Trong những năm gần đây, sự phát triển nhanh của CNTT, đặc biệt là ứng dụng số trong quản lý doanh nghiệp, và đối nghịch với sự phát triển sự ì ạch của thị trường, làm thách thức cho các doanh nghiệp phải cải tiến sản xuất, cải tiến công nghệ và quản lý, giảm giá thành sản xuất để đáp ứng sự cách tranh khốc liệt trên thương trường. Đã có nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP, triển khai kéo dài và gặp nhiều khó khăn, thậm chí thất bại. Trải qua hơn 20 năm trong lĩnh vực phát triển và tư vấn hệ thống Quản trị nguồn lực cho doanh nghiệp – ERP (Enterprise Resource Planning), thành công và thất bại trong việc triển khai ERP cũng nhiều, tôi xin phép được chia sẻ những ‘rào cản’ của việc triển khai ERP cho các doanh nghiệp, tóm lược 9 đề mục sau
- Sự quyết tâm nữa vời của lãnh đạo khi triển khai phần mềm ERP.
Ban lãnh đạo công ty nhận thấy cần thay đổi hệ thống quản lý, cần ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý tổng thể ERP, hạ quyết tâm cao, truyền quyết tâm rất cao đến nhân viên. Song, lãnh đạo thường rất bận, chỉ hô hào quyết tâm mà không sóc nhắc, truyền lửa sự quyết tâm, dẫn đến năng lượng thay đổi, cải tiến cũng hạ dần. Lại dẫn đến cách làm cũ, nghe báo cáo một chiều từ nhân viên mình về khó khăn, cản trở của quá trình triển khai ERP. Một khi lãnh đạo không còn quyết tâm cao thì việc ứng dụng ERP khó thành công.
- Khó khăn trong việc thay đổi thói quen làm việc.
Con người nói chung, thường làm việc theo lối mòn và thói quen, nhân viên có thể gặp khó khăn khi phải làm quen với phần mềm ERP mới, cách thức báo cáo, nhập số liệu và sự kiểm soát mới…đặc biệt nếu họ đã quen với cách thức làm việc thủ công hoặc sử dụng các hệ thống cũ.
- Chi phí đầu tư ban đầu cho phần mềm erp.
Việc triển khai ERP yêu cầu một khoản đầu tư lớn không chỉ về phần mềm mà còn về hạ tầng, đào tạo nhân sự và thời gian triển khai. Thời gian và công sức của doanh nghiệp về việc chuyển đổi, thời gian quá độ thường từ 6 tháng đến 1 năm, do đó, không chỉ chi phí bỏ ra cho NCC để có được giải pháp ERP mà còn chi phí nội tại ở DN mình cho việc chuyển đổi ban đầu này. Các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa có thể gặp khó khăn trong việc chi trả cho toàn bộ chi phí này.
- Thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban.
Thường các DN gặp khó khăn trong quản lý, công việc chồng chéo, số liệu theo dõi riêng biệt từng bộ phận riêng lẻ, hệ thống mã hàng chưa khoa học và rời rạc giữ các phòng ban. Song khi ứng dụng ERP, yêu cầu cả công ty dùng chung một hệ thống mã, các các phòng ban trong doanh nghiệp phải phối hợp chặt chẽ, nhưng nếu các bộ phận không đồng bộ hoặc thiếu sự hợp tác, sẽ rất khó để hệ thống hoạt động hiệu quả.
- Chuẩn hóa dữ liệu.
Đây là vấn đề lớn mà khi ứng dụng ERP, lãnh đạo DN thường không quan tâm. ERP đòi hỏi số liệu đầu vào phải logic, và các số liệu được liên kết với nhau như ‘mắt xích’ uyển chuyển đồng bộ. Nếu dữ liệu không được chuẩn hóa, không có số dư ban đầu hoặc không đủ chính xác khi nhập vào hệ thống, nó sẽ làm giảm hiệu quả của ERP, và thậm chí gây ra sai sót trong quá trình sản xuất, quản lý tồn kho, hoặc kế toán. Ngoài ra, khi chuyển đổi này, chuẩn hóa số liệu cũ này lại phát hiện ra những lỗi của cách làm cũ, người cũ (dạng như ‘quét nhà ra rác’), do đó, lãnh đạo DN và ban dự án ERP cần thấu hiểu và có giải pháp tinh tế để xử lý việc này.
- Khó khăn trong việc tùy chỉnh hệ thống.
Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu riêng biệt, và ERP cần phải được tùy chỉnh sao cho phù hợp. Quá trình này có thể phức tạp, tốn thời gian và đòi hỏi kỹ thuật viên chuyên nghiệp. Lãnh Chủ DN cần công tâm, tư duy lại cái gì là tùy chỉnh hay chuẩn hóa, hệ thống hóa lại cái đặc thù để chuyển về chuẩn hóa. KH và NCC cần sự thauá hiểu và ‘đồng hành’ cùng nhau trong sự tùy chỉnh lại.
- Đào tạo nhân viên.
Việc đào tạo nhân viên sử dụng ERP hiệu quả là một thách thức lớn. Nếu nhân viên không được đào tạo đầy đủ, hệ thống ERP sẽ không được khai thác tối đa và có thể gây ra sự gián đoạn trong quá trình hoạt động. Một số vị trí cần nhân sự cần có ‘kiến thức nền’ về quản trị doanh nghiệp để đào tạo thêm về vận hành ERP và xử lý sự cố ERP.
- Quản lý sự thay đổi.
Việc thay đổi sẽ có những điểm tích cực và có những điểm tiêu cực, nhưng tổng thể là tích cực. Quá trình chuyển đổi sang ERP sẽ yêu cầu một chiến lược quản lý thay đổi chặt chẽ, tránh sự ‘thổi phùng’ tiêu cực của nhân viên làm năng lượng âm cho việc triển khai hệ thống. Nếu không có sự hỗ trợ từ lãnh đạo và sự tham gia của toàn bộ nhân viên, việc triển khai ERP có thể gặp phải sự phản kháng hoặc thiếu sự đồng thuận.
- Bảo mật và bảo trì hệ thống ERP.
Việc duy trì và bảo mật hệ thống ERP sau khi triển khai cũng là một yếu tố quan trọng. Nếu không được bảo trì thường xuyên, hệ thống có thể gặp sự cố hoặc bị tấn công, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. DN cần có như sự đối ứng và đồng hành cùng NCC trong việc bảo trì hệ thống.
SG Ngày 06/12/2023
Nguyễn Văn Nhân
