Tiêu chí xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất 2024

Chỉ số KPI là một phương tiện đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời được áp dụng rộng rãi trong mọi phòng ban của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực nhân sự. Tuy nhiên, để xây dựng KPI cho phòng nhân sự một cách hiệu quả thì việc thiết lập các tiêu chí đánh giá cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ và chính xác.

Hãy cùng OMEGA khám phá chi tiết về những tiêu chí xây dựng KPI chính xác nhất trong năm 2024 và đảm bảo rằng quá trình đánh giá năng suất được thực hiện một cách hiệu quả thông qua bài viết dưới đây.

Xem thêm: Top 6 Phần mềm nhân sự tiền lương dùng nhiều nhất 2024

Quản lý nhân sự bằng KPI là gì?

Chỉ số KPI (Key Performance Indicator) trong việc quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Đây là công cụ giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình làm việc của nhân viên, đánh giá việc họ hoàn thành nhiệm vụ được giao và đạt được mục tiêu kinh doanh hay không. Được thể hiện thông qua các chỉ tiêu, số liệu, định lượng, tỷ lệ, tùy thuộc vào đặc thù của đối tượng được đánh giá.

Quản lý nhân sự dựa trên KPI được xem là quá trình quản lý nhân viên dựa trên các mục tiêu KPI được xác định trước. Mỗi nhân viên và mỗi vị trí công việc có thể có các KPI riêng biệt, có thể theo dõi theo chu kỳ tuần, tháng, quý hoặc năm. Những chỉ số đánh giá có thể bao gồm: chỉ tiêu tuyển dụng, đào tạo, thủ tục, giấy tờ, tính toán bảng lương thưởng,…

Các doanh nghiệp xây dựng KPI để thúc đẩy động lực của từng nhân viên, phòng ban và tổ chức nguyên thể trong quá trình làm việc. Từ đó, nhà quản lý sẽ sử dụng mức độ đạt KPI để đánh giá hiệu suất làm việc của mỗi vị trí. Dựa trên kết quả này, lãnh đạo có cơ sở để thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp nếu có nhân viên không đạt được KPI. Đồng thời, mức độ khen ngợi và thưởng cũng sẽ phụ thuộc vào mức độ đạt được các chỉ số KPI.

Xem thêm: Chìa khóa thành công : 7 tiêu chuẩn KPI trong sản xuất

Tại sao việc đánh giá KPI cho phòng nhân sự lại quan trọng?

Điều bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn đó chính là có đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả và mang khả năng đóng góp tích cực trong công việc. Vậy nên việc xây dựng KPI cho phòng nhân sự là hết sức cần thiết và đem lại nhiều lợi ích:

– Đo lường và đánh giá được mục tiêu phát triển cho doanh nghiệp

Để làm rõ hiệu suất công việc thì doanh nghiệp cần sử dụng KPI. Những chỉ số này không chỉ là những con số hình ảnh mà còn là công cụ cụ thể giúp đo lường sự phát triển của doanh nghiệp. Điều này giúp các nhà quản trị nhận ra các ưu điểm và nhược điểm của từng bộ phận trong tổ chức.

– Tạo sự gắn kết và thúc đẩy cho mỗi cá nhân để làm việc đạt hiệu quả cao nhất 

Xây dựng KPI cho nhân viên có thể được xem như là một con dao hai lưỡi. Nếu được thiết lập đúng, việc này sẽ giúp cho môi trường làm việc của nhân viên có sự học hỏi và cầu tiến giúp tăng năng suất làm việc. Ngược lại, nếu không được áp dụng chính xác, KPI có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và hiệu suất làm việc của nhân viên. Do đó, việc xây dựng KPI cho bộ phận nhân sự đòi hỏi sự cẩn trọng và chiến lược chặt chẽ.

– Giúp đội ngũ nhân sự xác định được mục tiêu của công việc

Truyền đạt thông tin thông qua văn bản hoặc lời nói cũng phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả cao nhất. Một thay đổi nhỏ trong mục tiêu hoặc chỉ số KPI có thể truyền đạt thông điệp đến mỗi nhân sự trong mỗi phòng ban một cách rõ ràng hơn và giúp nhân viên xác định được mục tiêu, tạo động lực cho sự phấn đấu trong công việc.

Xem thêm: Mô hình 7S là gì? Ứng dụng của mô hình 7S cho doanh nghiệp

Những chỉ số đánh giá KPI cơ bản cho phòng hành chính nhân sự 

– Chỉ số đánh giá đợt tuyển dụng:

Chỉ số này có thể đo lường và đánh giá hiệu quả truyền thông tin tức tuyển dụng và quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đã được trải rộng trên các nền tảng thông tin hay chưa

Chỉ số đánh giá đợt tuyển dụng = Tổng số CV đã nhận được / Số đợt tuyển dụng

– Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu:

Đây là chỉ số thể hiện mức độ mà ứng viên đạt yêu cầu mà đội ngũ nhân sự đã đề ra

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số ứng viên đạt yêu cầu / Tổng số ứng viên

– Thời gian tuyển dụng:

Chỉ số này không chỉ đặt ra những yêu cầu mà phòng nhân sự cần đảm nhận trong quá trình tuyển dụng mà còn cung cấp nền tảng cho việc xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực. Thời gian để tuyển dụng nhân viên là khoảng thời gian trung bình từ khi yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt cho đến khi nhân sự mới chính thức bắt đầu làm việc. Ví dụ cụ thể có thể là 1 tuần, 1 tháng, …

– Chỉ số đào tạo:

Chỉ số này cho biết tỷ lệ đã đào tạo nhân viên đủ thời gian theo kế hoạch hay chưa.

Chỉ số đào tạo = Tổng số giờ đào tạo / Số nhân viên cần đào tạo

– Chỉ số lương:

Chỉ số lương cho bộ phận nhân sự biết được mức chi dành cho việc trả lương nhân sự là hợp lý và chính xác hay chưa.

Chỉ số lương = Tổng chi phí lương / Doanh số

– Chỉ số KPI giờ việc:

Chỉ số này cho biết thời gian đi làm muộn, nghỉ làm, tăng ca của các bộ phận từ đó đánh giá được tổng thời gian đi làm muộn của toàn công ty.

Chỉ số KPI đánh giá công việc = Tổng thời gian làm việc / Tổng số lượng nhân viên

– Chỉ số KPI đánh giá công việc:

Tỷ lệ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ = Số nhân viên hoàn thành công việc / Tổng số lượng nhân viên

Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành xong nhiệm vụ = Số nhân viên không hoàn thành công việc / Tổng số lượng nhân viên

– Chỉ số KPI mức độ gắn bó của nhân viên:

Chỉ số KPI mức độ gắn bó của nhân viên = Số nhân viên muốn ra đi / Tổng số lượng nhân viên

Hướng dẫn 6 bước xây KPI cho đội ngũ nhân sự chuẩn xác

1. Xác định bộ phận chịu trách nhiệm KPI

Một phương pháp đầu tiên mà bạn có thể tham khảo là thiết lập kế hoạch xây dựng KPI cho từng trưởng phòng, với mỗi KPI được đưa ra dựa trên nhiệm vụ và chức năng cụ thể của từng bộ phận. Tuy nhiên, đối với mỗi phòng ban, cách tiếp cận riêng của họ có thể dẫn đến sự thiếu thống nhất và thậm chí tạo ra chênh lệch trong khối lượng công việc giữa các bộ phận.

Phương pháp thứ hai để đảm bảo tính khách quan hơn là thống nhất trách nhiệm cho bộ phận nhân sự. Quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động theo một hướng rõ ràng và cụ thể. Tuy nhiên, phòng nhân sự có thể khó khăn trong việc bao quát toàn bộ công việc của các phòng ban, có thể dẫn đến mục tiêu không phản ánh đúng thực tế. Để khắc phục những hạn chế này, quá trình thẩm định và xem xét cần được tiến hành trước khi triển khai hệ thống KPI.

2. Xác định vị trí và Mục tiêu của công việc

Công việc tại mỗi vị trí sẽ mang đến các trách nhiệm khác nhau. Cụ thể, nhiệm vụ của từng nhân viên được chi tiết và quy định trong bảng mô tả công việc. Dựa vào hướng dẫn này, nhân viên có thể nhận được đánh giá tích cực khi hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Ngược lại, việc vi phạm có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật.

3. Xác định các chỉ số KPI

Việc xây dựng hệ thống KPI và lựa chọn các tiêu chí nên phụ thuộc vào quy mô của bộ phận nhân sự và các mục tiêu, dự án mà doanh nghiệp đang triển khai. Khi đã liên kết mục tiêu hoạt động của phòng ban với các chỉ số KPI, chúng ta cần áp dụng mô hình SMART để đánh giá và điều chỉnh các chỉ số KPI sao cho phù hợp. Cụ thể, các tiêu chí KPI cần:

• S (Specific): tính cụ thể
• M (Measurable): đo lường được
• A  (Attainable): có thể đạt được
• R (Relevant): phải thực tế
• T (Timebound): có giới hạn thời hạn cụ thể

– Đối với KPI của bộ phận, các chỉ số phải có tính bao quát tổng thể, không thể dựa vào khả năng của một cá nhân để đưa ra chỉ tiêu cho cả phòng ban.

– Đối với KPI cho từng chức vụ, mục tiêu đề ra phải bám sát bảng mô tả công việc. Kết quả cá nhân đạt được phải có cách thức đo lường và kiểm chứng rõ ràng, minh bạch.

4. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua KPI

Sau khi đã đề ra các chỉ số KPI cho phòng nhân sự, bước tiếp theo là tích hợp chúng vào công việc cụ thể. Các chỉ số KPI có thể được phân loại thành các nhóm nhỏ, phụ thuộc vào thời gian thực hiện và số lượng mục tiêu mà mỗi nhóm KPI ảnh hưởng:

• Thời gian thực hiện công việc
• Mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu
• Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

5. Xem xét mức độ lương thưởng

Trong quá trình thực hiện các chỉ số KPI, nhân viên phòng nhân sự sẽ được thưởng các chế độ nhất định, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc của họ. Quy chế lương thưởng này thường được quy định trước bởi ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc người quản lý chung.

6. Điều chỉnh và tối ưu KPI

Người giám sát công việc cần phải liên tục theo dõi và đánh giá các tiêu chí nhằm tối ưu hóa KPI sao cho phù hợp nhất. Đồng thời, sau mỗi đợt “chạy KPI”, họ cũng cần phải xem xét và nghiệm thu lại để điều chỉnh các tiêu chí KPI sao cho tối ưu nhất để vận dụng vào những dự án tiếp theo.

Xem thêm: 8 Tiêu chí then chốt chọn phần mềm quản lý nhân sự HRM 4.0

OMEGA.HR – Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp

Ở quy mô, lĩnh vực khác nhau, mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng trong công tác quản trị nhân sự. Chính vì vậy, các phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số nhân sự cần đáp ứng linh hoạt các yêu cầu đó.

Phần mềm quản trị nhân sự OMEGA.HR là một hệ thống chuyên sâu về quản lý nhân sự, phần mềm giúp người quản trị có thể đánh giá hiệu của làm việc của nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, quản lý bảo hiểm xã hội, phép năm, chấm công và tính lương. Phần mềm phù hợp với quy mô của các doanh nghiệp tầm trung, được tổ chức một cách hợp lý thông qua việc phân chia thành các Modules chuyên biệt:

Quản lý nhân sự OMEGA.HR

• Quản lý hồ sơ nhân viên
• Khai báo các danh mục dân tộc, tôn giáo, ngành học,..
• Quản lý quá trình công tác, học tập, hợp đồng lao động
• Quản lý hợp đồng lao động (HĐ thời vụ, thử việc, có thời hạn và vô thời hạn)
• Quản lý quyết định (QĐ tiếp nhận, điều chuyển, tạm nghỉ, tăng lương, thôi việc)
• Báo cáo tăng giảm lao động
• Báo cáo biến động và điều chỉnh mức lương theo mẫu D02 của
• Quản lý và theo dõi hồ sơ phép, chấm phép tăng, phép giảm.
• Cảnh báo tái ký hợp đồng.
• Quản lý các chế độ BHXH được hưởng (ốm đau, nghỉ dưỡng, thai sản…)
• Báo cáo phân tích thống kê đa chiều theo các thuộc tính khác nhau của người lao động.

Quản lý tiền lương OMEGA.PR

• Quản lý hồ sơ lương hàng tháng.
• Chấm công: Chấm công thời gian và chấm công sản phẩm
• Tính lương công nhật, lương sản phẩm, lương doanh số bán hàng
• Thưởng bình quân, thưởng tháng 13
• Quản lý tạm ứng lương.
• Quản lý và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
• Lập phiếu lương, bảng lương, đề nghị chuyển lương qua tài khoản ngân hàng
• Tự động email phiếu lương, gửi SMS cho nhân viên
• Báo cáo biến động lương, các khoản thu nhập theo thời gian
• Kết chuyển bút toán lương vào sổ kế toán

Quản lý tuyển dụng OMEGA.RC

• Quản lý hồ sơ ứng viên
• Quản lý đợt tuyển dụng
• Quản lý các vòng phỏng vấn
• Quản lý kết quả phỏng vấn

Ưu điểm của Phần mềm quản lý nhân sự OMEGA.HR

• Các màn hình được thiết kế đơn giản, tiện lợi cho thao tác nhập liệu, người dùng có thể tự định nghĩa bật tắt các mục tuỳ chọn, tự định dạng màu sắc phù hợp với sở thích của mình.
• quản lý quyền người dùng thông qua chức năng (màn hình) và dữ liệu. Các chức năng Xem, Thêm, Sửa, Xoá, In được thiết kế độc lập giúp cho người quản trị linh hoạt hơn trong việc tổ chức nhiều người dùng kiểm soát dữ liệu và phân quyền dữ liệu chặt chẽ.
• Tính ổn định cao, có cơ sở dữ liệu tuyệt đối an toàn nhờ cơ chế sao lưu dự phòng của Microsoft SQL Server. Các thủ tục xử lý và truy xuất dữ liệu được phân chia tối ưu, do đó tốc độ tính toán và xử lý rất nhanh.
• Cung cấp nhiều lựa chọn để người dùng có thể tùy biến chương trình phù hợp với tổ chức hoạt động của mình. Người dùng có thể quy định chi tiết các khoản thu nhập, các hệ số, mức lương và các tiêu chỉ quản lý nhân sự, kiểu định dạng số (phần nguyên và phần thập phân)… Hơn nữa, người dùng có thể tự mình điều chỉnh hoặc thiết lập mới các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
• Phần mềm được xây dựng nhằm tận dụng tối ưu hệ thống mạng máy tính. Với một máy chủ đủ mạnh, phần mềm không hạn chế về số lượng người sử dụng mà không gặp bất cứ trở ngại nào.

Hãy sử dụng sản phẩm của chúng tôi để tận hưởng sự kết hợp tinh tế của công nghệ và sức mạnh của tri thức tài chính, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và bền vững, đồng thời đào sâu vào sự hiểu biết về tài chính của bạn để giúp bạn phát triển doanh nghiệp một cách thành công.

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.