Phương pháp tối ưu hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

Với bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng có một số lượng hàng tồn kho nhất định. Nó chiếm một tỷ trọng không hề nhỏ trong doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý hàng tồn kho rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Vậy đâu là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp, Hãy cùng Omega tìm hiểu theo bài viết dưới đây:

Hạn mức tồn kho là gì?

Định nghĩa hàng tồn kho

Cung – ứng là quá trình trao đổi sản phẩm/hàng hóa giữa doanh nghiệp, người tiêu dùng, đối tác. Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng hóa cũng cân bằng số lượng giữa nhập và xuất. Để đảm bảo cho việc luôn có các sản phẩm cung cấp vào thị trường, các doanh nghiệp luôn dự trữ một lượng hàng hóa nhất định được gọi là hàng tồn kho.

Có rất nhiều cách hiểu về thuật ngữ hàng tồn kho. Một số người nhận định rằng đó là những sản phẩm đã quá hạn sử dụng, không có khả năng bán mà chỉ có thể thanh lý giá thấp. Tuy nhiên điều này là hoàn toàn sai lầm.

Hàng hóa được quản lý trong kho là tài sản được lưu trữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường. Dựa vào vai trò của từng loại mà có thể chia hàng tồn kho của doanh nghiệp thành 3 loại: nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm.

 

Hạn mức tồn kho

Hạn mức tồn kho là mức tồn kho an toàn của mỗi mặt hàng. Nó cũng chính là xác định tồn kho tối thiểu để đảm bảo tính sẵn có; giảm nguy cơ hết hàng; duy trì niềm tin với khách hàng; và giảm giá thành 1 đơn vị sản phẩm do đặt hàng số lượng lớn. Trong trường hợp thiếu hàng tồn kho để sản xuất kinh doanh thì sẽ gây ra hậu quả lớn. Đó là nhân viên không đủ việc làm; ngồi chơi hoặc thậm chí bạn sẽ phải cho nhân viên nghỉ nhưng vẫn phải trả lương 50%-70%. Đó quả thật là quá lãng phí. Vậy nên mục tiêu của việc quản trị hàng tồn kho là đảm bảo đủ, kịp thời, hàng chất lượng và giá cả hợp lý.

Để ổn định được hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc duy trì hạn mức tồn kho thì vô cùng quan trọng. Không chỉ phải xác định mức tồn kho tối thiểu mà còn phải xác định cả cả mức tối đa. Điều đó để tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí và ứ đọng vốn.

 

Tại sao phải quan tâm đến hạn mức tồn kho?

Như đã nói ở trên thì hạn mức tồn kho là một yếu tố rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp biết trong kho còn bao nhiêu sản phẩm; mỗi sản phẩm có số lượng thế nào thì sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định bán.

Khi biết được những thông số hạn mức tồn kho thì sẽ giúp chủ doanh nghiệp tìm ra những sản phẩm cần nhập thêm; chuyển từ kho tổng về để đủ tồn kho tối thiểu; hoặc lọc ra các sản phẩm tồn kho đang nhiều hơn với hạn mức để thanh lý bớt.

Phương pháp tối ưu hóa hàng tồn kho

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu

Tại sao bạn cần xác định mức tồn kho? Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu. Bạn có thể xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng. Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng kinh doanh có thời vụ. Lập báo cáo so sánh số lượng tồn thực trong kho với số lượng tồn kho tối đa và tồn kho tối thiểu của từng mặt hàng trong đó có tính tới số lượng tồn dự phòng theo đơn đặt hàng của khách.

 

Sắp xếp hàng hóa trong kho

Mỗi loại hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát hàng hóa do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.

Phương pháp sắp xếp cố định: đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.

Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt: đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

 

Lập dự phòng hàng hóa cho những đơn đặt hàng

Đối với mỗi đơn đặt hàng, cần thỏa thuận ngày giao hàng, trong một đơn hàng có thể có nhiều mặt hàng và mỗi mặt hàng được xác định cụ thể ngày giao hàng, có thể một mặt hàng được tính tới phương án giao hàng làm nhiều lần, mỗi lần một số lượng khác nhau. Khi đã lập dự phòng số lượng cho đơn hàng của khách, cần có một sự nhắc nhở hoặc không cho phép xuất kho nhằm tránh bị thiếu hàng trong ngày giao hàng cho khách.

 

Tính toán nhu cầu hàng hóa

Tính toán nhu cầu hàng hóa sẽ giúp quản trị kho bãi, người lập kế hoạch biết rằng với số lượng đặt hàng của khách đã được lập đơn hàng, thì số lượng hàng trong kho có đáp ứng được không và để đáp ứng cần làm việc gì. Mỗi đợt giao hàng sẽ là một mốc để xác định nhu cầu số lượng hàng cần giao.Từ kết quả tính toán nhu cầu hàng hóa, giúp người quản trị biết được mình cần phải lập tức lập đơn đặt hàng nhà cung cấp hay có thể điều chuyển hàng hóa từ kho khác về (trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho bãi).

* Quản trị kho luôn phải tính toán nhu cầu dựa trên cùng kỳ bán hàng của năm trước, quý trước, tháng trước để thực hiện tính toán nhu cầu hàng hóa cần cho kỳ kinh doanh này. Đây sẽ là cách khá hay để quản lý biết được mình cần phải xả kho mặt hàng nào và đặt mua thêm mặt hàng nào nhằm tránh bị thiếu hàng và tránh phải lưu kho hàng hóa làm tốn chi phí kinh doanh.

 

Xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh khó tránh khỏi sự mất mát, nhầm lẫn về hàng hóa làm cho số lượng hàng tồn thực tế và tồn trên sổ sách có sự chênh lệch với nhau. Để luôn nắm rõ được thực tế hàng đang tồn kho, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ hàng hóa, công việc kiểm kê không bắt buộc phải kiểm kê toàn bộ mà có thể kiểm kê định kỳ từng nhóm mặt hàng, từng ô chứa mặt hàng.

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, bạn phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, bạn cũng có thể phát hiện ra hàng hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp bạn quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng.

 

Ứng dụng công nghệ vào việc quản lý hàng tồn kho

Ở trên là một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, để thực hiện các công việc đó dễ dàng và chính xác thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho. Ví dụ có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện nhập – xuất – kiểm kê vật tư/ hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, quản lý vật tư/ hàng hóa theo vị trí trong kho.

Việc áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm là phương pháp khá hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế. Bởi vì với phương pháp này thì bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, có thể lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.