Giải pháp ERP Cho Doanh Nghiệp | Phần mềm ERP là gì? Hệ thống ERP?

Phần mềm ERP được ví như như “xương sống” trong hoạt động quản lý điều hành một doanh nghiệp, tổ chức. Ứng dụng hệ thống phần mềm ERP giúp các bộ phận phối hợp công việc tốt nhất, giảm 70% các quy trình làm việc thủ công. Phần mềm ERP được ví như “cánh tay đắc lực” giúp các lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh kịp thời, sáng suốt dựa trên nguồn dữ liệu thông tin chính xác và minh bạch. Vậy phần mềm ERP là gì?

 

Phần mềm ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Cách thức hoạt động của hệ thống ERP đó là cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu, thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây. Hiểu đơn giản thì ERP là một phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nhân sự các bộ phận khác nhau, ví dụ, kế toán và bán hàng, sản xuất… có thể làm việc, cộng tác và chia sẻ dữ liệu trên phần mềm. Bên cạnh đó, ERP còn cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và các dự báo, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược dựa trên nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch.

Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức. Mặc dù ngày nay mọi công ty và tổ chức hoạt động khác nhau, họ đều phải đối mặt với một thách thức chung: để duy trì cạnh tranh trong môi trường kinh doanh, họ cần một phương pháp độc lập và hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin. Đó là tình huống mà hệ thống ERP có vai trò quan trọng. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện có thể được truy cập bởi các cá nhân trong toàn bộ tổ chức.

 

Các chức năng của hệ thống ERP 

Một hệ thống phần mềm ERP cơ bản sẽ bao gồm các module sau:

Quản lý mua hàng: Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.

Quản lý bán hàng: Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm; Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; Quản lý các công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng; Theo dõi công nợ các nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng….

Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn kho; Quản lý kho theo nhiều tiêu thức (lô, hạn sử dụng, vị trí…), Báo cáo tồn kho.

Quản lý Kế toán – Tài chính: Kế toán vốn bằng tiền (quản lý CÁC dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,…); Kế toán mua hàng; Kế toán bán hàng; Kế toán kho hàng, vật tư; Kế toán tài sản, CCDC; Kế toán giá thành; Kế toán thuế, tiền lương; Kế toán tổng hợp.

Lập kế hoạch sản xuất: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu.

Báo cáo quản trị: Báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ; Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh Quý/Năm; Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng; Báo cáo lợi nhuận gộp, lợi nhuận kế toán trước thuế các mặt hàng; Báo cáo các mặt hàng lợi nhuận kế toán trước thuế cao nhất…

 

Lợi ích chính của hệ thống ERP

Quản lý toàn diện doanh nghiệp trên một phần mềm: Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm thông tin, để doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý thông tin (Information management), vận hành hàng ngày. Lãnh đạo không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi báo cáo mà vẫn nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp tức thời, vì dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real time)

Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh: Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện bởi ERP. Cụ thể, nhân viên sẽ nhân được thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán từ phân hệ tài chính, lượng hàng tồn kho từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ cung ứng

Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu: Nhờ ERP mọi công việc đều đã được đưa lên hệ thống ngoài ra tài liệu sẽ được chia sẻ giữa các phòng ban, tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu sai sót không đáng có.

Nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho trong hệ thống erp: Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, vì vậy giảm tồn kho và chi phí liên quan đến tồn kho.

Đẩy mạnh hiệu suất công việc của nhân sự: Triển khai ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công (Business process) lặp đi lặp lại bằng các quy trình tự động. Do đó, sức lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu.

Cải thiện sự cộng tác bằng giải pháp erp: Làm việc cộng tác (team-work) kết nối các thành viên là một phần thiết yếu để một doanh nghiệp phát triển mạnh. ERP giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, giao tiếp, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Công tác kế toán chính xác hơn: Việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ khiến kế toán thường phải nhập liệu thủ công từ các bộ phận khác vào phần mềm, điều này có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán, hậu quả là kế toán sẽ phải mất thời gian để chỉnh sửa và kiểm tra lại thông tin. Phần mềm ERP sẽ giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu do nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan được thể hiện ngay trên hệ thống.

Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn nhờ các báo cáo phân tích chuyên sâu của hệ thống erp: Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, doanh nghiệp giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định với phần mềm ERP. Phần mềm ERP cung cấp các báo cáo nhanh chóng về mọi hoạt động của doanh nghiệp như: Nhân sự, hành chính, kế toán, kinh doanh sản xuất… Luồng thông tin được sắp xếp khoa học, minh bạch với những báo cáo trực quan thể hiện bằng Dashboard giúp lãnh đạo nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể để đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất trong tương lai. Đây là lợi ích của phần mềm ERP giúp các nhà lãnh đạo có những chiến lược và sự đổi mới kịp thời trong quản lý

 

Cách chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp

Các chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp:  Phần mềm ERP phải phù hợp với cách thức hoạt động của mỗi công ty, vì vậy khả năng phù hợp của hệ thống là “quan trọng nhất”.

Uy tín thương hiệu của nhà cung cấp phần mềm trên thị trường: Hãy chọn những nhà cung cấp đã có uy tín lâu năm trên thị trường và đã triển khai nhiều dự án thành công.

Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Cần thiết lập các mục tiêu của dự án ERP và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: Chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí bản quyền chi phí bảo trì hằng năm…

Khả năng mở rộng hệ thống: Một hệ thống ERP “phù hợp” với  doanh nghiệp là một hệ thống hỗ trợ nhu cầu của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và đáp ứng khả năng mở rộng để phát triển cùng với doanh nghiệp trong tương lai, với các module và tính năng giúp tối ưu và tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp

Phù hợp với quy định về kế toán của Việt Nam: Phần mềm ERP cần tuân thủ chế độ, quy định kế toán của Việt Nam như: chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí…

Dễ sử dụng: Một trong những yêu cầu tiên quyết của phần mềm ERP hiện nay là thiết kế thân thiện với người dùng.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc ứng dụng ERP của doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai hệ thống ERP sẽ không tránh khỏi có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình… Do đó, dịch vụ hỗ trợ online hay offline đều rất cần thiết.

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai và ứng dụng giải pháp ERP?

Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Có quá nhiều phần mềm được sử dụng trong doanh nghiệp: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.

Phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Doanh nghiêp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.

Kế thừa và nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng.

Cập nhật xu hướng quản lý mới: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.

Cần nâng cao năng suất làm việc: Doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý số liệu một cách thủ công, khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.

 

Tổng quan về phần mềm OMEGA.ERP từ Omega

Công ty Công nghệ và giải pháp Omega là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam xây dựng hệ thống ERP. Trong gần 2 thập kỷ, Omega đã và đang đồng hành cùng các doanh nghiệp trong khảo sát, tư vấn và triển khai hệ thống ERP. Hệ thống OMEGA.ERP do Omega phát triển là một giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp, hỗ trợ các nhà lãnh đạo có thể hoạch định và điều hành toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp (Hàng hóa – Tài sản – Tài chính – Nhân sự) và trợ giúp tất cả các bộ phận của doanh nghiệp thao tác nghiệp vụ, chia sẻ thông tin, liên kết một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn phù hợp khi thiết kế phần mềm.

Hệ thống phần mềm OMEGA.ERP tích hợp các hệ thống như:

Phần mềm quản trị doanh nghiệp (OMEGA.ERP)

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (OMEGA.HRM)

Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (OMEGA.CRM)

Phần mềm quản lý hoá đơn (OMEGA.INV)

Phần mềm quản lý đào tạo (OMEGA.EDU)

Phần mềm kế toán chuyên nghiệp (GAMA.SMB)

 

Những ưu điểm nổi bật của hệ thống OMEGA.ERP

Thiết kế giải pháp ERP chuyên sâu theo ngành: Qua quá trình khảo sát và tư vấn tại nhiều doanh nghiệp ở mọi quy mô, Omega nhận thấy rằng, mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực hoạt động đều có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Omega hiểu được nhu cầu đó và đã phát triển các giải pháp ERP chuyên sâu theo đặc thù ngành của doanh nghiệp. Các lĩnh vực mà Omega có thế mạnh đặc biệt, tự tin giúp khách hàng có giải pháp tốt và đã triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn như:

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Gỗ

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Cơ khí, chế tạo

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Dệt may

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Giáo dục, đào tạo

Giải pháp chuyên sâu cho ngành phân phối

Giải pháp chuyên sâu cho ngành bán lẻ

 

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Gỗ

 

Năng lực tư vấn hệ thống ERP: Không chỉ đóng vai trò là đơn vị phát triển và cung cấp phần mềm, Omega còn đóng vai trò là một nhà tư vấn chiến lược chuyển đổi số cho doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao. Trước khi triển khai xây dựng hệ thống ERP, Omega sẽ có đội ngũ nhân sự khảo sát quy trình và yêu cầu quản trị thực tế tại các doanh nghiệp. Từ việc thấu hiểu bài toán đặt ra của doanh nghiệp, Omega sẽ đưa ra những tư vấn và thiết kế giải pháp phần mềm ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Giải pháp ERP hoạt động đa nền tảng: Phần mềm OMEGA.ERP có thể hoạt động đa nền tảng và tương thích với nhiều hệ điều hành như: Windows, Android, iOS…

Khả năng phân tích & dự báo: Thay vì nhận báo cáo từ các phòng ban với rất nhiều file dữ liệu khác nhau thì việc bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm các báo cáo chỉ với 1 click chuột. Phần mềm OMEGA.ERP từ Omega có khả năng xử lý dữ liệu lớn (Big Data), và tích hợp để tổng hợp, phân tích dữ liệu, mang đến cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp.

Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP lâu năm: Omega là đối tác triển khai phần mềm ERP cho nhiều doanh nghiệp thuộc top VNR 500. Các công ty sử dụng phần mềm ERP của Omega tiêu biểu như: Nam Thái Sơn Group, Cty CP Him Lam, Mitsubishi Electric, Hyundai Home Shopping, Cty Cao su Dầu Tiếng, Cty Nhiên liệu hàng không Việt Nam Skypec, Cty CP DV Hàng không sân bay TSN Sasco, Cty CP CN-TM Lidovit, Cty CP Dược Vipharco, Cty TNHH VstarSchool, Cty CP Hanel Plastics, Cty TNHH Việt Thắng Jean… Và hơn 1.000 doanh nghiệp hàng đầu ở mọi lĩnh vực đã lựa chọn giải pháp phần mềm OMEGA.ERP

Kết luận

Hy vọng rằng, từ những kiến thức mà Omega đã đưa ra, có thể giúp bạn hiểu về ERP là gì? Nếu quý khách cần sự tư vấn xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi. Các chuyên gia giải pháp về phần mềm quản lý ERP của chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp tất cả các câu hỏi và giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp. Hotline tư vấn giải pháp phần mềm ERP: 0908 303 609 (Mr Nhân). Email liên hệ: info@omega.com.vn