Trong những năm vừa qua, hệ thống ERP được nhiều doanh nghiệp đưa vào sử dụng và hiệu quả mang lại là rất khả quan. Thay vì chỉ dùng các phương pháp quản lý thủ công, giờ đây nhờ vào phần mềm hiện đại mà các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và tăng hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, để triển khai thành công một hệ thống ERP cần phải trải qua quy trình chặt chẽ từ tư vấn, khảo sát và đi đến thống nhất. Từ những khó khăn và thách thức Omega đã gặp trong quá trình triển khai phần mềm, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các khó khăn khi triển khai hệ thống ERP.
Chưa lựa chọn đúng nhà cung cấp
Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP với những lời quảng cáo khá hấp dẫn, vì vậy doanh nghiệp có thể gặp khó khi lựa chọn đầu tư vào hệ thống ERP nào hoặc hệ thống ERP nào tốt nhất cho doanh nghiệp.
Bước đầu tiên là tìm hiểu kỹ về nhu cầu và thách thức của doanh nghiệp và sau đó đưa ra yêu cầu này cho các nhà cung cấp ERP để đáp ứng. Dành thời gian để hiểu về nhà cung cấp hệ thống ERP và khả năng đáp ứng các chức năng giúp đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn. Nhà cung cấp ERP được chọn nên có kinh nghiệm triển khai trong ngành của bạn, có uy tín trong ngành và có nhiều dự án triển khai thành công. Nếu không, hệ thống ERP của bạn có thể gặp thất bại. Điều quan trọng là đảm bảo bạn thu thập đủ thông tin về các yêu cầu chung của bạn và có các cuộc trò chuyện cởi mở với các nhà cung cấp tiềm năng, để bạn có thể tìm thấy phần mềm phù hợp để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn và đối tác phù hợp để hỗ trợ bạn trong hành trình ERP.
Sự thiếu đồng lòng của nhân sự triển khai
Điều bắt buộc là những người dẫn đầu từ đầu phải hoàn toàn cam kết thực hiện ERP quyết tâm đồng lòng thực hiện, dành thời gian để lập kế hoạch triển khai. Lãnh đạo và nhân viên thống nhất được quan điểm khi doanh nghiệp quyết định áp dụng ERP. Việc thuyết phục mọi người trong công ty sử dụng phần mềm mới là thử thách lớn. Một số nhân viên có thể sẽ từ chối sử dụng phần mềm ERP vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng hoặc họ không muốn đổi mới. Một khó khăn khác khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm đó là: quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, dẫn đến việc họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở triển khai thực hiện dự án. Như vậy, điều quan trọng ở đây là: người điều hành doanh nghiệp và mọi nhân viên cần phải có quan điểm chung để có thể sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và thành công nhất.
Nhân sự chưa được đào tạo hệ thống
Các hệ thống ERP sẽ chỉ là tốt khi những người sử dụng hiểu được hệ thống, vì vậy một trong những thách thức chính doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối mặt đó là đảm bảo các nhân sự của mình được đào tạo kỹ càng về hệ thống. Việc triển khai thành công hệ thống ERP của bạn sẽ khả thi hơn nhiều nếu nhân viên của bạn được đào tạo đầy đủ và đảm bảo họ có động lực sử dụng hệ thống.
Thử nghiệm trên tất cả các chức năng
Ngay cả khi hệ thống ERP đáp ứng tất cả các yêu cầu kinh doanh và kỳ vọng, một trong những nhược điểm tiềm năng có thể là thiếu thử nghiệm. Điều bắt buộc là phải thực hiện đủ số lượng thử nghiệm trong quá trình triển khai ERP để đảm bảo nó sẽ thực hiện khi được triển khai.
Thiếu ngân sách
Về lâu dài, hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả và năng suất, nhưng triển khai kém có thể có tác động ngược lại, đó là điều không phải lúc nào cũng được tính đến. Khi lập ngân sách, bạn phải tính đến chi phí tài chính và thời gian thực hiện công việc của các thành viên nhóm dự án ERP. Điều cần thiết là trong công ty cần có người phải chịu trách nhiệm về dự án, giao tiếp và làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp ERP để đạt được kết quả tốt nhất.
Bên cạnh đó việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng là rất cần thiết. Các mô-đun ứng dụng ERP sẽ yêu cầu tốc độ xử lý tốt và lưu trữ đầy đủ. Không phân bổ ngân sách phù hợp cho cơ sở hạ tầng sẽ dẫn đến giảm tốc độ ứng dụng và các vấn đề phần mềm khác.
Thiếu sự trao đổi giữa doanh nghiệp và bên triển khai
Trong quá trình triển khai ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thông báo chính xác và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi nếu như nhà cung cấp ERP không thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến tư vấn sai cho khách hàng, cũng như dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP không phù hợp với mô hình doanh nghiệp. Cũng có thể do nhà lãnh đạo doanh nghiệp không hoàn toàn tin tưởng nhà cung cấp, không muốn tiết lộ những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra không đầy đủ thông tin về mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP không hoàn chỉnh và tương thích hoàn toàn với nhu cầu của doanh nghiệp. Do vậy lãnh đạo doanh nghiệp nên đặt niềm tin tuyệt đối vào nhà cung cấp giải pháp ERP mà mình đã lựa chọn.
Nguồn: Sưu tầm
