Mỗi hệ thống ERP được sử dụng tại các doanh nghiệp sẽ có một số khác biệt nhất định. Điều này xuất phát từ nhu cầu và mục đích của mỗi tổ chức. Triển khai ERP không chỉ tốn kém về chi phí để được cấp quyền sử dụng mà còn cả về thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Để có được quyết định chính xác, bạn cần đặt ra câu hỏi cho mình và các nhà cung cấp phần mềm trước khi lựa chọn hệ thống ERP.
Hệ thống ERP có thể đáp ứng yêu cầu và đặc thù của doanh nghiệp không?
Điều quan trọng là Hệ thống ERP khi đưa vào sử dụng cần phải đáp ứng được các yêu cầu của bạn thì mới đem lại hiệu quả.
Trước hết, cần xác định nhu cầu của bạn là gì. Khi bạn càng cụ thể về yêu cầu của mình thì nhà cung cấp sẽ dễ dàng trình bày chi tiết hơn trong các đề xuất của họ. Bạn cần liệt kê tất cả các yêu cầu và vướng mắc trong quá trình kinh doanh của mình cho nhà cung cấp để cùng tìm ra giải pháp tốt nhất. Tuy nhiên, bạn cũng cần hiểu rằng, không phải mọi vấn đề của bạn thì hệ thống ERP đều có thể xử lý.
Mỗi công ty hay mỗi ngành nghề kinh doanh sẽ có đặc thù riêng, hệ thống ERP chuẩn cung cấp các tính năng tương tự nhau trong hoạt động kinh doanh cho hàng loạt kiểu doanh nghiệp. Khi có sự khác biệt thì hệ thống ERP sẽ được điều chỉnh cho phù hợp. Vì thế, bạn nên tìm kiếm một giải pháp có các công ty trong cùng ngành của bạn đã sử dụng và hài lòng.
Triển khai ERP mang lại lợi ích gì?
Bạn đã biết ERP là gì và lý do để bạn triển khai ERP vào doanh nghiệp, bạn bắt đầu tìm đến các nhà cung cấp phần mềm. Trước khi lựa chọn được cho mình hệ thống ERP cuối cùng, bạn đã được nghe tư vấn từ nhiều nhà cung cấp và xem qua nhiều bản demo.
Bạn phân vân và không biết đâu mới là lựa chọn đem lại lợi ích tối đa cho hoạt động doanh nghiệp. Lúc này, bạn cần tập trung vào mục đích ban đầu và nhu cầu của bạn đối với hệ thống ERP. Nếu bạn không chắc chắn giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của mình, hãy quay lại các yêu cầu chính và xem giải pháp nào đáp ứng những yêu cầu đó tốt nhất.
Ai là người quản lý dự án đưa ERP vào hoạt động trong doanh nghiệp?
Bên cạnh việc tìm một công ty tư vấn để hỗ trợ thực hiện, bạn cần có một người quản lý dự án nội bộ. Việc tìm kiếm và lựa chọn hệ thống ERP nào được sử dụng sẽ phụ thuộc rất nhiều vào người quản lý dự án này. Bạn sẽ cần chọn một người được tin tưởng trong tổ chức và người này sẵn sàng chấp nhận các thay đổi đối với bất kỳ hệ thống mới nào. Họ cần phải khách quan, hiểu nghiệp vụ chung và các mối quan tâm của nhiều bộ phận khác nhau.
Khi đã lựa chọn được hệ thống ERP, thời gian triển khai là bao lâu?
Bạn đã xác định rõ các yêu cầu và được nhà cung cấp đưa ra giải pháp phù hợp cho hệ thống ERP. Bước tiếp theo là khi nào hệ thống ERP sẽ được triển khai? Chúng ta thường thấy các công ty có giai đoạn bận rộn hoặc thong thả để xem xét. Mọi người sẽ muốn thúc đẩy dự án hoàn thành nhanh chóng, nhưng bạn cần xem xét thời gian cần thiết về khả năng tham gia và hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn của các bộ phận liên quan. Đồng thời, ERP là một hệ thống các phân hệ và đòi hỏi người dùng biết cách sử dụng các tính năng khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và yêu cầu của bạn đối với hệ thống mà thời gian triển khai ERP sẽ khác nhau.
Sau khi triển khai ERP, ai sẽ hỗ trợ cho việc sử dụng?
Bất kỳ hệ thống mới nào cũng cần được hướng dẫn đầy đủ để nhân viên của bạn sử dụng hệ thống với toàn bộ tiềm năng của nó. Ngoài việc cung cấp cho bạn tài liệu đào tạo và video giải thích cách sử dụng phần mềm đúng cách, nhân sự từ nhà cung cấp phần mềm sẽ đến đào tạo chi tiết về cách sử dụng phần mềm. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP sẽ có đội ngũ phát triển và hỗ trợ của họ. Đội ngũ này sẽ giúp triển khai phần mềm đi vào hoạt động và hỗ trợ các khó khăn của bạn sau khi mọi thứ đã đi vào ổn định.
Thành công của một phần mềm ERP nằm ở quy trình triển khai và hỗ trợ. Trong khi lựa chọn một công ty ERP, bạn nên kiểm tra xem họ có đội ngũ hỗ trợ có sẵn tại địa phương để cung cấp hỗ trợ cho bất kỳ vấn đề nào sau khi thực hiện hay không. Đội ngũ này sẽ được làm việc với bạn kể từ thời điểm triển khai và có kiến thức tốt về doanh nghiệp của bạn, vì vậy họ sẽ là những người phù hợp cho bất kỳ hỗ trợ bổ sung nào.
Kết luận, sau khi xem các câu hỏi trên, bạn đã sẵn sàng để tìm kiếm giải pháp ERP cho doanh nghiệp của mình. Triển khai ERP là một quyết định quan trọng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp của bạn trong nhiều năm tiếp theo. Hãy dành thời gian để chọn một phần mềm hệ thống ERP trả lời tất cả những câu hỏi này một cách tốt nhất.
