LÀM THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ HIỆU QUẢ NHẤT

Làm thế nào để quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả là vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Để hồ sơ nhân sự không nhầm lẫn với nhau thì cần phải có qui định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự. Bởi lẽ công việc này không hề đơn giản và không phải ai cũng có thể làm tốt.

 

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Tùy vào từng yêu cầu của công ty và theo hợp đồng của nhân sự mà bộ hồ sơ nhân sự sẽ yêu cầu các giấy tờ khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản, tối thiểu cần phải có trong hồ sơ nhân sự (hồ sơ nhân viên) như:

  • Đơn xin việc.
  • Sơ yếu lý lịch.
  • Chứng minh thư photo công chứng.
  • Bằng cấp có photo công chứng.
  • Sổ hộ khẩu công chứng.
  • Hợp  đồng  lao  động.
  • Ảnh 3×4 hoặc 4×6

 

Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào?

Hồ sơ nhân sự được hiểu chính là nơi để lưu trữ các thông tin về cá nhân người lao động như: Sơ yếu lý lịch, hợp đồng, tiền lương, bảng lương, bảo hiểm..theo đó hồ sơ nhân sự chính là đối tượng quản lý của việc qui định lưu trữ hồ sơ.

Có rất nhiều loại hồ sơ cũng như giấy tờ liên quan đến nhân sự và doanh nghiệp. Cũng có rất nhiều loại giấy tờ, hồ sơ nhân sự có thể lưu trữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng có loại cần lưu trữ vĩnh viễn.

Tùy vào qui mô hoạt động cũng như tính chất của mỗi loại hồ sơ, chắc chắn hồ sơ nhân sự mỗi công ty không giống nhau, nên mỗi công ty sẽ phân loại nhiều hồ sơ khác nhau để lưu trữ.

Hồ sơ nhân sự của một người lao động sẽ được lưu trữ trong quá trình làm việc tại công ty và hồ sơ đó gắn liền với qui trình hoạt động của công ty. Quá trình lưu trữ, quản lý hồ sơ cần đảm bảo những thông tin cần có của nhân sự như:

  • Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân của người lao động
  • Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc tại công ty như: ngày chính thức vào làm, ngày được thăng chức, chức vụ và công việc hiện tại
  • Hợp đồng lao động và những chế độ người lao động được hưởng
  • Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc như: Ngày nghỉ, ngày nghỉ ốm, hồ sơ, chế độ hưởng quyền lợi BHXH..
  • Những thông tin, quy định về kỷ luật
  • Thông tin liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa chủ lao động và người lao động.

 

Hai bước lưu trữ hồ sơ nhân sự cơ bản

Hiện nay có hai cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến. Đó chính là:

  • Lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ.
  • Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng phần mềm

 

Bước 1: Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ

Trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, hãy thực hiện công tác phân loại nó. Việc thực hiện phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.

Một số nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác … Và ở trong những nhóm hồ sơ này, để tiện hơn trong việc tìm kiếm, bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa.

Một mẹo nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học mà các bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Và với cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Cách lưu trữ này cũng sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.

Bước 2: Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự

Một số doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu hồ sơ nhân sự tại chính cơ quan của mình. Còn một số công ty có thể thuê kho để lưu, đó là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Tùy vào tính chất công việc và cả kinh tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách lưu trữ hồ sơ khác nhau.

Dù là lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu thì doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo được một số những yếu tố như sau:

  • Địa điểm lưu trữ thông thoáng và đặc biệt là không bị thấm nước
  • Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo không có các loại động vật chuyên gặm nhấm như gián, chuột….
  • Địa điểm lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo được lưu trữ ở trong thời hạn nhiều năm.

 

Cách bảo quản và lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả?

Lưu trữ bằng tủ hồ sơ có nhiều ngăn

Tủ có nhiều ngăn giúp HR bảo quản được số lượng hồ sơ lớn, đa dạng giấy tờ với các kích thước khác nhau. Tủ hồ sơ nhiều ngăn vừa gọn gàng, tạo tính thẩm mỹ cho văn phòng, lại cực kỳ thuận tiện. Với loại tủ này, anh/chị HR có thể phân chia thành nhiều khu vực để đựng các loại hồ sơ khác nhau. Bên ngoài mỗi ngăn nên dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.

 

Lưu trữ bằng thùng hồ sơ có nắp đậy 

Thùng hồ sơ có nắp đậy tương đối bất tiện trong việc lấy hồ sơ, vì vậy nó phù hợp với những loại tài liệu lâu năm, cố định, ít phải dùng đến.

 

Lưu trữ bằng bìa đựng thích hợp  

Bìa đựng hồ sơ là một phương pháp lưu trữ hồ sơ cũng khá phổ biến. Có nhiều loại bìa đựng khác nhau:

Bìa còng: thích hợp cho hồ sơ lâu năm, cố định

Bì thư A4: độ bảo mật cao nhưng chi phí cũng cao

Kẹp giấy: độ thuận tiện cao, nhưng dễ gây rách, hỏng hồ sơ

 

Lưu trữ bằng phần mềm

Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự ở các doanh nghiệp hiện nay thường gặp rất nhiều khó khăn, điển hình như:

Số lượng nhân viên nhiều kèm theo khối lượng giấy tờ khổng lồ, dễ bị mất, thất lạc.

Khó khăn khi cần tra cứu thông tin nhân viên.

Quên thời gian gia hạn hợp đồng, khó khăn trong kiểm tra dữ liệu

Mất quá nhiều thời gian cho việc tính lương, chấm công, kiểm soát ngày phép…

Khó kiểm soát thiết bị cấp phát, quản lý thiết bị

 

Omega thấu hiểu được những khó khăn này nên đã phát triển ứng dụng phần mềm OMEGA.HR. Phần mềm quản lý nhân sự của Omega là công cụ giúp bộ phận HR của Doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, tối ưu hoá thời gian và năng suất làm việc của một nhân viên HR, cụ thể như sau:

Lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự một cách toàn diện.

Quản lý vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu ứng tuyển đến khi nghỉ việc.

Tự động trích xuất báo cáo về số lượng hồ sơ nhân sự.

Theo dõi quản lý công cụ thiết bị cấp phát cho nhân viên hiệu quả

Hỗ trợ đào tạo, bổ nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ – nhân viên.