt cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do mà doanh nghiệp nên xây dựng phần mềm này:

1. Tự động hóa quy trình bán hàng

Phần mềm CRM hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại trong quy trình bán hàng như gửi email, nhắn tin, thực hiện cuộc gọi, lên lịch hẹn, theo dõi tiến độ và kết quả dự án. Tính năng này được thực hiện thông qua sự kết hợp của trí tuệ nhân tạo và tệp dữ liệu khách hàng có sẵn.

Quá trình tự động hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, năng lượng và giảm chi phí thuê nhân viên bán hàng. Điều này dẫn đến việc cải thiện đáng kể tốc độ và hiệu suất của quy trình bán hàng, mang lại sự thuận tiện cho cả nhân viên và khách hàng.

2. Lưu trữ và quản lý thông tin bán hàng

So với Excel, phần mềm CRM tại các hệ thống CRM có khả năng hiển thị và truy cập dữ liệu một cách thuận tiện hơn. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Phần mềm CRM cung cấp sự hỗ trợ cho việc lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học và bảo mật.

Thông tin về khách hàng thường được phân loại theo các tiêu chí như nguồn gốc, nhu cầu, sở thích, hành vi mua hàng, lịch sử giao dịch, độ hài lòng và trung thành. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chi tiết về khách hàng, từ đó có thể xây dựng các chiến lược và kế hoạch phù hợp để thu hút, chăm sóc và giữ chân khách hàng.

3. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh và Marketing

Các doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi cố gắng thu hút cả khách hàng và khách hàng tiềm năng trên nhiều công cụ và kênh truyền thông như website, email, mạng xã hội, điện thoại, và nhiều nền tảng khác. Trong tình huống này, việc sử dụng phần mềm CRM trở nên quan trọng để giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề phức tạp này.

Phần mềm CRM có khả năng nhanh chóng phân tích dữ liệu để tạo ra các báo cáo, biểu đồ, và thống kê về hiệu quả của các chiến dịch marketing, tiếp thị, và bán hàng đã triển khai. Điều này mang lại cho doanh nghiệp những thông tin quan trọng, từ đó nhà quản lý có thể đánh giá, điều chỉnh và cải thiện các hoạt động kinh doanh và tiếp thị của mình.

4. Xây dựng mối quan hệ giữa cá nhân với doanh nghiệp

Để duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với các cá nhân như nhân viên, khách hàng, và đối tác một cách hiệu quả, doanh nghiệp thường chọn phần mềm CRM làm công cụ hàng đầu. Phần mềm này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng sự tin tưởng, gắn bó, và trung thành từ mỗi cá nhân.

Giải pháp CRM cho phép doanh nghiệp ghi nhớ và chú ý đến các sự kiện quan trọng trong cuộc sống của các cá nhân, chẳng hạn như sinh nhật, kỷ niệm, hoặc ngày lễ, từ đó tạo điều kiện để gửi những lời chúc, quà tặng, hoặc ưu đãi đặc biệt. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và xử lý các ý kiến, phản hồi, và khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hợp lý nhất.

5. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Phần mềm CRM đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện và hiệu quả cho doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng dữ liệu từ tệp khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức, phân tích và dự đoán nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Nhờ vào khả năng này, doanh nghiệp có thể hiểu rõ và phản hồi nhanh chóng đối với ý kiến của khách hàng, đồng thời định rõ xu hướng mới để cải tiến và đổi mới sản phẩm, dịch vụ một cách kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao vị thế của mình trên thị trường.

Xem thêm: Tổng quan về ERP và CRM : Giải pháp quản lý cho doanh nghiệp

Phần mềm CRM phù hợp với bộ phận nào trong doanh nghiệp?

1. Bộ phận chăm sóc khách hàng

Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện và hiệu quả. Thông qua những dữ liệu của tệp khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại, phần mềm CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp, thống kê và phán đoán nhu cầu, mong muốn của khách hàng.

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể thấu hiểu và phản hồi nhanh chóng các ý kiến của khách hàng, đồng thời nắm bắt xu hướng mới để cải tiến và đổi mới sản phẩm, dịch vụ kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp tăng sự hài lòng của khách hàng, nâng cao vị thế trên thị trường.

2. Bộ phận Sales/Marketing

Phần mềm CRM mang lại những ảnh hưởng tích cực cho hoạt động của bộ phận tiếp thị như sau:

• Xây dựng hồ sơ khách hàng và phân loại: Tạo ra hồ sơ chi tiết về khách hàng, phân loại chúng vào các nhóm mục tiêu để định hình và triển khai các chiến dịch tiếp thị mục tiêu.
• Theo dõi hiệu suất chiến dịch: Quản lý và đánh giá hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị, bao gồm số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi, và doanh thu đạt được từ mỗi chiến dịch.
• Tăng cường giao tiếp và hợp tác: Hỗ trợ bộ phận tiếp thị trong việc tương tác và hợp tác mạnh mẽ với bộ phận bán hàng và chăm sóc khách hàng. Điều này giúp xây dựng một chuỗi giá trị khách hàng liên tục và bền vững.

3. Bộ phận Kế toán/Kiểm toán

Đối với đội ngũ kế toán, sự tích hợp của phần mềm CRM mang lại sự hiệu quả và nhanh chóng trong việc quản lý các thách thức tài chính. Cụ thể:

1. Tự động hóa các quy trình: Tự động hóa các bước trong quy trình thanh toán, lập báo cáo, và xuất nhập khẩu dữ liệu.
2. Theo dõi chi tiết các giao dịch: Theo dõi chặt chẽ các thông tin liên quan đến giao dịch bán hàng, thu chi, công nợ, hóa đơn, và phiếu thu chi một cách chính xác và nhanh nhẹn.
3. Phân tích hiệu quả kinh doanh: Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, lợi nhuận, chi phí, tỷ lệ chuyển đổi, giúp bộ phận kế toán đưa ra quyết định tài chính hợp lý và chiến lược.

4. Bộ phận Nhân sự

Phần mềm CRM ngày càng trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự với nhiều ứng dụng hữu ích:

1. Quản lý thông tin nhân sự: Hiệu quả hóa quá trình quản lý thông tin về nhân viên, lương thưởng, khen thưởng, và kỷ luật.
2. Lưu trữ và bảo mật hồ sơ nhân viên: Đảm bảo an toàn và bảo mật cho hồ sơ nhân viên trong từng phòng ban.
3. Đánh giá hiệu suất làm việc: Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc đánh giá năng lực, hiệu suất làm việc, và đóng góp cá nhân của nhân viên. Những thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chính sách tuyển dụng, đào tạo, và thăng tiến phù hợp.

4. Nhà quản lý

Để quản lý một bộ phận, đội nhóm hoặc toàn bộ công ty một cách hiệu quả, sự hỗ trợ từ các phần mềm công nghệ hiện đại và thông minh là không thể thiếu. CRM nổi bật như một lựa chọn hàng đầu cho các nhà quản lý, mang lại những lợi ích đáng chú ý như sau:

1. Tạo cái nhìn tổng quan: Hỗ trợ nhà quản lý trong việc xây dựng cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh, thông tin về khách hàng, và nhân viên. Điều này giúp họ định hình và điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.
2. Theo dõi chỉ số kinh doanh: Sát sao các chỉ số quan trọng như doanh số bán hàng, mục tiêu, kế hoạch, và tiến độ dự án của doanh nghiệp.
3. Phân tích xu hướng thị trường: Cung cấp khả năng phân tích xu hướng thị trường, cạnh tranh, và yêu cầu của khách hàng. Thông tin này giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm, và mở rộng thị phần một cách linh hoạt và phù hợp.

Xem thêm: TOP 4 Phần mềm CRM tốt nhất tại Việt Nam hiện nay

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.

Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP