Nhân sự được coi là trụ cột, đóng vai trò quyết định độ bền của một doanh nghiệp. Trong thời kỳ đua nhau với cuộc cách mạng Nhân sự 4.0, việc số hóa quản trị nhân sự đặt ra như một biện pháp quan trọng để tăng cường hiệu suất, nâng cao khả năng cạnh tranh, mở khóa tiềm năng cho năng lực của doah nghiệp và duy trì sự giữ chân của nhân tài.
Vậy chuyển đổi số trong quản lý nhân sự nghĩa là gì? Làm thế nào để giữ chân nhân tài và cải thiện hiệu suất? Cuộc hành trình này yêu cầu một lộ trình và giải pháp hiệu quả như thế nào? Hãy cùng OMEGA khám phá những điều này trong nội dung của bài viết này.
Xem thêm: Tiêu chí xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất 2024
Mục lục
- 1 Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?
- 2 Lí do doanh nghiệp cần chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
- 3 Xây dựng giải pháp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
- 3.1 1. Xác định mục tiêu chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
- 3.2 2. Phân tích và đánh giá tình trạng hoạt động quản trị nhân sự
- 3.3 3. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
- 3.4 4. Triển khai giải pháp công nghệ
- 3.5 5. Hỗ trợ và đào tạo nhân viên
- 3.6 6. Thử nghiệm, đánh giá và Triển khai tổng thể
- 3.7 7. Xây dựng văn hóa số hóa
- 4 OMEGA.HR – Giải pháp chuyển đối số trong quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự đại diện cho việc áp dụng các giải pháp công nghệ nhằm thay đổi cách thức hoạt động, quản lý, và vận hành nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Trong quá trình này, những công việc mà trước đây thường thực hiện bằng cách thủ công như chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất, đào tạo, tuyển dụng, sẽ được số hóa thông qua sử dụng các công cụ hiện đại.
Quá trình này đặc trưng bởi việc tối ưu hóa các quy trình nhân sự, tăng cường trải nghiệm của nhân viên, nâng cao năng suất, và đồng thời giảm bớt thời gian và chi phí. Chuyển đổi số trong lĩnh vực nhân sự không chỉ là việc “máy móc hóa con người”, và cũng không phải là sự loại bỏ hoàn toàn, mà thực tế là một quá trình tinh gọn và tối ưu hóa nguồn nhân lực hiện tại.
Xem thêm: TOP 5 Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất hiện nay
Lí do doanh nghiệp cần chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Như đã đề cập ở trên, nhân sự đóng vai trò quan trọng và là nguồn lực quý báu của doanh nghiệp. Họ là những cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh, đồng thời đóng góp quan trọng vào sự phát triển của tổ chức.
Mọi doanh nghiệp đều tham gia vào cuộc đua chuyển đổi số, tập trung không chỉ vào việc áp dụng chuyển đổi số để đạt được sự đột phá kinh doanh, mà còn để thực sự vượt xa những mong đợi của khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Trong bối cảnh này, đội ngũ nhân sự số đóng một vai trò vô cùng quan trọng, bởi vì nhân viên chính là nguồn sống của mọi doanh nghiệp.
Với sự bùng nổ của công nghệ, nhân viên ngày càng đặt ra yêu cầu cao hơn về văn hóa doanh nghiệp và trải nghiệm làm việc. Điều này, tuy nhiên, thường xuyên bị xem nhẹ bởi doanh nghiệp. Thực tế, tại nhiều doanh nghiệp, vấn đề trong quản trị nhân sự vẫn còn tồn tại, gây ảnh hưởng đáng kể đến năng suất làm việc, trải nghiệm của nhân viên, và cả công tác quản lý nhân sự.
Khó khăn của đội ngũ HR
- Chấm công: Đối với nhiều doanh nghiệp có hoạt động sản xuất (làm việc theo ca), việc thực hiện chấm công thủ công có thể tạo ra nhiều khó khăn cho bộ phận C&B trong việc ghi nhận giờ làm việc của nhân viên.
- Tính lương: Việc tính lương trên Excel, đặc biệt khi doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn và hệ số lương đa dạng, cộng thêm các khoản làm thêm, đi ca,… đặt ra thách thức lớn cho bộ phận HR, đòi hỏi họ phải tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
- Lưu trữ thông tin nhân viên: Dữ liệu nhân viên lưu trữ trên Excel thường gặp vấn đề rối rạc, với việc cập nhật thủ công dẫn đến sự không đồng bộ với các bộ phận khác.
- Tuyển dụng: Quá trình tuyển dụng thủ công, thông tin về ứng viên được quản lý không hệ thống, không đồng bộ.
- Thủ tục thuế, BHXH: Các thủ tục liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và báo tăng giảm Bảo hiểm Xã hội (BHXH) thường được thực hiện bằng cách thủ công, điều này không chỉ khó theo dõi các chính sách mới mà còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức khi phải di chuyển đến các cơ quan liên quan.
Khó khăn của đội ngũ nhân viên
- Chấm công: Quy trình đề nghị nghỉ phép, thay đổi ca làm việc, và cập nhật công thường phải được thực hiện theo cách thủ công, đôi khi đòi hỏi xác nhận từ quản lý.
- Lương & đãi ngộ liên quan: Thông tin liên quan đến bảng lương và các khoản khấu trừ, cũng như các chính sách đãi ngộ, đôi khi không được hiển thị rõ ràng và dễ hiểu trong bảng lương hàng tháng.
Điều này làm cho nhân viên phải dành nhiều thời gian và công sức để kiểm tra và cập nhật thông tin, ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc của họ tại công ty.
Khó khăn từ phía nhà lãnh đạo
- Tổng quan toàn bộ tình hình nhân sự trở nên phức tạp và khó nắm bắt một cách chính xác.
- Thiếu hụt thông tin cần thiết để đề xuất các chiến lược điều chỉnh và phát triển nguồn nhân lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
Quá trình chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những thách thức trên một cách hiệu quả, nhằm nâng cao mức hài lòng của nhân viên, tăng cường năng suất, và duy trì tính cạnh tranh. Do đó, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và đối mặt với nhiều khó khăn, việc chuyển đổi số trong quản lý nhân sự trở nên ngày càng cần thiết.
Xem thêm: 8 Tiêu chí then chốt chọn phần mềm quản lý nhân sự HRM 4.0
Xây dựng giải pháp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và sự tăng cao của nhu cầu nhân viên đặt ra yêu cầu về việc thực hiện một quá trình chuyển đổi số toàn diện từ bên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, thường xuyên trải nghiệm của nhân viên thường bị đặt ngoài vòng quan tâm trong quá trình này.
Xem thêm: Top 6 Phần mềm nhân sự tiền lương dùng nhiều nhất 2024
Để thúc đẩy năng suất, tăng cường mức hài lòng của nhân viên và duy trì tính cạnh tranh, doanh nghiệp cần tiến hành cải tiến cách thức quản lý nhân sự. Công nghệ AI, xử lý nhận thức, phân tích dữ liệu, và nhiều yếu tố khác đang định hình lại cách mà doanh nghiệp quản lý nhân sự, dù liệu họ đã sẵn sàng hay chưa.
Dưới đây là các bước để xây dựng và triển khai chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực:
1. Xác định mục tiêu chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Bắt đầu quá trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự bằng việc đặt ra một mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp hướng tới khi triển khai. Thông thường, mục tiêu này sẽ kết nối chặt chẽ với các mục tiêu kinh doanh và được đo lường dựa trên giá trị kinh doanh mà nó mang lại.
Ví dụ: mục tiêu chuyển đổi số có thể là tối ưu hóa quy trình tuyển dụng để giảm thời gian tìm kiếm ứng viên phù hợp. Qua đó, giảm chi phí tuyển dụng và nâng cao doanh thu bằng cách tuyển dụng những ứng viên phù hợp nhất.
2. Phân tích và đánh giá tình trạng hoạt động quản trị nhân sự
Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp tiến hành một phân tích chi tiết về tình trạng hoạt động quản trị nhân sự, bao gồm việc đánh giá các quy trình, hệ thống, và công cụ được sử dụng.
- Đánh giá hiệu suất hiện tại: Kiểm tra các quy trình quản trị nhân sự hiện tại và đo lường hiệu suất của chúng. Điều này có thể bao gồm thời gian tính lương hàng tháng, tỷ lệ nghỉ việc, và các chỉ số khác.
- Xác định các quy trình, công việc cần cải tiến: Định rõ các quy trình mà hiệu suất chưa đạt được mục tiêu hoặc có thể được cải thiện. Các vấn đề có thể xuất phát từ sự thủ công trong quy trình, thiếu linh hoạt, hoặc sự phụ thuộc vào tài liệu vật lý. Đồng thời, xác định các quy trình có thể tối ưu hóa thông qua sự tự động hóa hoặc sử dụng công nghệ mới.
- Xác định các giải pháp mới: Xác định các công cụ và hệ thống công nghệ mới có thể cải thiện quy trình quản trị nhân sự. Điều này có thể liên quan đến các giải pháp chuyển đổi số toàn diện như sử dụng phần mềm quản trị nhân sự như OMEGA.HR, hỗ trợ số hóa các hoạt động từ chấm công, tính lương, tuyển dụng, quản lý thông tin nhân sự, hồ sơ đến các chế độ BHXH và nhiều khía cạnh khác.
3. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Với mục tiêu và tình trạng hoạt động quản trị nhân sự, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết để chuyển đổi số. Kế hoạch này nên bao gồm các bước cụ thể và thời gian triển khai.
4. Triển khai giải pháp công nghệ
Thực hiện các giải pháp công nghệ đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Điều này bao gồm việc triển khai và tích hợp các hệ thống, công cụ và phần mềm cần thiết để hỗ trợ quá trình chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực.
Ví dụ: khi triển khai phần mềm chấm công, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nó có khả năng đáp ứng nhu cầu chấm công cho từng bộ phận, từ khối văn phòng cho đến kinh doanh, thị trường, và những đơn vị khác.
5. Hỗ trợ và đào tạo nhân viên
Đội ngũ nhân viên đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Để họ có thể tận dụng các công cụ và hệ thống mới một cách hiệu quả, việc hỗ trợ và đào tạo là không thể thiếu. Do đó, khi triển khai bất kỳ giải pháp nào, doanh nghiệp cần thực hiện đào tạo để nhân viên có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả.
6. Thử nghiệm, đánh giá và Triển khai tổng thể
Sau khi triển khai các giải pháp, việc thực hiện thử nghiệm là quan trọng để đảm bảo tính đáp ứng của hệ thống. Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và khắc phục các lỗi hoặc vấn đề trước khi triển khai toàn diện. Việc thu thập phản hồi từ nhân viên và các bộ phận liên quan, sau đó điều chỉnh theo cách phù hợp, là điều cần thiết để đảm bảo hiệu suất và sự hài lòng.
Sau khi hoàn thành thử nghiệm, doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai hệ thống và quy trình số hóa cho toàn bộ tổ chức. Trong giai đoạn này, quan trọng là doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ quy trình và sử dụng phần mềm một cách chính xác.
7. Xây dựng văn hóa số hóa
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự có bản chất ở việc xây dựng một văn hóa số hóa.
Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường thúc đẩy nhận thức tích cực và thái độ tích cực đối với quá trình chuyển đổi số trong tổ chức. Đồng thời, cần khuyến khích sự hợp tác và thúc đẩy sự thay đổi thái độ của nhân viên đối với công nghệ và quá trình thay đổi.
Xem thêm: TOP 17 Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất 2024
OMEGA.HR – Giải pháp chuyển đối số trong quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp
Ở quy mô, lĩnh vực khác nhau, mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng trong công tác quản trị nhân sự. Chính vì vậy, các phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số nhân sự cần đáp ứng linh hoạt các yêu cầu đó.
Phần mềm quản trị nhân sự OMEGA.HR là một hệ thống chuyên sâu về quản lý nhân sự, phần mềm giúp người quản trị có thể đánh giá hiệu của làm việc của nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, quản lý bảo hiểm xã hội, phép năm, chấm công và tính lương. Phần mềm phù hợp với quy mô của các doanh nghiệp tầm trung, được tổ chức một cách hợp lý thông qua việc phân chia thành các Modules chuyên biệt:
Quản lý nhân sự OMEGA.HR
- Quản lý hồ sơ nhân viên
- Khai báo các danh mục dân tộc, tôn giáo, ngành học,..
- Quản lý quá trình công tác, học tập, hợp đồng lao động
- Quản lý hợp đồng lao động (HĐ thời vụ, thử việc, có thời hạn và vô thời hạn)
- Quản lý quyết định (QĐ tiếp nhận, điều chuyển, tạm nghỉ, tăng lương, thôi việc)
- Báo cáo tăng giảm lao động
- Báo cáo biến động và điều chỉnh mức lương theo mẫu D02 của
- Quản lý và theo dõi hồ sơ phép, chấm phép tăng, phép giảm.
- Cảnh báo tái ký hợp đồng.
- Quản lý các chế độ BHXH được hưởng (ốm đau, nghỉ dưỡng, thai sản…)
- Báo cáo phân tích thống kê đa chiều theo các thuộc tính khác nhau của người lao động.
Quản lý tiền lương OMEGA.PR
- Quản lý hồ sơ lương hàng tháng.
- Chấm công: Chấm công thời gian và chấm công sản phẩm
- Tính lương công nhật, lương sản phẩm, lương doanh số bán hàng
- Thưởng bình quân, thưởng tháng 13
- Quản lý tạm ứng lương.
- Quản lý và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Lập phiếu lương, bảng lương, đề nghị chuyển lương qua tài khoản ngân hàng
- Tự động email phiếu lương, gửi SMS cho nhân viên
- Báo cáo biến động lương, các khoản thu nhập theo thời gian
- Kết chuyển bút toán lương vào sổ kế toán
Quản lý tuyển dụng OMEGA.RC
- Quản lý hồ sơ ứng viên
- Quản lý đợt tuyển dụng
- Quản lý các vòng phỏng vấn
- Quản lý kết quả phỏng vấn
Ưu điểm của Phần mềm quản lý nhân sự OMEGA.HR
- Các màn hình được thiết kế đơn giản, tiện lợi cho thao tác nhập liệu, người dùng có thể tự định nghĩa bật tắt các mục tuỳ chọn, tự định dạng màu sắc phù hợp với sở thích của mình.
- quản lý quyền người dùng thông qua chức năng (màn hình) và dữ liệu. Các chức năng Xem, Thêm, Sửa, Xoá, In được thiết kế độc lập giúp cho người quản trị linh hoạt hơn trong việc tổ chức nhiều người dùng kiểm soát dữ liệu và phân quyền dữ liệu chặt chẽ.
- Tính ổn định cao, có cơ sở dữ liệu tuyệt đối an toàn nhờ cơ chế sao lưu dự phòng của Microsoft SQL Server. Các thủ tục xử lý và truy xuất dữ liệu được phân chia tối ưu, do đó tốc độ tính toán và xử lý rất nhanh.
- Cung cấp nhiều lựa chọn để người dùng có thể tùy biến chương trình phù hợp với tổ chức hoạt động của mình. Người dùng có thể quy định chi tiết các khoản thu nhập, các hệ số, mức lương và các tiêu chỉ quản lý nhân sự, kiểu định dạng số (phần nguyên và phần thập phân)… Hơn nữa, người dùng có thể tự mình điều chỉnh hoặc thiết lập mới các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
- Phần mềm được xây dựng nhằm tận dụng tối ưu hệ thống mạng máy tính. Với một máy chủ đủ mạnh, phần mềm không hạn chế về số lượng người sử dụng mà không gặp bất cứ trở ngại nào.
Hãy sử dụng sản phẩm của chúng tôi để tận hưởng sự kết hợp tinh tế của công nghệ và sức mạnh của tri thức tài chính, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và bền vững, đồng thời đào sâu vào sự hiểu biết về tài chính của bạn để giúp bạn phát triển doanh nghiệp một cách thành công.
Xem thêm: Xây dựng giải pháp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.
Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP
