8 Tiêu chí then chốt chọn phần mềm quản lý nhân sự HRM 4.0

Giao diện hiện đại, dễ dàng sử dụng

Không ai mong muốn sử dụng một phần mềm phức tạp, giao diện rối mắt, vì điều này sẽ làm người sử dụng mất nhiều thời gian và gặp khó khăn trong quá trình thao tác, cũng như khó khắc phục khi xảy ra lỗi. Do đó, tiêu chí đầu tiên để đánh giá phần mềm nhân sự là phải có giao diện dễ nhìn, dễ thao tác, và cách sử dụng đơn giản, không tốn công sức cho người sử dụng.

Chẳng hạn, trong một số thời điểm trong năm, bộ phận HR có thể đối mặt với nhiều công việc để thiết lập báo cáo nhân sự. Khi đó, phần mềm nhân sự sẽ hỗ trợ họ tìm kiếm và xuất dữ liệu một cách thuận tiện. Nếu phần mềm nhân sự dễ sử dụng, dễ thay đổi, và linh hoạt trong việc bổ sung thông tin, thì mọi người trong phòng ban đó có thể thao tác một cách mượt mà, giúp họ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý nhân sự OMEGA.HR đã được sự tin dùng bởi hàng ngàn doanh nghiệp có quy mô lớn và vừa tin dùng. Trong đó có thể kể đến như Tiển Triển, Nam Thái Sơn, Lidovit, Phong Nam …

Phát triển khả năng lãnh đạo

Lãnh đạo và quản lý hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng, chịu trách nhiệm đẩy mạnh việc triển khai chiến lược bằng cách xây dựng định hướng tổng thể, thu hút sự ủng hộ và phát triển năng lực của nhân viên. Trong thời đại HR 4.0, công việc của nhà quản trị nhân sự không chỉ giới hạn ở việc tìm kiếm tài năng.

Một cuộc khảo sát từ các chuyên gia nhân sự toàn cầu của State of HR đã chỉ ra ba yếu tố liên quan đến năng lực lãnh đạo mà những người quản lý nhân sự hiện đại cần chú ý để trở thành những chuyên gia HR xuất sắc.

1. Tư duy đổi mới: Sự tiến bộ của công nghệ trí tuệ nhân tạo tại hầu hết các lĩnh vực trong doanh nghiệp đặt ra yêu cầu cho nhà quản trị phải sở hữu tư duy số, bao gồm Tư duy công nghệ (Technology Mindset) – khả năng tiếp cận và áp dụng kỹ thuật, công nghệ; Tư duy ra quyết định dựa trên dữ liệu (Data Literacy Mindset) – khả năng đọc, phân tích và đánh giá dữ liệu để ra quyết định sử dụng công nghệ.
2. Kiến thức về công nghệ: Thế hệ Z là đội ngũ lao động chính trong tương lai, hiểu rõ và mắc kết với nhiều công nghệ như AI, IoT, RPA, Blockchain, mạng 5G, ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Do đó, việc cập nhật kiến thức và thông tin liên quan đến công nghệ giúp nhà quản trị triển khai chiến lược phát triển nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả.
3. Kỹ năng tổ chức đa thế hệ: Sự chênh lệch giữa các thế hệ nhân sự trong doanh nghiệp là một yếu tố mà HR giỏi cần phải quan tâm. Nhân sự tài năng có thể xuất hiện ở bất kỳ độ tuổi và thế hệ nào, vì vậy người quản lý cần phải có kỹ năng tổ chức linh hoạt để tạo môi trường làm việc phù hợp với các phong cách và thái độ làm việc khác nhau giữa các nhóm tuổi.

Bảo mật thông tin và an toàn của dữ liệu

Dữ liệu liên quan đến nhân sự, thông tin người dùng cũng như tất cả tài liệu, hồ sơ của công ty, đều đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi loại doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Để ngăn chặn các rủi ro như gian lận thông tin, thay đổi dữ liệu hoặc rò rỉ thông tin, thì tính bảo mật tuyệt đối là điều không thể thiếu trong phần mềm quản lý nhân sự.

Việc bảo vệ thông tin, đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhân sự không chỉ là tiêu chí tiếp theo mà còn là một trong những tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự. Tuy nhiên, việc xác định được phần mềm quản lý nhân sự nào có độ bảo mật thông tin cao thực sự là một thách thức, bởi thị trường hiện có hàng trăm loại phần mềm từ các đơn vị cung cấp khác nhau. Trong quá trình chọn lựa phần mềm quản lý nhân sự, quan trọng phải chú ý đến đơn vị cung cấp, uy tín của họ thường thể hiện qua thời gian hoạt động, sự giàu kinh nghiệm, cũng như mức độ nổi tiếng trong ngành.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự tốt không chỉ dựa vào sự giàu kinh nghiệm, thời gian hoạt động và uy tín mà còn cần đáp ứng một số tiêu chí cụ thể:

1. Đáp ứng yêu cầu về thời gian hoàn thành phần mềm nhân sự theo nhu cầu của khách hàng.
2. Xây dựng hoặc điều chỉnh phần mềm theo quy trình và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
3. Có khả năng tư vấn về quy trình nếu doanh nghiệp chưa có sẵn.
4. Đề xuất quy trình cải thiện nếu quy trình hiện tại của doanh nghiệp cần sửa đổi.
5. Hỗ trợ bảo trì định kỳ và cung cấp bảo hành trọn đời cho sản phẩm.

Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn

Đối với mọi doanh nghiệp, quản lý và lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn là một thách thức đáng kể. Bên cạnh việc đảm bảo an ninh thông tin, khả năng lưu trữ dữ liệu với quy mô lớn cũng đứng hàng đầu trong việc chọn lựa các phần mềm quản lý nhân sự chất lượng. Khối lượng lưu trữ lớn này có khả năng chứa đựng đầy đủ các số liệu quan trọng như:

Thông tin chi tiết về nhân sự: dữ liệu cá nhân, số lượng nhân viên theo từng bộ phận, thống kê đi làm và nghỉ phép,… Những thông tin này sẽ giúp công ty xác định kế hoạch cụ thể hơn về việc điều chỉnh nhân sự, cũng như liên lạc với các quản lý bộ phận để tuyển dụng thêm nhân sự khi cần thiết.

Dữ liệu về tiến độ và nhiệm vụ trong công ty: Kho dữ liệu lớn sẽ chứa thông tin chi tiết về các dự án đã hoặc đang triển khai ở từng giai đoạn. Điều này sẽ hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả.

Việc chuyển giao nhiệm vụ giữa các nhân sự cũng trở nên thuận tiện hơn mà không cần tốn thời gian upload hoặc chuyển file. Phần mềm có khả năng lưu trữ lớn giúp nhà quản lý tự tin hơn và tiện lợi hơn trong việc theo dõi nguồn dữ liệu lớn của mình. Từ đó, các doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với tình hình hiện tại và tương lai của mình.

Xem thêm: TOP 17 Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất 2024

Thiết lập các thước đo đánh giá hiệu suất

Một nghiên cứu về Quản trị Hiệu suất chỉ ra rằng, Đánh giá đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất. Để đánh giá khả năng thực hiện công việc của nhân viên một cách hiệu quả, người quản lý cần dựa vào kết quả thực tế từ mỗi phòng ban, cá nhân trong công ty qua việc đo lường hiệu suất KPI, OKR (phương pháp quản trị dựa trên Mục tiêu và Kết quả chính), hoặc kết hợp cả hai phương pháp.

Mỗi chỉ số KPI cần kết nối một cách rõ ràng với mục tiêu cụ thể và phản ánh một kết quả đặc biệt. Sử dụng công nghệ và dữ liệu để phát triển các chỉ số nhân sự mới và hỗ trợ quyết định kinh doanh là một cách tiếp cận. Ví dụ, trong trường hợp một doanh nghiệp hướng đến “Môi trường làm việc tốt”, việc đánh giá “Tỷ lệ nghỉ việc” (Turnover rate) sẽ là một KPI cần quan tâm.

Khi xây dựng và đo lường hiệu suất của các KPI/OKR một cách hiệu quả, chúng trở thành công cụ mạnh mẽ giúp các chuyên gia Quản lý Nhân sự 4.0 điều hành và thúc đẩy nhân viên hướng tới mục tiêu đã đề ra, thiết lập mục tiêu công việc, tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt được mục tiêu chung của bộ phận/doanh nghiệp.

Xây dựng đội ngũ nhân sự đa dạng

Phần mềm nhân sự 4.0 không chỉ đơn giản là sự ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực nhân sự. Trong thời kỳ này, các doanh nghiệp không chỉ đơn thuần tìm kiếm những nhân viên phù hợp với văn hoá doanh nghiệp mà còn đang mở rộng văn hoá này thông qua việc tìm kiếm nhân sự đa dạng.

Nhân sự đa dạng đề cập đến việc tuyển dụng những cá nhân có những yếu tố khác biệt như kỹ năng, tính cách, nền văn hoá, học vấn… để mang đến sự đa dạng cho văn hoá của doanh nghiệp. Trong mô hình quản lý nhân sự 4.0, việc có nhân sự đa dạng đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong việc tuyển dụng của các doanh nghiệp.

Đa dạng về tính cách, độ tuổi, kinh nghiệm sống… được xem như là một công cụ giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu điểm riêng biệt của từng cá nhân để tạo ra một đội ngũ mạnh mẽ và đa chiều. Nhiều doanh nghiệp thậm chí khuyến khích sự phản biện, tranh luận và cạnh tranh nội bộ, thúc đẩy tinh thần tiến bộ và sự sáng tạo của nhân viên, để tạo ra những kế hoạch và giải pháp tối ưu.

Bên cạnh đó, việc kết hợp giữa nhân lực và các công cụ đắc lực như Robot, Internet, nền tảng công nghệ… trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự đang tạo ra một xu hướng mới cho nền kinh tế mở. Điều này thúc đẩy chiến lược xây dựng đội ngũ nhân sự đa dạng, mang lại nhiều lợi ích tài chính cho doanh nghiệp, mở ra cơ hội tiếp cận nguồn nhân tài lớn hơn và cung cấp cơ hội tuyển dụng nhân viên phù hợp hơn.

Giá cả hợp lý

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều loại phần mềm nhân sự với mức giá đa dạng. Quy mô và lĩnh vực quản lý của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến độ phức tạp của phần mềm, dẫn đến việc giá cả của từng loại phần mềm nhân sự sẽ khác nhau. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định nhu cầu sử dụng của mình để quyết định đầu tư bao nhiêu tiền vào phần mềm.

Việc nghiên cứu thị trường và tìm hiểu về các loại phần mềm cũng như các nhà cung cấp là cần thiết. Từ đó, so sánh giá của từng nhà cung cấp để tìm ra mức giá phù hợp nhất với ngân sách của công ty.

Tất nhiên, giá cả là một vấn đề quan trọng. Tuy nhiên, không nên chỉ chú trọng vào giá thấp mà bỏ qua các tính năng quan trọng hoặc giao diện linh hoạt. Cũng không nên cho rằng sản phẩm đắt nhất sẽ là tốt nhất và đầu tư số tiền lớn một cách không cân nhắc, đặc biệt khi ngân sách của công ty có hạn.

Xem thêm: 

TOP 5 Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất hiện nay

Top 6 Phần mềm nhân sự tiền lương dùng nhiều nhất 2024

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.

Tác giả,
Nguyễn Văn Nhân
Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp OMEGA.ERP