Ứng dụng Kanban trong Quản lý dự án 2024

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm những phương pháp hiệu quả để quản lý dự án và tối ưu hóa quy trình làm việc. Phương pháp Kanban, với nguồn gốc từ Nhật Bản, đã chứng tỏ mình là một công cụ mạnh mẽ trong việc cải thiện hiệu suất và quản lý công việc.

Bài viết này OMEGA sẽ giới thiệu cách áp dụng Kanban từ những nguyên tắc cơ bản đến các chiến lược thực tế, giúp các doanh nghiệp đạt được sự linh hoạt, minh bạch và hiệu quả cao nhất trong quản lý dự án.

Xem thêm: Thiết lập mục tiêu công việc : Bí quyết và 8 Cách thiết lập

Phương pháp Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan được sử dụng để cải thiện hiệu suất và hiệu quả trong việc thực hiện các dự án. Nó sử dụng một hệ thống bảng biểu để hiển thị công việc cần làm, đang làm và đã hoàn thành, giúp các đội nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý công việc một cách minh bạch và hiệu quả. Kanban được thiết kế để tối ưu hóa luồng công việc, hạn chế công việc đang thực hiện và tập trung vào cải tiến liên tục.

Kanban có nguồn gốc từ hệ thống sản xuất của Toyota ở Nhật Bản vào những năm 1940. Taiichi Ohno, một kỹ sư công nghiệp của Toyota, đã phát triển Kanban như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) để cải thiện hiệu quả sản xuất và giảm lãng phí. Từ “Kanban” trong tiếng Nhật có nghĩa là “bảng hiển thị” hoặc “biển báo”, phản ánh cách thức hệ thống này sử dụng các tín hiệu trực quan để quản lý quy trình sản xuất.

Ban đầu, Kanban được sử dụng trong sản xuất để kiểm soát luồng nguyên liệu và sản phẩm giữa các giai đoạn của quá trình sản xuất. Tuy nhiên, vào đầu những năm 2000, phương pháp Kanban đã được điều chỉnh và áp dụng rộng rãi trong quản lý dự án và phát triển phần mềm, trở thành một công cụ quan trọng trong phương pháp quản lý Agile.

Xem thêm: Quản lý sản xuất là gì? Mô tả công việc và Giải pháp 2024

Nguyên lí cơ bản của Kanban

Visualize Work (Hiển thị công việc)

Hiển thị công việc là bước đầu tiên trong việc áp dụng Kanban. Điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng một bảng Kanban với các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc, chẳng hạn như “Việc cần làm”, “Đang làm”, và “Hoàn thành”. Mỗi công việc được thể hiện bằng một thẻ và được di chuyển qua các cột khi tiến độ công việc thay đổi. Điều này giúp tất cả các thành viên trong nhóm có cái nhìn rõ ràng về trạng thái hiện tại của các nhiệm vụ.

Limit Work in Progress (Hạn chế công việc đang thực hiện)

Hạn chế số lượng công việc đang thực hiện (WIP) là một nguyên lý quan trọng của Kanban. Bằng cách đặt giới hạn cho số lượng công việc có thể được thực hiện tại mỗi giai đoạn, Kanban giúp tránh tình trạng quá tải và đảm bảo rằng các công việc hiện tại được hoàn thành trước khi bắt đầu công việc mới. Điều này giúp tăng cường tập trung và giảm thiểu lãng phí thời gian do chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.

Focus on Flow (Tập trung vào luồng công việc)

Kanban tập trung vào việc tối ưu hóa luồng công việc qua hệ thống. Bằng cách liên tục theo dõi và điều chỉnh quy trình làm việc, nhóm có thể phát hiện và loại bỏ các trở ngại, cải thiện hiệu quả và đảm bảo rằng công việc di chuyển qua các giai đoạn một cách trơn tru và nhanh chóng. Mục tiêu là đạt được một luồng công việc đều đặn, ổn định và có thể dự đoán được.

Continuous Improvement (Cải tiến liên tục)

Kanban thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen) trong tổ chức. Thông qua việc thường xuyên xem xét và đánh giá hiệu suất, các nhóm có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi cần thiết. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh giới hạn WIP, thay đổi cấu trúc bảng Kanban, hoặc cải thiện các quy trình công việc. Sự cải tiến liên tục giúp tổ chức linh hoạt và thích ứng với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Xem thêm: Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp: Tăng tốc hiệu quả cho doanh nghiệp 2024

Phân loại phương pháp Kanban

− Sản xuất (Production kanban): Được dùng để thông báo cho dây chuyền sản xuất cần sản xuất những chi tiết, sản phẩm nào để bổ sung vào lượng hàng đã giao.

− Vận chuyển (Transport kanban): Sử dụng để thông báo cho công đoạn trước cần chuyển những chi tiết, sản phẩm nào đến công đoạn tiếp theo.

− Cung ứng (Supplier kanban): Dùng để thông báo cho nhà cung cấp về việc cần giao nguyên vật liệu hoặc sản phẩm hoàn thiện.

− Tạm thời (Temporary kanban): Là loại Kanban có thời hạn sử dụng, thường được áp dụng khi thiếu hàng.

− Tín hiệu (Signal kanban): Được sử dụng để thông báo kế hoạch sản xuất cho các công đoạn theo lô.

Lợi ích của việc sử dụng Kanban trong quản lý dự án

− Tăng cường tính minh bạch và sự hiển thị công việc: Kanban cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi và hiểu được trạng thái của từng công việc trên bảng Kanban. Nhờ đó, mọi người có thể xem và hiểu rõ ràng các nhiệm vụ đang diễn ra và các nhiệm vụ đã hoàn thành.

− Cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc: Với giới hạn WIP (Work In Progress), Kanban giúp tập trung vào hoàn thành các công việc hiện tại trước khi bắt đầu công việc mới. Điều này giúp loại bỏ sự phân tán và tăng cường sự tập trung vào công việc cần làm, từ đó cải thiện năng suất làm việc của nhóm.

− Giảm thiểu lãng phí và tăng cường giá trị: Bằng cách tối ưu hóa luồng công việc và giới hạn WIP, Kanban giúp ngăn ngừa các lãng phí như thời gian chờ đợi, làm lại công việc, hoặc không cần thiết. Việc tập trung vào sản phẩm hoàn thiện và giá trị cho khách hàng được cải thiện đáng kể.

− Tối ưu hóa quy trình và cải tiến liên tục: Kanban khuyến khích một nền tảng cải tiến liên tục (Kaizen) trong tổ chức. Bằng việc thường xuyên đánh giá và điều chỉnh quy trình làm việc, các nhóm có thể phát hiện và loại bỏ các rào cản, tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý dự án để đạt được hiệu quả cao hơn.

Xem thêm: TOP 5 Phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất 2024

Ứng dụng Kanban trong quản lý dự án thực tiễn 

Kanban không chỉ giới hạn trong lĩnh vực công nghiệp sản xuất mà còn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như phát triển phần mềm, tiếp thị, y tế, giáo dục, xây dựng, và dịch vụ khách hàng. Các ngành công nghiệp này đã chứng minh được tính hiệu quả và linh hoạt của Kanban trong việc quản lý các dự án phức tạp và quy trình làm việc.

Ví dụ thực tiễn về các dự án sử dụng Kanban

− Phát triển phần mềm: Các nhóm phát triển phần mềm sử dụng Kanban để quản lý các yêu cầu khách hàng, quản lý các tác vụ lập trình, kiểm thử và triển khai phần mềm. Kanban giúp cải thiện tính chất động của dự án và tối ưu hóa luồng công việc.

− Quản lý dự án xây dựng: Trong lĩnh vực xây dựng, Kanban được áp dụng để quản lý các công đoạn từ lập kế hoạch, tài nguyên vật tư, đến quản lý tiến độ thi công và bàn giao dự án. Bằng cách tối ưu hóa quy trình, Kanban giúp giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả quản lý dự án.

− Quản lý dịch vụ khách hàng: Các công ty dịch vụ khách hàng sử dụng Kanban để quản lý các yêu cầu hỗ trợ, xử lý khiếu nại và cải tiến dịch vụ. Kanban giúp đảm bảo mọi yêu cầu từ khách hàng được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các công cụ và phần mềm phổ biến để triển khai Kanban trong quản lý dự án

− Trello: Là một công cụ Kanban trực quan, linh hoạt và dễ sử dụng, phù hợp cho các nhóm nhỏ và các dự án có tính chất động cao.

− Jira: Được sử dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm và quản lý dự án công nghệ thông tin, Jira cung cấp tính năng mở rộng và khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ.

− Asana: Cung cấp các công cụ quản lý dự án toàn diện với tính năng Kanban để quản lý công việc và theo dõi tiến độ dễ dàng.

− Microsoft Planner: Là một công cụ Kanban tích hợp trong Office 365, đặc biệt phù hợp cho các tổ chức sử dụng hệ sinh thái Microsoft.

Các bước triển khai Kanban hiệu quả

− Xác định mục tiêu và phạm vi dự án: Định rõ mục tiêu sử dụng Kanban là gì, xác định các quy trình và công việc cần được quản lý bằng Kanban.

− Thiết lập bảng Kanban và quy trình làm việc: Tạo bảng Kanban với các cột thích hợp đại diện cho từng giai đoạn của quy trình làm việc. Thiết lập các quy tắc và luật lệ cho việc di chuyển thẻ Kanban qua các cột.

− Đào tạo và hướng dẫn cho đội ngũ: Cung cấp đào tạo cho các thành viên nhóm về cách sử dụng Kanban, giải thích quy trình và lợi ích của việc áp dụng Kanban trong dự án.

− Theo dõi, đánh giá và cải tiến liên tục: Theo dõi tiến độ công việc trên bảng Kanban, đánh giá hiệu quả của quy trình và đề xuất các cải tiến liên tục để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu lãng phí.

Xem thêm: Tối ưu hóa doanh nghiệp với hệ thống quản lý hiện đại 2024

Ưu điểm và nhược của phương pháp Kanban

Ưu điểm

− Minh bạch và sự nhìn thấy rõ công việc: Giúp tất cả các thành viên trong nhóm dễ dàng nhìn thấy các nhiệm vụ và phần việc mình cần làm, từ đó tăng tính minh bạch và giúp loại bỏ các công việc không cần thiết, tập trung vào những công việc quan trọng nhất.

− Quản lý công việc linh hoạt: Có thể dễ dàng được thêm vào, thay đổi trạng thái và mức độ ưu tiên trong quá trình làm việc. Điều này giúp Kanban linh hoạt và phản ứng nhanh với các yêu cầu thay đổi, cải thiện sự linh hoạt trong quản lý dự án.

− Tăng năng suất làm việc: Khuyến khích tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại và hoàn thành chúng trước khi bắt đầu công việc mới. Điều này giúp tránh hiện tượng đa nhiệm và làm gia tăng năng suất làm việc một cách đáng kể.

− Phát hiện vướng mắc nhanh chóng: Nhờ bảng Kanban được trực quan hóa, các vướng mắc trong quy trình như tải quá nhiệm vụ, ách tắc hoặc công việc lâu ngày không được chuyển đổi dễ dàng nhận biết. Điều này làm nổi bật tính hiệu quả và khả năng phản ứng của Kanban.

− Đơn giản và dễ triển khai: Với nguyên lý sử dụng và triển khai dễ hiểu, có thể áp dụng trong mọi đội nhóm và doanh nghiệp, bất kể ngành nghề hay quy mô. Nó cũng có thể linh hoạt áp dụng vào các quy trình và giai đoạn khác nhau của dự án mà không gây ra sự rối loạn quá lớn.

Nhược điểm

− Khó khăn trong ước lượng thời gian: Không đặt nhiều giới hạn về mặt thời gian cho từng nhiệm vụ, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch và ước lượng khi nào các công việc sẽ hoàn thành.

− Cập nhật thường xuyên: Yêu cầu người dùng phải cập nhật trạng thái của các thẻ công việc thường xuyên, nếu không có thể dẫn đến thông tin không chính xác và làm mất đi ý nghĩa của việc trực quan hóa luồng công việc.

− Khó áp dụng ở quy mô lớn: Nếu có quá nhiều hoạt động hoặc nhiệm vụ phức tạp liên quan đến nhau, hoặc có sự chuyển đổi thường xuyên và phức tạp giữa các giai đoạn công việc, có thể trở nên rối loạn và khó quản lý, đặc biệt là đội ngũ thực thi.

− Không đảm bảo kết quả đầu ra: Tập trung vào việc chuyển đổi trạng thái của các thẻ Kanban có thể làm cho các nhiệm vụ nhỏ được hoàn thành nhưng không đảm bảo kết quả đầu ra tổng thể của dự án.

Những thách thức và giải pháp khi sử dụng Kanban

Kháng cự thay đổi và cách khắc phục

Để vượt qua thách thức của việc chấp nhận và thích nghi với Kanban trong tổ chức, cần có các giải pháp như sau.

Đầu tiên, việc giáo dục và đào tạo là rất quan trọng để giúp nhân viên hiểu rõ các lợi ích của Kanban và cách áp dụng nó một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày.

Thêm vào đó, sự thúc đẩy và hỗ trợ từ lãnh đạo và người điều hành cũng đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích các nhóm trưởng và thành viên khác trong tổ chức để chấp nhận và sử dụng Kanban một cách tích cực. Kết hợp hai giải pháp này sẽ giúp tăng cường sự chấp nhận và thành công của Kanban trong tổ chức.

Quản lý WIP Limits hiệu quả

Để vượt qua thách thức của việc đặt và duy trì giới hạn WIP (Work In Progress), có hai giải pháp chính.

Đầu tiên, việc đánh giá thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo rằng WIP Limits được điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu của dự án vào từng giai đoạn. Việc này giúp nhóm có thể thích nghi và điều chỉnh quy trình làm việc một cách linh hoạt và hiệu quả.

Thứ hai, việc chia sẻ thông tin là cần thiết để đảm bảo rằng các quyết định về WIP Limits được thảo luận và hiểu đồng nhất trong toàn bộ nhóm. Bằng cách này, mọi thành viên sẽ có cơ hội để đóng góp ý kiến và đồng ý với các quyết định quan trọng nhằm tối ưu hóa quản lý công việc và đạt được kết quả tốt hơn trong quản lý dự án.

Đảm bảo sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm

Để vượt qua thách thức của sự hợp tác và giao tiếp không hiệu quả trong triển khai Kanban, có hai giải pháp quan trọng.

Đầu tiên, tổ chức các cuộc họp định kỳ là rất cần thiết để nhóm có thể thường xuyên thảo luận về tiến độ công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và đề xuất các cải tiến. Những cuộc họp này không chỉ giúp cải thiện sự hiểu biết chung mà còn tăng cường tính linh hoạt trong quản lý dự án.

Thứ hai, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như chat, email và các nền tảng hợp tác trực tuyến giúp đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể liên lạc và giao tiếp một cách dễ dàng và hiệu quả. Nhờ vào hai giải pháp này, nhóm sẽ có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được hiệu quả cao hơn khi áp dụng Kanban trong quản lý dự án.

Xem thêm: Tại sao cần dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp 2024

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để có thể nhận được tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.