Mục lục
ERP là từ viết tắt của Enterprise Resouce Planning. Hệ thống ERP có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Hiện nay, khi công nghệ ngày càng phát triển, nhu cầu tự động hóa cao, sử dụng phần mềm hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh cho hàng ngàn doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề. Đối với các công ty này, ERP là không thể thiếu nhằm đảm bảo cho việc vận hành công ty một cách trơn tru và có hệ thống.
Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một doanh nghiệp. Từ lập kế hoạch, ngân sách, dự đoán và báo cáo về kết quả tài chính, quản lý hiệu suất doanh nghiệp… Thay vì phải sử dụng từng phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương, quản trị sản xuất, bán hàng… cùng một lúc và độc lập. Hệ thống ERP gom tất cả các chức năng trên vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa chúng có sự liên kết với nhau. Sau đây là các lý do hàng đầu để bạn xem xét triển khai ERP cho doanh nghiệp của mình.
Tối ưu hóa đầu tư
Điều khiến các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu chính là việc triển khai ERP có mang lại hiệu quả cho hoạt động doanh nghiệp không. Trong khi đó, ERP là một hệ thống mô đun với nhiều chức năng nên giá thành sẽ không rẻ. Tuy nhiên, bằng cách tích hợp tất cả các chức năng này, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và thời gian cho hoạt động kinh doanh. Từ lên kế hoạch, quản lý sản xuất, mua bán hàng, bạn không cần phải mua riêng từng phần mềm và sử dụng chúng song song nhau. Đặc biệt, nhà cung cấp sẽ tư vấn cho bạn cần cài đặt hay lược bớt một số tính năng không cần thiết. Việc này sẽ giúp phần mềm dễ sử dụng cũng như giảm chi phí.
Đồng bộ hệ thống
Không phải phần mềm hệ thống ERP nào cũng giống nhau vì nó phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn. Nếu bạn là doanh nghiệp chỉ hoạt động lĩnh vực thương mại mà không cần sản xuất thì phần mềm hệ thống ERP của bạn sẽ không cần mô đun quản lý sản xuất. Hệ thống này cho phép bạn phân quyền truy cập, chỉnh sửa dữ liệu và khai báo thống nhất các danh mục, mã hàng…. Bạn sẽ không mất thời gian cho việc tích hợp dữ liệu từ các nguồn hay phần mềm khác nhau mà ERP đã tích hợp sẵn trên cùng một hệ thống.
Tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh
Dù quy mô doanh nghiệp bạn lớn hay nhỏ, việc mắc lỗi và sử dụng quy trình thủ công có thể tiêu tốn nhiều thời gian. Nhờ có ERP tích hợp các chức năng khác nhau trong cùng hệ thống và giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm hệ thống ERP giúp đưa ra các số liệu chính xác. Điều này giúp giảm lãng phí, kiểm soát được tồn kho, cải thiện quá trình sản xuất, lên lịch giao hàng đúng hạn. Ngoài ra, ERP cung cấp nhiều mẫu báo cáo khác nhau. Từ báo cáo thu chi, báo cáo lãi lỗ, báo cáo tài chính,… Nhờ vào việc dễ dàng xem xét các báo cáo này mà nhà quản lý có cơ sở để đưa ra quyết định tốt hơn.
Giúp khách hàng hài lòng
Bạn có bất ngờ rằng việc sử dụng phần mềm hệ thống ERP cho doanh nghiệp thì liên quan gì đến sự hài lòng của khách hàng phải không. Một phần mềm ERP phù hợp sẽ giúp các hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy theo một quy trình cụ thể. Chẳng hạn theo dõi việc bán hàng: thông qua hệ thống, bạn có thể biết được lượng hàng tồn kho có đủ cho đơn đặt hàng, mặt hàng đó đang được lưu trữ tại kho nào và đã được xuất kho để giao đến khách hàng hay chưa,… Như vậy, chỉ cần vài thao tác trên hệ thống các thông tin được cập nhật. Các bộ phận liên quan sẽ tiếp tục cho tiến trình giao hàng. Khách hàng của bạn chắc chắn sẽ hài lòng về sự nhanh chóng và chính xác đó.
Bảo mật thông tin
Một vấn đề nữa mà các doanh nghiệp luôn rất quan tâm chính là làm thế nào để giữ an toàn cho dữ liệu trong doanh nghiệp. Nếu bạn lưu trữ dữ liệu bằng Excel hoặc các dạng khác, hay trường hợp một nhân viên phụ trách nghỉ việc và chưa bàn giao đầy đủ thì có thể bạn sẽ bị mất dữ liệu hoặc bị đánh cắp. Bạn có thể yên tâm khi ERP sẽ giúp bạn lưu trữ an toàn và có khả năng phục hồi dữ liệu.
Kết luận, việc quyết định sử dụng phần mềm hệ thống ERP cũng như chọn nhà cung cấp ERP nào là một quyết định quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau khi xem bài viết 5 lý do hàng đầu để doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP cùng việc xác định rõ các yêu cầu của bạn, hy vọng bạn sẽ lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp nhất.
