Ngày nay, mô hình 7S McKinsey đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Mô hình này đóng vai trò quan trọng như một khuôn khổ về hiệu quả hoạt động kinh doanh và quản trị doanh nghiệp. Bao gồm 7 yếu tố nội bộ tương tác, mô hình này được coi là chìa khóa dẫn đến sự thành công. Hãy cùng OMEGA khám phá chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây.

Xem thêm: Khám phá 8 tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP trong sản xuất

Khái niệm về mô hình 7S trong sản xuất

Mô hình 7S trong lĩnh vực sản xuất đại diện cho một khuôn khổ phổ biến được áp dụng để phân tích, đánh giá và nâng cao hiệu suất trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và quản lý chất lượng. Được đề xuất bởi Tom Peters và Robert Waterman từ McKinsey vào những năm 1980, mô hình này, được gọi là “7S Model”, tập trung vào việc đánh giá và cải thiện 7 yếu tố khác nhau trong tổ chức.

Mục tiêu của mô hình này là xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và cơ sở vững chắc để đạt được mục tiêu sản xuất, bao gồm Cơ cấu (Structure), Chiến lược (Strategy), Kỹ năng (Skill), Hệ thống (System), Giá trị chung (Shared Values), Phong cách (Style) và Đội ngũ nhân viên (Staff).

Mô hình McKinsey 7S là một công cụ hoạch định chiến lược phổ biến và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay. Thường được sử dụng để phân tích những yếu tố nội tại ảnh hưởng đến thành công tổ chức.

Mô hình 7S có thể áp dụng để triển khai hiệu quả các chiến lược mới và đánh giá cách các bộ phận chính trong tổ chức tương tác với nhau.

Ngoài ra, mô hình này còn tạo điều kiện cho sự thay đổi tổ chức, điều chỉnh quy trình trong quá trình mua bán và sáp nhập sản phẩm. Đặc biệt, nó hỗ trợ tư duy quản lý trong việc triển khai chiến lược và quy trình quản trị trong tổ chức.

Xem thêm: Chìa khóa thành công : 7 tiêu chuẩn KPI trong sản xuất

Các yếu tố của mô hình 7S trong sản xuất

1. Nhân viên (Staff)

Yếu tố này liên quan đến việc xác định số lượng và loại hình nhân viên cần thiết để thực hiện chiến lược sản xuất của tổ chức. Trong lĩnh vực sản xuất, doanh nghiệp cần phát triển một kế hoạch tuyển dụng và duy trì đội ngũ nhân viên có năng lực sản xuất, kinh nghiệm và đam mê trong công việc nhằm đảm bảo tối ưu hiệu quả và hiệu suất sản xuất. Ngoài việc thực hiện quy trình tuyển dụng, việc cải tiến các quy trình nhân sự và chính sách đối với nhân viên cũng đóng một vai trò quan trọng trong quản lý nhân lực hiệu quả.

2. Kỹ năng (Skill)

Yếu tố Kỹ năng liên quan đến năng lực và kỹ năng của nhân viên trong các tổ chức sản xuất. Để đạt được hiệu suất cao, nhân viên cần được trang bị kiến thức chuyên môn đầy đủ, kỹ năng công việc và khả năng thích ứng với những yêu cầu thay đổi trong quá trình sản xuất. Doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên để từ đó đưa ra các biện pháp hỗ trợ phù hợp nhằm cải thiện kỹ năng, tối ưu hóa nguồn nhân lực phục vụ cho quá trình sản xuất.

3. Giá trị chung (Shared Value)

Nhân tố Giá trị chung liên quan đến các giá trị cốt lõi, tôn chỉ và nguyên tắc mà tổ chức sản xuất đề cao và thúc đẩy cho bộ máy của mình. Các giá trị chung định hình hành vi của nhân viên và tạo nên văn hóa làm việc trong tổ chức. Các giá trị này nên được thể hiện thông qua các hành động và quyết định của đội ngũ lãnh đạo và nhân viên, đồng thời được thúc đẩy qua các chương trình đào tạo và giao tiếp trong bộ máy doanh nghiệp.

4. Cơ cấu tổ chức (Structure)

Cơ cấu tổ chức đề cập đến cách mà doanh nghiệp xây dựng và quản lý tổ chức của mình. Nhân tố này bao gồm việc xác định cấu trúc bộ máy, các phòng ban, bộ phận và mức độ phân chia trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hợp tác, tương tác và phối hợp giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Để tăng cường hiệu quả của cơ cấu tổ chức, các doanh nghiệp sản xuất thường xem xét giữa các hình thức cơ cấu như theo chức năng, theo dự án, hoặc theo sản phẩm/dịch vụ.

5. Phong cách (Style)

Phong cách đề cập đến cách doanh nghiệp thực hiện lãnh đạo và quản lý các hoạt động sản xuất trong tổ chức của mình. Yếu tố này có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến văn hóa làm việc và cách tổ chức đưa ra quyết định quan trọng. Phong cách quản lý có thể là cởi mở, thúc đẩy sự sáng tạo và tự quản lý, hoặc có thể là cứng nhắc và tập trung vào quy trình. Sự phù hợp giữa phong cách quản lý và mục tiêu sản xuất là rất quan trọng để tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và khuyến khích động lực tích cực cho nhân viên.

6. Chiến lược (Strategy)

Nhân tố Chiến lược đề cập đến việc xác định và xây dựng mục tiêu chiến lược dài hạn cũng như hướng đi chung cho tổ chức sản xuất. Đây là một trong hai bước đầu tiên và quan trọng nhất để định hình tương lai của tổ chức. Các chiến lược cần phải rõ ràng và định hướng phải phù hợp với môi trường kinh doanh và yêu cầu từ thị trường. Ngoài ra, các tổ chức sản xuất cần phải đảm bảo tiến độ sản xuất, phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh, nguyên tắc kinh doanh và tiềm năng phát triển để phát triển chiến lược hiệu quả.

7. Hệ thống (System)

Nhân tố cuối cùng “Hệ thống” đề cập đến các quy trình, hệ thống kiểm soát và quản lý sản xuất được sử dụng trong doanh nghiệp. Hệ thống này có thể bao gồm các quy trình sản xuất, quy trình làm việc, quy trình kiểm soát chất lượng, hệ thống thông tin và quy trình quản lý tài nguyên như quản lý nhân sự, tài chính và vật tư. Các hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường hiệu suất sản xuất cho tổ chức.

Xem thêm:BOM là gì? ERP quản lý hiệu quả BOM trong quá trình sản xuất

Lợi ích của việc ứng dụng mô hình 7S trong sản xuất

Tối ưu hóa quản lý tổ chức

Cải thiện cơ cấu tổ chức

Mô hình 7S giúp xác định cơ cấu tổ chức hiện tại và nhận diện các thách thức liên quan đến phân phối trách nhiệm và quyền lực. Việc điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp không chỉ làm tăng hiệu suất của hoạt động sản xuất và các nhiệm vụ hỗ trợ, mà còn giảm thiểu sự trùng lặp và thúc đẩy tương tác giữa các bộ phận.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Việc áp dụng mô hình 7S hỗ trợ các nhà quản lý tập trung vào việc cải thiện kỹ năng và năng lực của nhân viên thông qua các chương trình đào tạo và phát triển. Điều này giúp nâng cao chuyên nghiệp hóa và tự tin của lực lượng lao động, đồng thời tăng hiệu suất làm việc và đóng góp tích cực vào tổng hiệu suất của tổ chức.

Tăng cường tính hợp tác trong tổ chức

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Bằng cách tối ưu hóa các yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất, mô hình 7S chủ động hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cải thiện quy trình sản xuất và đảm bảo kiểm soát chất lượng. Điều này cung cấp nền tảng quan trọng để nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng một cách tốt hơn đối với nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

Đồng thời, sự cải tiến này không chỉ giúp tăng cường tính cạnh tranh của tổ chức trên thị trường mà còn làm cho doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn, có khả năng thích ứng nhanh chóng với sự biến động và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động, đem lại lợi thế cạnh tranh và mở rộng thị phần của mình.

Xem thêm: Lợi thế cạnh tranh từ việc hoạch định nguồn lực sản xuất

Cái nhìn thực tế về mô hình 7S trong sản xuất

Khi nào thì nhà quản lý cần áp dụng mô hình 7S?

Mô hình 7S trong lĩnh vực sản xuất không chỉ đơn thuần là công cụ phân tích tổ chức mà còn được ứng dụng linh hoạt trong nhiều ngữ cảnh khác nhau. Các nhà lãnh đạo, thông qua việc nắm rõ những yếu tố nào ảnh hưởng đến tổ chức và có thể thực hiện sự thay đổi, sẽ tận dụng mô hình 7S để đưa ra những đánh giá chi tiết.

Mô hình này đôi khi được áp dụng để đánh giá tính khả thi của các chiến dịch, kế hoạch hay dự án thông qua việc phân tích 7 yếu tố chính của nó. Nó không chỉ giúp kiểm tra mức độ hiệu quả của các bộ phận khác nhau mà còn hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và hiệu quả tổ chức.

Chẳng hạn, mô hình 7S giúp kiểm tra và tối ưu hóa cách các bộ phận khác nhau hoạt động. Nó cung cấp cái nhìn tổng thể, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và hiệu quả tổ chức. Những nhà quản lý thông qua việc sử dụng mô hình 7S có thể xác định cách tốt nhất để thực hiện chiến lược một cách xuất sắc và linh hoạt nhất. Đồng thời, mô hình này còn giúp kiểm tra sự tác động và thay đổi trong cấu trúc tổ chức, giúp nhà quản lý sắp xếp lại quy trình hoạt động của các phòng ban một cách hiệu quả.

Công dụng của mô hình 7S đối với các doanh nghiệp

Mô hình 7S, khi được sử dụng để phân tích và hiểu rõ các khoảng trống trong bộ máy tổ chức, mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Hiểu Sự Thay Đổi Hệ Thống Quản Lý: Mô hình giúp xác định sự thay đổi trong hệ thống quản lý và ảnh hưởng của nó đến toàn bộ bộ máy hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp nhận diện vấn đề và cơ hội để cải thiện hiệu suất.
• Lập Kế Hoạch và Mục Tiêu: Mô hình 7S hỗ trợ việc lập kế hoạch và đặt ra mục tiêu cho bất kỳ thay đổi nào trong quy trình hoạt động. Những thay đổi, cho dù nhỏ, đều tác động đến cân bằng tổng thể của mô hình 7S, và việc lập kế hoạch là quan trọng để duy trì sự ổn định.
• Tạo Ra Sự Thay Đổi Văn Hóa: Mô hình 7S không chỉ giúp điều chỉnh các khía cạnh cụ thể của tổ chức mà còn tạo ra sự thay đổi văn hóa chiến lược và cơ bản. Nó thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
• Mối Liên Kết Tốt Nhất Trong Bảy Yếu Tố: Mô hình 7S giúp tạo ra mối liên kết mạnh mẽ giữa tất cả bảy yếu tố. Điều này quan trọng để đạt được mục tiêu và thực hiện chiến lược một cách hiệu quả.
• Hỗ Trợ Trong Mua Bán/Sáp Nhập: Mô hình 7S cung cấp một cấu trúc linh hoạt để doanh nghiệp sắp xếp lại và tổ chức các phòng ban cũng như quy trình khi thực hiện quá trình mua bán hoặc sáp nhập bộ máy. Điều này giúp đảm bảo tính hài hòa và hiệu quả của quá trình.

Xem thêm: Xây dựng giải pháp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

Các bước sử dụng mô hình 7S cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mối liên kết giữa các nhân tố

Bước đầu tiên trong quá trình ứng dụng mô hình 7S trong sản xuất là xác định mối liên kết giữa các nhân tố. Điều này bao gồm việc phân tích chi tiết về mức độ tương quan và tác động của từng yếu tố đến nhau. Hãy kiểm tra xem yếu tố chiến lược (Strategy) và cơ cấu tổ chức (Structure) có hỗ trợ nhau không. Tương tự, đánh giá xem yếu tố kỹ năng (Skill) của nhân viên có phù hợp với môi trường làm việc và phong cách quản lý (Style) được áp dụng như thế nào trong doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định thiết kế tổ chức tối ưu

Dựa trên kết quả phân tích được từ việc xác định mối liên kết giữa các nhân tố, hãy tập trung vào việc điều chỉnh cơ cấu tổ chức để đảm bảo phù hợp với chiến lược và mục tiêu sản xuất. Doanh nghiệp cần cân nhắc về việc tái cấu trúc các bộ phận, phòng ban và trách nhiệm của từng cá nhân. Việc thiết kế cấu trúc tổ chức hiệu quả giúp doanh nghiệp tối đa hóa tính tương tác giữa các bộ phận, đảm bảo sự hiệu quả trong sản xuất.

Bước 3: Quyết định những thay đổi cần được thực hiện

Tiếp theo, dựa trên phân tích và thiết kế, xác định các điểm cần thay đổi và những thay đổi cần được thực hiện. Xác định những khuyết điểm trong kỹ năng (Skill) của nhân viên và xem xét liệu có cần đào tạo và phát triển thêm không. Đồng thời, xem xét lại phong cách quản lý (Style) và đảm bảo phù hợp với văn hóa làm việc trong tổ chức. Quyết định thay đổi cần được đưa ra một cách cân nhắc và chính xác để đảm bảo sự hiệu quả trong việc cải thiện.

Bước 4: Thực hiện các thay đổi cần thiết

Sau khi quyết định các thay đổi được đưa ra, bước thứ 4 này sẽ là giai đoạn triển khai và thực hiện. Việc thay đổi có thể bao gồm việc tăng cường đào tạo và phát triển nhân viên, điều chỉnh phong cách quản lý, tái cấu trúc tổ chức hoặc đổi mới quy trình sản xuất. Đối với mỗi thay đổi, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch cụ thể và triển khai chúng một cách rõ ràng và nhất quán.

Bước 5: Liên tục xem xét 7 nhân tố trong mô hình 7S

Cuối cùng, quá trình ứng dụng mô hình 7S trong sản xuất không kết thúc ở giai đoạn triển khai, mà nó là một quá trình cần được duy trì liên tục và liên tục. Cần liên tục xem xét 7 nhân tố để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thay đổi trong môi trường kinh doanh và thị trường. Việc đánh giá định kỳ sẽ giúp cho doanh nghiệp phát hiện và giải quyết các vấn đề mới nổi lên, từ đó cải thiện hiệu suất hoạt động và nâng cao năng suất của tổ chức sản xuất theo thời gian.

Xem thêm: TOP 5 Phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp

Lựa chọn giải pháp OMEGA.MM dành cho doanh nghiệp sản xuất

Trải qua hơn 15 năm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản trị cho nhiều loại hình doanh nghiệp, chúng tôi thấy hiểu rất rõ nổi khó khăn của các chủ doanh nghiệp và người lao động về việc quản lý hoạt động sãn xuất doanh nghiệp mình. Chính vì thế công ty OMEGA đã xây dựng nên sản phẩm phần mềm “Hệ thống Quản trị sản xuất OMEGA MM” nhằm đáp ứng các công việc quản lý điều hành trong một doanh nghiệp.

Xác định rõ sứ mệnh “Đồng hành cùng doanh nghiệp” của mình, chúng tôi tập trung chuyên môn hóa lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp với mong muốn cung cấp cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt và hoàn thiện hơn.

Cho đến nay, có hàng ngàn doanh nghiệp nhỏ và lớn nước tin dùng và triển khai thành công sản phẩm OMEGA.MM. Có đầy đủ doanh nghiệp về các lĩnh vực sản xuất và thương mại Cơ Khí, Sản xuất, Dệt May, Thép, Bất Động Sản, Nông Nghiệp …

Điểm khác biệt của việc triển khai OMEGA.MM đó là tập trung sâu vào tính quản trị và thống nhất giải pháp ứng dụng trước khi triển khai chi thiết thực tế.

Phần mềm Quản lý sản xuất OMEGA.MM gồm có những chức năng nội bật chính như sau :

• Lập đơn hàng sản xuất (đơn hàng nội bộ) được kế thừa từ đơn hàng bán
• Lập kế hoạch sản xuất (được kế thừa từ đơn hàng sán uấ)
• Tính dự trù NVL cho sản xuất (Theo kế hoạch sản xuất), đối chiếu tồn kho thực tế
• Lập lệnh sản xuất (chi tiết ngày, giờ, ca làm việc)
• Quản lý phiếu lĩnh vật tư theo lệnh sản xuất
• Thống kê sản xuất theo công đoạn, thành phẩm hoàn thành
• Cập nhật và quản lý tiến độ sản xuất
• Kết nối phân hệ tồn kho trong việc quản lý nguyên vật liệu và thành phẩm
• Kết nối phân hệ giá thành để ghi nhận kết quả sản xuất nhập kho
• Khai báo danh mục máy móc thiết bị, giờ máy chạy, ca máy chạy…

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.