9 RỦI RO CỦA DOANH NGHIỆP THUÊ NHÓM LẬP TRÌNH TỰ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ERP

Với sự phát triển chóng mặt của xã hội, việc kinh doanh luôn đòi hỏi để nâng cấp quản lý, thay vì chọn một nhà cung cấp phần mềm Quản trị doanh nghiệp (ERP), một số doanh nghiệp phân hối hàng tiêu dùng lại hướng đến con đường là ‘Phần mềm gia công ngoài’, dưới đây là những rủi ro và giải pháp cho việc thuê một nhóm lập trình viên.

Không hiểu rõ ngành và quy trình kinh doanh

Rủi ro: Nhóm lập trình viên có thể thiếu hiểu biết về đặc thù của thương mại, đặc biệt là nhà phân phối hàng hóa, như các yếu tố liên quan đến chính sách bán hàng, khuyến mãi, bảo quản hàng, vận chuyển, lịch trình giao hàng, quản lý kho, và các yêu cầu pháp lý đặc biệt về hạn sử dụng.
Giải pháp: cung cấp tài liệu chi tiết về quy trình kinh doanh, hoặc thuê chuyên gia ngành có kinh nghiệm làm trung gian để tư vấn hoặc cùng làm việc với nhóm lập trình viên.

Thiếu khả năng tùy chỉnh hoặc mở rộng

Rủi ro: Phần mềm được xây dựng đặc thù, nên có khả năng ‘đóng’, ít được mở rộng. Nếu phần mềm được phát triển không đủ linh hoạt, nó có thể không dễ dàng tùy chỉnh theo sự thay đổi của quy trình hoặc mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, dẫn đến việc phải đầu tư thêm vào phần mềm mới trong tương lai.
Giải pháp: Lựa chọn công ty phát triển phần mềm có khả năng xây dựng các hệ thống linh hoạt, có kinh nghiệm nhiều năm ở linh vực này, dễ mở rộng và dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai.

Vấn đề về bảo mật dữ liệu

Rủi ro: Phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ chứa nhiều thông tin quan trọng, bao gồm dữ liệu khách hàng, thông tin giao dịch, tài chính và các dữ liệu nhạy cảm khác. Nếu nhóm lập trình viên không chú trọng đến bảo mật, dữ liệu có thể bị rò rỉ hoặc bị tấn công.
Giải pháp: Đảm bảo nhóm lập trình viên áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng và kiểm tra bảo mật thường xuyên.

Quá trình phát triển kéo dài và chi phí vượt dự toán

Rủi ro: Quá trình phát triển phần mềm có thể kéo dài hơn dự kiến do thiếu sự quản lý hiệu quả, thay đổi yêu cầu liên tục, hoặc nhóm lập trình viên không đủ khả năng hoặc kinh nghiệm. Điều này có thể dẫn đến chi phí vượt mức và làm chậm tiến độ triển khai. Nếu xây dựng phần mềm từ đầu, thời gian kéo dài 1, 2 năm. Cần cân nhắc thời gian – dòng tiền đã ứng cho NCC để tránh gây nản chí cho NCC phần mềm.
Giải pháp: Cần có một kế hoạch phát triển rõ ràng, theo dõi tiến độ thường xuyên và quản lý thay đổi yêu cầu chặt chẽ.

Khả năng tương thích và tích hợp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp, chẳng hạn như hệ thống kế toán, phần mềm quản lý kho, hay các công cụ phân tích dữ liệu khác. Điều này có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh và giảm hiệu quả sử dụng phần mềm.
Giải pháp: Phần mềm cần được thiết kế sao cho có khả năng tương thích tốt với các hệ thống khác. Các nhóm lập trình viên nên có kinh nghiệm trong việc tích hợp phần mềm với các công cụ và hệ thống phổ biến.

Khó khăn trong việc đào tạo và chuyển giao

Rủi ro: Nhóm lập trình viên có thể không cung cấp đủ tài liệu hướng dẫn hoặc chương trình đào tạo đầy đủ cho nhân viên doanh nghiệp, khiến việc triển khai và sử dụng phần mềm gặp khó khăn.
Giải pháp: Đảm bảo nhóm lập trình viên cung cấp tài liệu đầy đủ và tổ chức các khóa đào tạo cho người dùng cuối để họ có thể sử dụng phần mềm hiệu quả ngay từ đầu.

Sự không tương thích về văn hóa làm việc

Rủi ro: Nếu nhóm lập trình viên đến từ một công ty hoặc quốc gia khác, sự khác biệt về văn hóa làm việc có thể gây khó khăn trong quá trình giao tiếp và phối hợp, dẫn đến hiểu lầm hoặc thiếu hiệu quả trong việc phát triển phần mềm.
Giải pháp: Cần thiết lập một quy trình làm việc rõ ràng, giao tiếp thường xuyên và tạo ra sự thống nhất trong cách thức làm việc giữa cả hai bên.

Hỗ trợ và bảo trì sau triển khai

Rủi ro: Việc bảo trì vận hành phần mềm cực kỳ quan trọng, chi phí cho hạng mục này tầm 10-20% hàng năm so với giá trị ban đầu bỏ ra. Sau khi phần mềm được triển khai, nếu nhóm lập trình viên không cung cấp dịch vụ hỗ trợ và bảo trì liên tục, phần mềm có thể gặp sự cố hoặc không hoạt động tốt trong thời gian dài.
Giải pháp: Đảm bảo hợp đồng bao gồm cam kết hỗ trợ và bảo trì lâu dài, cùng với một đội ngũ chuyên gia luôn sẵn sàng xử lý các vấn đề phát sinh.

Không đáp ứng được yêu cầu pháp lý và quy định

Rủi ro: Ngành phân phối sữa có nhiều yêu cầu pháp lý và quy định nghiêm ngặt về an toàn thực phẩm, kiểm soát chất lượng, ghi nhãn sản phẩm, và quản lý dữ liệu. Phần mềm không tuân thủ các quy định này có thể gây ra vi phạm pháp lý.
Giải pháp: Phải đảm bảo rằng nhóm lập trình viên hiểu rõ các yêu cầu pháp lý và tích hợp các tính năng cần thiết để tuân thủ luật pháp vào phần mềm.

Tóm lại, để giảm thiểu các rủi ro trên, doanh nghiệp cần chọn đối tác phát triển phần mềm có kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về ngành phân phối sữa, đồng thời thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng về bảo mật, quy trình phát triển và hỗ trợ sau triển khai.